بهره وری چیست و چگونه تعریف می‌شود؟ + عوامل اثرگذار افزایش Productivity

تعریف بهره وری چیست؟

«بهره‌وری» (Productivity) به‌ میزان نتایج و دستاوردهایی اشاره دارد که با استفاده از منابع محدود مانند پول، انرژی، زمان یا نیروی کار به دست آمده است. در تعریف دیگر، بهره‌وری به‌ «سنجش عملکرد افراد یا سازمان‌ها در تبدیل منابع (ورودی‌ها) به محصولات یا خدمات (خروجی‌ها) معنا می‌شود». در ادامه دو مفهوم «ورودی‌ها» و «خروجی‌ها» در تعریف بهره‌وری را معرفی می‌کنیم.

• «ورودی» (Input): تمام منابع صرف شده که شامل ساعات کاری، نیروی انسانی، بودجه، فناوری، اطلاعات استفاده شده، تجهیزات، مواد اولیه یا انرژی می‌شود.
• «خروجی» (Output): تمام خروجی‌های به‌دست آمده که شامل تولید بیشتر، خدمات بیشتر، هزینه کمتر، زمان تحویل کوتاه‌تر، کیفیت بهتر، رضایت بالاتر مشتری یا حجم فعالیت‌های بیشتر است.

در نتیجه، با افزایش میزان خروجی یا کاهش میزان ورودی، می‌توانیم بهره‌وری بیشتری ایجاد کنیم. برای محاسبه میزان بهره‌وری افراد یا سازمان‌ها در مدل‌های ساده، کافیست تعداد منابع و ورودی‌ها را تقسیم بر تعداد خروجی‌ها کنیم.

عناصر تشکیل‌دهنده بهره‌وری چیست؟

مبتنی بر نظریات «پیتر دراکر» (Peter Drucker) در رشته مدیریت، بهره‌وری صرفاً به معنای تولید بیشتر نیست، بلکه برآیندی از دو مؤلفه کارایی و اثربخشی است. به‌بیان پیتر دارکر، «کارایی یعنی انجام درست کار» و «اثربخشی به‌معنای انجام کارهای درست» است. در ادامه هر کدام از این موارد را به‌طور دقیق‌تر توضیح می‌دهیم.

1. «اثربخشی» (Effectiveness): اثربخشی به میزان دستیابی به اهداف و دستاوردهای واقع‌بینانه اشاره دارد. برای ارزیابی اثربخشی، سرعت انجام کار اهمیتی ندارد، بلکه انتخاب اثرگذارترین فعالیت‌ها مهم است. رویکرد اثربخشی بیرونی و نتیجه‌محور است و بر این اساس، کیفیت خروجی، رضایت مشتری یا دستیابی به سهم بازار سنجیده می‌شود.
2. کارایی (Efficiency): کارایی به و کاهش میزان اتلاف منابع و بهینه‌سازی در استفاده از آن‌ها اشاره دارد. رویکرد کارایی درونی و فرآیندمحور است و در نتیجه، کارآیی افراد یا سازمان‌ها زمانی افزایش می‌یابد که بهینه‌ترین شیوه استفاده از منابعی مانند هزینه، انرژی یا مواد اولیه را داشته باشند.

به‌طور کلی، بهره‌وری نقطه تلاقی دو مفهوم اثربخشی و کارآیی است. در نتیجه هنگامی که فرد یا سازمان بهینه‌ترین استفاده را از منابع دارند (کارایی) و همچنین، با اولویت‌بندی‌های دقیق، مؤثرترین فعالیت‌ها را انتخاب می‌کنند (اثربخشی)، میزان بهره‌وری آن‌ها در بیشترین سطح ممکن قرار می‌گیرد.

سید حمیدرضا شندآبادی

توسعه فردی

انسان تاب‌آور

۴,۰ (۳۱۸ رای) ۹۱۱۶ نفر ۲۴۸ ساعت و ۱۹ دقیقه

رایگان

بیشتر

انواع بهره وری چیست؟

مفهوم بهره‌وری به‌طور کلی به دو بخش بهره‌وری کاری و بهره‌وری چندعاملی تقسیم می‌شود. در ادامه هر کدام را توضیح می‌دهیم.

1. «بهره‌وری نیروی کار» (Workforce or Labor productivity)
2. «بهره‌وری چندعاملی» (Multifactor productivity | MFP)

حال که می‌دانیم انواع بهره وری چیست، هر کدام آن‌ها را توضیح می‌دهیم.

۱) بهره‌وری کاری

بهره‌وری کاری به معنای میزان تولید محصولات و خدمات به‌ازای هر کارگر یا ساعت کاری است. از عوامل تأثیرگذار بر بهره‌و‌ری کاری می‌توان به مهارت‌های کارگران، تکنولوژی مورد استفاده و شیوه مدیریتی اشاره کرد. در بهره‌وری کاری، نتیجه نهایی صرفاً با تقسیم تعداد خدمات یا محصولات تولید شده بر ساعت کاری محاسبه می‌شود.

۲) بهره‌وری چندعاملی

بهره‌وری چندعاملی به معنای میزان تولید محصولات و خدمات به ازای ترکیبی از منابع ورودی مانند حقوق نیروی کار، سرمایه، انرژی، مواد اولیه و خدمات به نیروی کار است. در این نوع بهره‌وری، ورودی‌های مختلف مبتنی بر میزان هزینه‌ آن‌ها برای کسب و کار وزن‌دهی می‌شوند. در نهایت وزن‌دهی و ترکیب منابع مختلف، ورودی مصرف شده را نشان می‌دهد.

