زمان فعالیت بسیاری افراد در طول روز تفاوت چندانی ندارد اما دانستن روش های مدیریت زمان میتواند تمایز بین افراد موفق و سایر افراد را ایجاد کند. یادگیری تکنیکهای مدیریت زمان مانند پومودورو یا ماتریس آیزنهاور در کنار برنامهریزی کارآمد، به مدیران و رهبران بزرگ دنیا کمک میکند تا بهرهوری بالاتر و دستاوردهای بیشتری داشته باشند. در این مطلب، با مؤثرترین روش های مدیریت زمان و شیوه استفاده از آنها بهطور کامل آشنا میشویم. در انتها نیز تمام تکنیکهای مدیریت زمان را در یک نگاه مشاهده میکنیم.
روش های مدیریت زمان که باید بدانید: ۱۱ روش کاربردی
فهرست مطالب
فهرست مطالب
فهرست مؤثرترین روش های مدیریت زمان چیست؟
روشهایی مانند تکنیک پومودورو، بلوکبندی زمانی یا ماتریس آیزنهاور تنها برخی از روشهای مدیریت زمان هستند. در ادامه تمام این روشها را معرفی میکنیم.
- «تکنیک پومودورو» (Pomodoro Technique)
- «ماتریس آیزنهاور» (Eisenhower Matrix)
- «روش کانبان» (The Kanban Method)
- «قانون پارکینسون» (Parkinson’s Law)
- «شیوه بلوکبندی زمانی» (Time Blocking Method)
- «تمام کردن کارها» (Getting Things Done | GTD)
- «روش برنامهریزی سریع» (Rapid Planning Method | RPM)
- «قانون پارتو» (Pareto Rule)
- «تکنیک نتایج عینی کلیدی» (Objective Key Result)
- «تکنیک خوردن قورباغه» (Eat That Frog Technique)
- «نظریه کوزه ترشی» (Theory Pickle Jar)
هر کدام از روش های مدیریت زمان برای افراد مشخصی کارآمدتر است و برای یادگیری این مهارت، نیازی به استفاده از تمام این تکنیکها نیست. بلکه باید مبتنی بر توانمندیها و ويژگیهای شخصیتی، متناسبترین تکنیک مدیریت زمان را برای خود پیدا کنیم.
امین آرامش
مدیریت توجه و زمان
(۵۶۵ رای)
۱۸۶۱ نفر
۱۳۰ ساعت و ۳ دقیقه
۱) تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو از سوی مدیرعامل ایتالیایی «فرانچسکو چیریلو» (Francesco Cirillo) ابداع و پس از مدت کوتاهی، به یکی از محبوبترین روش های مدیریت زمان برای حفظ بلندمدت تمرکز و افزایش خلاقیت تبدیل شد.
این تکنیک شامل بازههای فعالیت ۲۵ دقیقهای و استراحت ۲ تا ۵ دقیقهای است. ابزار مورد نیاز برای استفاده از این تکنیک شامل «زمانسنج» (Timer) و چکلیست کاغذی برای ثبت بازههای زمانی میشود.
پیادهسازی تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو شامل ۴ مرحله است که بهصورت چرخهای تکرار میشوند. در ادامه شیوه استفاده از این تکنیک را توضیح میدهیم.
- انتخاب فعالیت
- تنظیم زمانسنج (برای بازه ۲۵ دقیقهای)
- کامل کردن چکلیست
- استراحت ۳ تا ۵ دقیقهای
بهطور معمول افراد، این مراحل را برای ۲ تا ۵ مرتبه تکرار میکنند و در مرتبه چهارم و پنجم، زمان استراحت را به ۲۰ تا ۳۰ دقیقه افزایش میدهند و در طول یک روز کاری، چرخه مراحل پومودورو را بارها تکرار میکنند.
میزان تکرار این چرخه به میزان فعالیتها و انرژی هر فرد میتواند متفاوت باشد و بعلاوه، سادگی استفاده از تکنیک پومودورو موجب شده است تا این تکنیک به یکی از بهترین روش های مدیریت زمان برای کارمندان در معرض فرسودگی شغلی تبدیل شود. علاوه بر این، این تکنیک در انواع اپلیکیشنهای مدیریت زمان نیز گنجانده شده تا کاربران، بتوانند با استفاده از تلفن همراه، بهراحتی آن را پیاده کنند.
همچنین بازههای زمانی کوتاه موجود در تکنیک پومودورو به افراد کمک میکند تا پایبندی خود را به برنامهریزیهای روزانه و هفتگی حفظ کنند.
۲) تکنیک ماتریس آیزنهاور
«دویی آیزنهاور» (Dwight D. Eisenhower) یکی از فرماندهان آمریکایی در جنگ جهانی دوم و ۳۴امین جمهوی ایالات متحده آمریکا، یکی از بهترین روش های مدیریت زمان با هدف طبقهبندی و اولویتبندی فعالیتها را طراحی کرد.
او در طول جنگ جهانی مجبور بود تا روزانه تصمیمات بسیار سرنوشتساز بگیرد و برای گذار از این شرایط، ماتریس آیزنهاور یا «ماتریس اضطراری-اهمیت» (Urgent-Important Matrix) را خلق کرد. در ماتریس آیزنهاور، تمام فعالیتها به چهار دسته مختلف «مهم و اورژانسی»، «کماهمیت و اورژانسی»، «مهم و غیرفوری» و «کماهمیت و