مهم‌ترین عوامل اثرگذار در افزایش بهره وری چیست؟

مفهوم بهره‌وری جنبه‌های متنوعی دارد و به مؤلفه‌های درونی و بیرونی بسیار متعددی وابسته است. در ادامه مهم‌ترین عوامل اثرگذار در بهره‌وری را نام می‌بریم.

1. تقویت انگیزه
2. مدیریت زمان
3. اولویت‌بندی فعالیت‌ها
4. تقویت تمرکز
5. مدیریت انرژی
6. ایجاد عادت‌های مفید
7. حفظ سلامت روان‌شناختی
8. استفاده از تکنولوژی‌های نوین
9. یادگیری مهارت‌های جدید
10. پایبندی به ارزیابی‌های آخر هفته

حال که می‌دانیم روش‌های افزایش بهره وری چیست، هر کدام از آن‌ها را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.

۱) تقویت انگیزه

انسان‌ها برای انجام تمام فعالیت‌های زندگی نیاز به انگیزه دارند. در روان‌شناسی انگیزه به دو دسته اصلی «درونی» (Intrinsic) و «بیرونی» (Extrinsic) تقسیم می‌شود. در ادامه هر کدام را توضیح می‌دهیم.

1. انگیزه درونی: انگیزه درونی زمانی رخ می‌دهد که کاری را به خاطر علاقه و رضایت شخصی انجام می‌دهیم.
2. انگیزه بیرونی: انگیزه بیرونی از محیط اطراف حاصل می‌شود و مبتنی بر دریافت پاداش یا جلوگیری از تنبیه است.

مبتنی بر تحقیقات، افراد برای شروع بسیاری از فعالیت‌ها، تنها می‌توانند از انگیزه‌های بیرونی استفاده کنند اما اگر بدانیم نقش انگیزه در بهره وری چیست، بعد از مدتی امکان ایجاد انگیزه درونی نیز فراهم می‌شود. در نتیجه می‌توانیم روند انجام فعالیت و بهره‌وری خود را افزایش دهیم. در ادامه راه‌های تقویت انگیزه را توضیح می‌دهیم.

۱) راه‌های تقویت انگیزه درونی

«انگیزه درونی» (Intrinsic Motivation) به معنای تمایل ذاتی برای انجام فعالیت‌ها است و به‌عنوان مهم‌ترین عامل پیش‌برد فعالیت‌های کاری در بلندمدت در نظر گرفته می‌شود. راهکارهای متعددی برای تقویت انگیزه درونی وجود دارد که پرورش خودمختاری و ارتباط دادن وظایف به ارزش‌های بنیادین تنها برخی از آن‌ها است. در ادامه تمام راهکارهای تقویت انگیزه درونی را معرفی می‌کنیم.

1. پرورش خودمختاری: ابعاد مختلف زندگی را تحت کنترل خود بگیریم و بجای احساس اجبار در انجام فعالیت‌ها، تا جای ممکن فعالیت‌های خود را انتخاب کنیم.
2. معنا ساختن در زندگی: فعالیت‌های روزمره زندگی را به اهداف ارزشمند بلندمدت و ارزش‌های بنیادین خود متصل کنیم تا از وجود آن‌ها لذت ببریم.
3. غرق شدن در فعالیت‌ها: «حالت شناور بودن یا غرق شدن» (Flow State) در انجام فعالیت، هنگامی رخ می‌دهد که میزان سختی یک فعالیت با مهارت‌های ما به یک میزان باشد. با خودآگاهی از توانمندی‌ها، این فعالیت‌ها را انتخاب کنیم.
4. تمرکز بر تسلط یافتن: مشاهده پیشرفت شخصی بسیار لذت‌بخش است. بر این اساس، به‌جای تمرکز بر نتیجه نهایی، بر یادگیری و پیشرفت شخصی متمرکز شویم و با ثبت پیشرفت‌های کوچک روزانه و تجربه دوپامین، میزان انگیزه درونی خود را تقویت کنیم.

ایجاد انگیزه درونی بسیار سخت‌تر از انگیزه بیرونی است اما اگر برای انجام فعالیتی انگیزه درونی داشته باشیم، روند پیشرفت در آن فعالیت بسیار سریع‌تر خواهد بود.

۲) راه‌های تقویت انگیزه بیرونی

«انگیزه بیرونی» (Extrinsic Motivation) به‌معنای ایجاد شرایط مطلوب بیرونی از سوی سایر افراد برای انجام فعالیت‌ها است. این مدل از انگیزه برای انجام فعالیت‌های غیرلذت‌بخش و ناخوشایند مانند پرداخت قبوض، انجام کارهای اداری یا شروع یک پروژه سخت بسیار کاربردی است. حال با شیوه‌های تقویت انگیزه بیرونی آشنا می‌شویم.

1. «پاداش‌دهی راهبردی» (Strategic Rewards): تعیین برخی پاداش‌های کوچک و لذت‌بخش برای انجام یک فعالیت و ارائه آن بلافاصله بعد از انجام دادن فعالیت، می‌تواند ساده‌ترین شیوه ایجاد انگیزه بیرونی باشد. این پاداش‌ها می‌تواند یک فنجان قهوه، تماشای یک قسمت سریال یا خرید یک وسیله کوچک باشد.
2. «بر عهده گرفتن مسئولیت» (Accountability Partners): با تعهد به شخص دیگر، می‌توانیم فشار اجتماعی مورد نیاز برای انجام کار را فراهم کنیم. وقتی بدانید شخص دیگری (همکار، دوست یا مربی) منتظر گزارش پیشرفت ما است، انگیزه بیرونی قدرتمندی برای انجام کار پیدا می‌کنیم.
3. «تکنیک جفت‌سازی لذت» (Temptation Bundling): کارهایی که به انجام آن‌ها بی‌تمایل هستیم را با فعالیت‌های لذت‌بخش ترکیب کنیم. برای مثال، گوش دادن به پادکست مورد علاقه‌ را فقط به زمان ورزش در باشگاه محدود کنیم.
4. «تعیین ددلاین‌ها» (Artificial Deadlines): بر اساس «قانون پارکینسون» (Parkinson’s Law)، هر فعالیتی تا زمانی ادامه می‌یابد که برای آن وقت در نظر گرفته‌ایم. در نتیجه با تعیین زمان‌های پایان دقیق و کمی فشرده‌تر از حد معمول، «حس فوریت» (Urgency) ایجاد کنیم.

۲) مدیریت زمان

محدودیت‌های زمانی در عصر تکنولوژی موجب شده است تا افراد با ایجاد بازه‌های زمانی و نظارت بر آن‌ها، زمان‌های تلف‌شده را به حداقل برسانند و در پی آن، فعالیت‌های بیشتری را در همان زمان قبل انجام دهند. در نتیجه افراد با استفاده بهینه از زمان به‌عنوان یک منبع ورودی،  بهره‌وری خود را افزایش می‌دهند. حال دو مورد از مهم‌ترین روش‌های مدیریت زمان را معرفی می‌کنیم.

1. تکنیک پومودورو
2. تکنیک بلوک‌بندی زمانی

همچنین برای آشنایی بیشتر با این تکنیک‌ها، می‌توانیم به مطلب «روش‌های مدیریت زمان که باید بدانید» در بلاگ آکادمی همراه مراجعه کنید. حال که می‌دانیم مؤثرترین تکنیک‌های مدیریت زمان چیست، هر کدام را توضیح می‌دهیم.

امین آرامش

توسعه فردی

مدیریت‌ تو‌جه‌ و‌ زمان

۴,۰ (۵۶۵ رای) ۱۸۶۱ نفر ۱۳۰ ساعت و ۳ دقیقه

بیشتر

۱) تکنیک پومودورو

پژوهش‌های متعددی نشان داده‌اند که ذهن افراد در بازه‌های زمانی ۲۵ دقیقه‌ای، بیشترین میزان تمرکز را برای انجام فعالیت‌ها دارند. «تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique) نیز مبتنی بر این مطالعات طراحی شده‌اند. در تکنیک پومودورو، بازه‌های فعالیت ۲۵ دقیقه‌ای و استراحت ۵ دقیقه‌ای به‌عنوان یک «پومودورو» در نظر گرفته می‌شوند. در ادامه این تکنیک را با گام‌های عملیاتی توضیح مي‌دهیم.

1. ۲۵ دقیقه فعالیت عمیق
2. ۵ دقیقه استراحت
3. ۴ مرتبه تکرار پومودورو
4. ۳۰ دقیقه استراحت

در این تکنیک هنگام فعالیت در بازه‌های ۲۵ دقیقه‌ای، تمام انرژی ذهنی ما بر روی کار مورد نظر متمرکز می‌شود. در نتیجه هرگونه حواس‌پرتی یا انجام کوچک‌ترین فعالیت‌های نامرتبط، به باطل شدن آن دوره پومودورو منجر می‌شود. افرادی که می‌دانند نقش پومودورو در افزایش بهره وری چیست، به‌خوبی از اهمیت وجود این قانون سخت‌گیرانه آگاه هستند.

۲) تکنیک بلوک‌بندی زمانی

مبتنی بر تکنیک «بلوک‌بندی زمانی یا تایم‌باکیسنگ» (Timeboxing)، ساعات بیداری ما در طول روز، مانند یک بستری از زمان است که با بلوک‌بندی آن، می‌توانید فعالیت‌های طول روز خود را بلوک‌های ساخته شده قرار دهید. فرایند بلوک‌بندی زمانی به سه مرحله تقسیم می‌شود که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. ثبت ساعات بیداری در طول روز: برگه‌ای را با خط عمودی به دو بخش تقسیم ‌کنید. در سمت چپ، تمام ساعات بیداری خود را بنویسید.
2. بلوک‌بندی ساعات بیداری: حال در بخش سمت راست کاغذ، بازه‌های زمانی یا بلوک‌های زمانی را مبتنی بر ساعات روزانه تعیین و روبروی آن بنویسید. در این تکنیک، این بازه‌های زمانی مبتنی بر میزان انرژی ما در طول روز تعیین می‌شوند.
3. جایگذاری فعالیت‌ها داخل بلوک‌های زمانی: در گام آخر نیز تمام فعالیت‌ها بر اساس میزان انرژی و زمانی مورد نیاز، در باکس‌های زمانی قرار می‌‌گیرند.

توجه کنید که در استفاده از تکنیک بلوک‌بندی زمانی، باید بین بلوک‌های زمانی جاهای خالی قرار دهید تا زمان‌بندی انعطاف‌پذیرتری داشته باشید. بسیاری از افراد موفق دنیا مانند ایلان‌ماسک که می‌دانند بهره‌وری چیست، با استفاده از تکنیک بلوک‌بندی زمانی، سطح بهره‌وری خود را در بالاترین حالت ممکن حفظ می‌کنند.

۳) اولویت‌‌بندی فعالیت‌ها

هر کدام از ما انرژی و زمان بسیار محدودی برای انجام فعالیت‌های متعدد روزانه داریم و تنها با اولویت‌بندی اقدامات، می‌توانیم برای انجام ددلاین‌های روزمره خوش‌قول باشیم. در ادامه، سه تکنیک اولویت‌بندی فعالیت‌ها را معرفی می‌کنیم.

1. اصل پارتو: ۸۰ درصد از دستاوردهای روزانه تنها از ۲۰ درصد فعالیت‌ها به‌دست می‌آيد.
2. ماتریس آیزنهاور: اقدامات روزانه را به ۴ دسته تقسیم کنیم و دسته «مهم و فوری» را اولویت قرار دهیم.
3. اول قورباغه‌ات را قورت بده: سخت‌ترین و پیچیده‌ترین فعالیت‌ها را ابتدای روز انجام بدهیم.

با استفاده از این سه روش، اهمیت ۲۰ درصد طلایی اقدامات خود را متوجه می‌شویم، با ماتریس آیزنهاور فعالیت‌های خود را قربال می‌کنیم تا ۲۰ درصد پارتو را شناسایی کنیم و در نهایت مبتنی بر روش قورباغه‌ان را قورت بده، ضروری‌ترین و پیچیده‌ترین فعالیت‌ها را در ابتدای روز قرار می‌دهیم تا با بیشترین کیفیت و سرعت انجام شود.

۱) اصل پارتو

مبتنی بر «اصل پارتو» (Pareto Principle) یا قانون ۸۰/۲۰، ۸۰ درصد از موفقیت‌های افراد ناشی از تنها ۲۰ درصد یا یک‌پنجم فعالیت‌ها و اقدامات آن‌ها است. به بیان ساده‌تر، بسیاری از فعالیت‌هایی که ما در طول روز انجام می‌دهیم، نقش بسیار کمی در موفقیت‌های آینده ما دارند. در نتیجه اگر با ارزیابی دقیق و آگاهانه هر کدام از اقدامات روزمره، ۲۰ درصد طلایی فعالیت‌های خود را بیابیم، می‌توانیم با صرف زمان و انرژی خود بر روی این فعالیت‌ها، موفقیت‌های خود را بسیار افزایش دهیم.

۲) ماتریس آیزنهاور

«دوایت آیزنهاور» (Dwight Eisenhower) یکی از فرماندهان آمریکا در جنگ جهانی دوم، تکنیکی را برای اولویت‌بندی سریع فعالیت‌های خود طراحی کرد تا زمان کافی برای انجام فعالیت‌های ضروری خود داشته باشد. این تکنیک با نام «ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix) مشهور شده است. در ماتریس آیزنهاور، تمام فعالیت‌های روزانه به ۴ دسته «فعالیت‌های مهم و فوری»، فعالیت‌های «مهم و غیرفوری»، فعالیت‌های «غیرمهم و فوری» و فعالیت‌های «غیرمهم و غیرفوری» تقسیم می‌شوند و ماتریس تصمیم گیری می سازد. در ادامه شیوه مواجهه با هر کدام از این دسته‌ها را معرفی می‌کنیم.

1. فعالیت‌های مهم و فوری: بیش از ۷۰ درصد از زمان و انرژی ما در طول روز به این کارها اختصاص می‌یابد.
2. فعالیت‌های مهم و غیرفوری: برای این فعالیت‌ها برنامه‌ریزی می‌کنیم تا در آینده آن‌ها را انجام دهیم.
3. فعالیت‌های غیرمهم و فوری: این فعالیت‌ها را تا جای ممکن به سایر افراد می‌سپاریم تا آن‌ها انجام دهند.
4. فعالیت‌های غیرمهم و غیرفوری: این فعالیت‌ها را کنار می‌گذاریم و برای امروز نادیده می‌گیریم.

افراد در ابتدای هر روز کاری، چند دقیقه از زمان خود را به نوشتن ماتریس آیزنهاور اختصاص می‌دهند و در ادامه، فعالیت‌های خود را آغاز می‌کنند.

۳) روش قورباغه‌ات را قورت بده

مطالعات مختلفی نشان داده‌اند که افراد در ابتدای روز، بیشترین انرژی را برای انجام فعالیت‌های کاری دارند و همچنین، ذهن انسان راحت‌تر می‌تواند تمرکز کند. مبتنی بر «روش قورباغه‌ات را قورت بده» (Eat the Frog)، سخت‌ترین فعالیت‌ها روز را در ابتدای صبح انجام می‌دهیم. با انجام این روش، می‌توانیم ضروری‌ترین فعالیت‌های خود را با با کیفیت و دقت بالاتر و سرعت بیشتر انجام خواهیم داد.

۴) تقویت تمرکز

ذهن ما برای انجام سریع و دقیق فعالیت‌ها نیازمند متمرکز کردن انرژی ذهنی خویش است، درحالی‌که انسان‌ها به‌طور معمول نمی‌توانند تمرکز بلندمدتی بر روی یک فعالیت داشته باشند. تمرین‌های زیادی برای تقویت مهارت تمرکز وجود دارد که برخی آن‌ها را در ادامه معرفی می‌کنیم.

1. «انجام ندادن هم‌زمان چند فعالیت» (Multitasking): ذهن انسان در هر لحظه توانایی تمرکز بر روی یک فعالیت را دارد و با انجام چند فعالیت همزمان، انرژی ذهنی در رفت و آمد بین فعالیت‌ها هدر می‌رود و همچنین، فعالیت‌ها با کیفیت و سرعت بسیار کمتری انجام می‌شوند.
2. مدیریت حواس‌پرتی: تمرکز در محیط به‌دور از عوامل حواس‌پرتی بسیار ساده‌تر است. برای ایجاد این محیط، بازه دید خود را محدود کنید، گوشی همراه خود را جای دیگری بگذارید و همچنین، «اعلان‌ها» (Notifications) را در شبکه‌های اجتماعی ببندید.
3. فعالیت بدنی: انواع ورزش‌های سبک مانند پیاده‌روی سریع یا نرمش‌های صبح‌گاهی به افزایش جریان خون، افزایش «دوپامین» (Dopamine) در مغز و هورمون‌های آرامش‌بخش مانند «اندورفین» (Endorphin) در بدن کمک می‌کند.
4. تغذیه مناسب: استفاده از مواد غذایی حاوی ویتامین C، پتاسیم و اسیدهای چرب امگا مانند ماهی، مرغ، تخم مرغ، بادام یا گردو و انواع میوه‌ها و سبزیجات می‌تواند منابع مغزی مورد نیاز برای تمرکز را فراهم کند.
5. استفاده از موسیقی: گوش دادن به موسیقی‌های بدون متن یا صدای طبیعت، می‌تواند از حواس‌پرتی جلوگیری کند و همچنین، ریتم موجود در موسیقی نیز انرژی مغز برای تمرکز را افزایش می‌دهد.

اگر بدانید جایگاه تقویت تمرکز در افزایش یافتن میزان بهره وری در زندگی چیست، همین امروز تمرین‌های تقویت تمرکز را آغاز می‌کنید.

۵) مدیریت انرژی

میزان انرژی ما در تمام طول روز ثابت نیست و انواع فعالیت‌ها تأثیرات متفاوتی بر روی آن دارند. هر کدام از انسان‌ها مبتنی بر ساعت بیولوژیک خود، در ساعات مشخصی از روز، بیشترین میزان انرژی را دارند. به‌طور دقیق‌تر افراد مبتنی بر ساعت بیداری و سطح انرژی خود به دو دسته «سحرخیز» (Morning type) و «شب‌زنده‌دار» (Evening Type) تقسیم می‌شوند. در ادامه با این دو دسته آشنا می‌شویم.

• افراد سحرخیز: این افراد در شروع روز و بازه‌های زمانی ۴ تا ۷ صبح، بیشترین انرژی ذهنی و بازدهی را دارند و به‌خوبی مي‌توانند فعالیت‌های سخت و پیچیده را انجام دهند.
• افراد شب‌زنده‌دار: این افراد در ساعات انتهایی شب و بازه زمانی ۱۱ شب تا ۲ بامداد اوج انرژی ذهنی خود را تجربه می‌کنند و در این بازه زمانی، توانایی بیشتری برای تمرکز عمیق و بلندمدت دارند.

بسیاری افراد در این دو دسته قرار می‌گیرند اما این احتمال وجود دارد که برخی افراد در ساعات میانی روز، بیشترین سطح انرژی را تجربه کنند. در نهایت اگر با رجوع به تجربیات قبلی، نسبت توانایی‌ها و تأثیر فعالیت‌های مختلف بر سطح انرژی شناخت پیدا کنید، به‌خوبی متوجه می‌شوید که بهره وری چیست و چگونه انرژی خود را مدیریت کنید.

۶) ایجاد عادت‌های مفید

عادت به معنای انجام خودکار فعالیت‌های پیوسته است. ذهن ما مبتنی بر اقتصاد انرژی، تمایل به «خودکار» (Automatic) کردن فعالیت‌ها دارد تا بدون نیاز به صرف انرژی، برخی فعالیت‌ها را انجام دهیم.

بیش از ۷۰ درصد از فعالیت‌های روزمره ما را عادت‌ها تشکیل داده‌اند. اگر بتوانیم عادت‌های مفیدی در زندگی ایجاد کنیم، فرایند افزایش بهره‌وری بسیار ساده‌تر می‌شود. در ادامه یاد می‌گیریم که برخی از مؤثرترین عادات مفید و مرتبط با بهره‌وری چیست.

• ورزش صبح‌گاهی
• مصرف غذاهای سالم
• تفریحات هفتگی
• بازه‌های زمانی مشخص برای کار عمیق

ایجاد عادت‌های جدید با تمرین مداوم امکان‌پذیر است و برخی روزها پایبندی خود را نسبت به فعالیت‌های جدید از دست می‌دهیم. این اتفاق بسیار طبیعی است و نباید منجر به ناامیدی شود.

۷) حفظ سلامت روان‌شناختی

وجود انواع اختلالات روان‌شناختی مانند افسردگی، اضطراب فراگیر یا «مشکلات عصبی‌روانی» (Neuropsychology) مانند «بیش‌فعالی و نقص توجه» (Attention Deficit and hyperactivity Disorder) از بزرگ‌ترین موانع بهبود بهره‌وری در افراد است. این اختلالات می‌تواند منجر به نوشخوار فکری شود و همچنین، سطح تاب‌آوری افراد را به شدت کاهش دهد. شیوه‌های متعددی برای مقابله با آسیب‌های روان‌شناختی وجود دارد که سه مورد از مهم‌ترین آن‌ها را معرفی می‌کنیم.

1. استفاده از خدمات روان‌درمانی
2. مطالعه کتاب‌های خودیاری
3. تمرینات ذهن‌آگاهی
4. دارودرمانی

کاهش تاب‌آوری روان‌شناختی ما را در برابر فرسودگی شغلی آسیب‌پذیرتر می‌کند. برای جلوگیری از این اتفاق، روش‌های بالا را به‌طور کامل توضیح می‌دهیم.

۱) استفاده از خدمات روان‌درمانی

انواع خدمات روان‌درمانی به‌ویژه «درمان شناختی‌رفتاری» (Cognitive  Behavior Therapy) یکی از سریع‌ترین و مؤثرترین روش‌های درمان برای انواع اختلالات اضطرابی و افسردگی خفیف است.

در این درمان‌ها افراد با کمک روان‌درمانگر، باورهای بنیادین خود را بازنگری می‌کنند و مهارت‌های جدید می‌آموزند و احساسات سرکوب شده را تخلیه می‌کنند. در نتیجه، توانایی بهتری در تمرکز و پیش‌برد فعالیت‌های کاری دارند.

۲) مطالعه کتاب‌های خودیاری

به‌کار بردن تمرینات موجود در کتاب‌های خودیاری مانند «از حال بد به حال خوب» (The Feeling Good Handbook) نوشته دیوید برنز (David D. Burns) یا «زندگی خود را دوباره بیافرینید» (Reinventing Your Life) از جفری‌یانگ (Jeffrey Young) می‌تواند در شناخت ریشه‌های چالش‌های روان‌شناختی و حل آن‌ها به ما کمک کند.

۳) تمرینات ذهن‌آگاهی

افراد با کمک تمرینات «ذهن‌آگاهی» (Mindfulness)، تجربه زندگی در زمان حال و شرایط فعلی را به‌دست می‌آورند و بدون قضاوت قبلی، رخدادهای زندگی را ارزیابی کنند. در نتیجه این تمرینات، افراد می‌توانند از افکار منفی، استرس آینده یا حسرت گذشته رها شوند و همچنین، بدون هیچ‌گونه قضاوت و سوگیری، با زندگی روزمره مواجه شوند و آن را بپذیرند. تمرینات ذهن‌آگاهی متعددی در روان‌شناسی وجود دارد که برخی از مهم‌ترین آن‌ها را نام می‌بریم.

1. تمرین فضای تنفس
2. تمرین ارزیابی بدنی
3. تمرین توجه به محیط
4. تمرین زندگی در لحظه

اگر قصد داریم بدانیم که کاربرد ذهن‌آگاهی در بهبود چالش‌های روان‌شناختی و تقویت بهره وری چیست، باید این تمرینات را به‌طور مستمر و روزانه انجام دهیم. انجام متوالی تکنیک‌های ذهن‌آگاهی حتی برای ۵ دقیقه در روز، می‌تواند استرس را کاهش دهد و خلق و خوی مثبت را در افراد بالا ببرد.

لیلا متینی

توسعه فردی

شخصیت شناسی

۴,۰ (۱۵۳ رای) ۵۵۲ نفر ۵۳۶ ساعت و ۳۸ دقیقه

بیشتر

۸) استفاده از تکنولوژی‌های نوین

بر اساس گزارش‌های «مک‌کنزی» (McKinsey)، استفاده از تکنولوژی‌های جدید مانند اتوماسیون‌های دیجیتال یا هوش مصنوعی، از اصلی‌ترین عوامل افزایش بهره‌وری در قرن تکنولوژی است. استفاده از فناوری‌های جدید به ما کمک مي‌کند تا فرایندهای کاری تکراری را با سرعت و دقت بسیار بیشتری انجام دهیم و در نتیجه، زمان و انرژی خود را صرف نوآوری بیشتر و انجام فعالیت‌های حساس‌تر کنیم. دو دسته مهم از تکنولوژی‌های موجود شامل پایه‌گذاری اتوماسیون‌های کارآمد و استفاده از هوش مصنوعی است.

1. کاربرد اتوماسیون
2. کاربرد هوش مصنوعی

۱) کاربرد اتوماسیون

استفاده از ابزارهای اتوماسیون مانند انواع نرم‌افزارها یا ربات‌ها، امکان انجام فرایندهای روتین و زمان‌بر مانند ورود اطلاعات، گزارش‌گیری‌های اولیه یا غربال‌های ساده را بسیار ساده کرده است. بسیاری از افراد با انتخاب اتوماسیون‌های مناسب و رفع باگ‌های احتمالی آن، فعالیت‌های جاری روزمره خود را با بیشترین دقت و سریع‌ترین زمان ممکن انجام می‌دهند.

۲) کاربرد هوش مصنوعی

رواج هوش مصنوعی برای بسیاری از افراد، امکان پیاده‌سازی ایده‌ها و پیش‌برد سریع فعالیت‌ها را فراهم کرد. در حال حاضر بسیاری از کارمندان و مدیران سازمانی با آموزش هوش مصنوعی، بسیاری از فعالیت‌های خود مانند تولید محتوا، برنامه‌نویسی، تحلیل داده‌های حجیم یا طراحی اپلیکیشن‌های مورد نیاز را با هوش مصنوعی انجام می‌دهند. در حال حاضر، هوش مصنوعی نه‌تنها به‌عنوان یک تیم حرفه‌ای و چند نفره در خدمت تک‌تک مردم دنیا درآمده، بلکه در جایگاه یک مشاوره متخصص و حرفه‌ای نیز در تصمیم‌گیری‌های مهم به افراد کمک مي‌کند.

۹) یادگیری مهارت‌های جدید

مردم عصر اطلاعات با بمباران روزانه داده‌ها و اخبار جدید مواجه می‌شوند و همچنین، سرعت پیشرفت علوم مختلف نیز بسیار زیاد است. در چنین شرایطی، یادگیری مهارت‌های جدید و استفاده از نتایج حاصل از آخرین پژوهش‌های انجام شده، می‌تواند در انجام سریع‌تر و دقیق‌تر فعالیت‌ها به ما کمک کند.

همچنین، در کنار یادگیری مهارت‌های تخصصی، برخی «مهارت‌های نرم» (Soft Skills) نیز می‌توانند به افزایش سطح بهره‌وری کمک کنند. در ادامه این مهارت‌ها را نام می‌بریم.

1. مهارت کار تیمی
2. ارتباط مؤثر
3. تقویت حافظه
4. افزایش عزت‌نفس
5. افزایش تمرکز

در نتیجه، افرادی که به‌طور روزانه زمانی را به یادگیری مهارت‌های جدید مرتبط تخصصی و نرم خود قرار می‌دهند، به می‌دانند که تأثیر یادگیری مهارت‌های جدید در تقویت بهره وری چیست.

۱۰) پایبندی به ارزیابی‌های آخر هفته

میزان فعالیت‌های افراد در طول هفته یکسان نیست و برخی هفته‌ها، میزان انرژی، انگیزه یا حتی تعداد پروژه‌ها یا کارهای ما می‌تواند بسیار بیشتر یا کمتر از حالت معمول باشد. در نتیجه، ارزیابی فعالیت‌های طول هفته در روزهای پایانی هفته به ما کمک مي‌کند تا با شناسایی و برطرف کردن موانع موجود، میزان بهره‌وری خود را افزایش دهیم. بسیاری از این موانع، میان روزمرگی‌های زندگی پنهان می‌شوند و تنها با ارزیابی دقیق فعالیت‌های روزانه می‌توانیم آن‌ها را شناسایی کنیم. در ادامه برخی از این موانع را معرفی می‌کنیم.

1. درگیری فکری در مورد فردی خاص
2. حالت تهوع بعد از خوردن غذایی خاص
3. صحبت تلفنی با دوست صمیمی
4. صرف زمان در شبکه‌های اجتماعی
5. مشاهده فیلم تا آخر شب و بی‌خوابی روز بعد

افرادی که می‌دانند بهره وری چیست، با شناسایی موانع تکراری و برطرف کردن آن‌ها، فرایندهای کاری خود را بهینه‌تر و میزان زمان فعالیت‌ها را افزایش می‌دهند.

شیوه محاسبه بهره وری چیست؟

مفهوم بهره‌وری یکی از کلیدی‌ترین معیارهای سنجش موفقیت سازمان‌ها و تعیین میزان ارزشمندی کارمندان است. این مفهوم در رشته‌های مدیریت، اقتصاد و روان‌شناسی صنعتی و سازمانی محاسبه می‌شود. در ادامه با شیوه محاسبه ورودی، خروجی و بهره‌روی کلی را یاد می‌گیریم.

۱) فرمول محاسبه کلی بهره‌وری چیست؟

ساده‌ترین روش محاسبه بهره‌وری با تقسیم خروجی‌های بدست‌آمده مانند خدمات و محصولات بر ورودی‌های مصرف‌شده مانند ساعت کاری، میزان حقوق دریافتی، اسکان کارمندان یا هزینه مواد اولیه است. در نتیجه فرمول ریاضی بهره‌وری را مشاهده می‌کنیم.

Productivity(بهره‌وری) =Output (خروجی یا نتیجه)  ÷ Input(ورودی یا منابع)

۲) شیوه محاسبه خروجی در بهره‌وری چیست؟

شیوه محاسبه خروجی در سطح سازمان‌ها و شرکت‌ها با محاسبه خروجی در سطح کلان جوامع متفاوت است. در ادامه هر کدام از شیوه‌های محاسب را معرفی می‌کنیم.

1. «خروجی سازمانی یا صنعتی» (Industry/Sector Level): خروجی سازمانی به ارزش تمام کالاها یا خدمات تولید شده منهای مواد اولیه یا خدمات مصرف‌شده در فرایند تولید اشاره دارد. به فرایند محاسبه خروجی سازمانی، شاخص «ارزش افزوده ناخالص» (Gross Value Added | GVA) گفته می‌شود.
2. «خروجی در سطح کلان اقتصادی» (Whole Economy Level): خروجی کلان اقتصادی شامل مجموع خروجی تمام صنایع موجود است. این خروجی با جمع «ارزش افزوده ناخالص» تمام شرکت‌ها و سازمان‌های موجود در جامعه محاسبه می‌شود.

اگر در جایگاه یک کارشناس منابع انسانی، اقتصاددان یا مدیر سازمان بدانیم شیوه محاسبه خروجی در بهره وری چیست، می‌توانیم میزان پیشرفت یا پس‌رفت خود را در سطح سازمان بسنجیم.

۳) شیوه محاسبه ورودی در بهره‌وری چیست؟

ورودی‌ها یا نهاده‌های تولید، منابعی هستند که به دو نوع اصلی «نیروی کار» و «سرمایه» تقسیم می‌شوند.

1. ورودی نیروی کار: میزان ظرفیت نیروی کار در رسیدن به نتیجه که به‌طور معمول با تعداد کارمندان یا ساعت کاری ارزیابی می‌وشد.
2. ورودی سرمایه: میزان سرمایه‌گذاری که برای رسیدن به خروجی نهایی انجام شده که مي‌تواند تجهیزات داخل سازمان تا حقوق کارمندان باشد.

حال که می‌دانیم دسته‌بندی ورودی در بهره وری چیست، در ادامه هر کدام را به‌طور دقیق توضیح می‌دهیم.

۱) ورودی نیروی کار

ورودی نیروی کار در بهره‌وری به‌طور معمول مبتنی بر دو مقیاس «تعداد افراد شاغل» و «ساعت کاری کارکنان» اندازه‌گیری می‌شود و از این بین، مقیاس «ساعت کاری کارکنان» کارآمدی بیشتری دارد. زیرا با استفاده از این مقیاس، می‌توانیم مؤلفه‌های جزئی‌تری را ارزیابی کنیم و به هر کدام از آن‌ها ضریب دهیم. در ادامه این موارد را نام می‌بریم.

• ساعات کاری استاندارد
• مرخصی‌ها
• اضافه‌کاری
• کسر کار
• تأخیرها و تعجیل‌ها
• مأموریت‌ها
• فعالیت در روزهای تعطیل

همچنین در محاسبه‌های دقیق‌تر ساعت کاری کارمندان، میزان تحصیلات، توانمندی‌ها و سطح تجربه نیز در ساعت کاری لحاظ می‌شود.

۲) ورودی سرمایه

ورودی سرمایه به معنای تمام دارایی‌های مولد یک کسب و کار در قالب موجودی نقدی یا «سهام» (Stock) است. این دارایی شامل دو دسته است که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. سرمایه فیزیکی: تمام تجهیزات، ماشین‌آلات، سازه‌ها و وسایل نقلیه شامل سرمایه فیزیکی می‌شوند.
2. سرمایه نامشهود: انواع منابع غیرملموس مانند مالکیت معنوی یا ایده‌های بالقوه را سرمایه نامشهود می‌نامیم.

۴) شیوه محاسبه بهره‌وری چند عاملی چیست؟

در محاسبه بهره‌وری چندعاملی، ترکیبی از ورودی‌های مختلف مورد ارزیابی قرار می‌گیرند. برای محاسبه این ورودی‌ها، ابتدا هر کدام از آن‌ها مبتنی بر هزینه‌های کسب و کار وزن‌دهی می‌شوند. در گام بعد، حجم خروجی کسب و کار را بر برآیند ورودی‌های محاسبه شده تقسیم می‌کنیم تا بهره‌وری چندعاملی سازمان محاسبه شود.

علیرضا جعفر

توسعه فردی

خلاقیت و نوآوری

۴,۰ (۱۶۴ رای) ۱۱۶۴ نفر ۲۳۳ ساعت و ۳ دقیقه

بیشتر

سؤالات متداول

حال که به‌طور کامل یادگرفتیم بهره وری چیست و می‌دانیم که چگونه آن را افزایش دهیم، در ادامه به رایج‌ترین سؤالات این حوزه پاسخ می‌دهیم.

۱) تعریف بهره وری در اجتماعی و مطالعات نهم چیست؟

در کتاب اجتماعی نهم، بهره‌وری در ۴ مؤلفه تعریف شده که به‌معنای «انجام کارهای مهم‌تر»، «افزایش بازدهی با کسب دانش و یادگیری مهارت»، «انتخاب بهترین روش برای انجام کار» و «انجام صحیح و بدون عیب فعالیت‌ها» است.

۲) تعریف بهره وری در اخلاق حرفه‌ای دوازدهم چیست؟

بهره‌وری به معنای مدیریت منابع، برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی هزینه‌ها، نوآوری و تغییر در فرایندها با هدف صرفه‌جویی با هدف تولید بیشترین و باکیفیت‌ترین خروجی با مصرف کمترین میزان از منابع موجود است.

۳) تعریف بهره وری در مدیریت تولید یازدهم چیست؟

بهره‌وری حاصل رابطه‌ای بین «ستاده» یا خروجی‌های حاصل از یک سیستم تولیدی مانند کالا یا خدمات، با «داده‌ها» یا ورودی‌های به‌کار رفته در آن سیستم مانند انواع منابع مورد نیاز است. به بیان ساده‌تر، سیستم‌های تولیدی که با داده‌ها یا منابع کمتر، میزان ستاده یا خروجی بیشتری داشته باشند، بهره‌وری بالاتری را از خود نشان می‌دهند.

۴) شاخص بهره وری چیست؟

شاخص تعیین بهره‌وری با نسبت بین خروجی و ورودی تعیین می‌شود، بر این اساس، میزان خروجی محصول یا خدمات تولیدشده به نسبت منابع مصرف شده، بهره‌وری فعلی را نشان می‌دهد.

۵) هدف از بهره وری چیست؟

بهره‌وری به‌معنای میزان تولید به وجود آمده با صرف منابع موجود است و هدف از بهره‌وری، مدیریت منابع و ارزیابی عملکرد افراد و سازمان‌ها در فرایندهای کاری یا درسی است. در ادامه، مهم‌ترین اهداف بهره‌وری را مبتنی بر اخلاق حرفه‌ای دوازدهم نام می‌بریم.

1. استفاده بهینه از منابع
2. سازماندهی و گسترش فعالیت‌ها
3. بهبود فرایندها و جلوگیری از اتلاف هزینه
4. نوآوری سازمان‌یافته
5. تخمین زمان برای انجام فعالتی‌ها

حال که می‌دانیم اهداف بهره‌وری چیست، اهمیت و ضرورت این مفهوم در فعالیت‌های فردی، سازمان و اجتماعی را متوجه می‌شویم.

۶) در علم ریاضی فرمول بهره وری چیست؟

در علم ریاضی، بهره‌وری به‌معنای تقسیم «میزان خروجی» بر «میزان ورودی» است. در ادامه فرمول ریاضی بهره‌وری را معرفی می‌کنیم.

Productivity(بهره‌وری) =Output (خروجی یا نتیجه)  ÷ Input(ورودی یا منابع)

مبتنی بر این فرمول، اگر بتوانیم میزان «خروجی یا نتیجه» را افزایش یا میزان «ورودی یا منابع» را کاهش دهیم، میزان بهره‌وری کلی ما افزایش می‌یابد.

منابع: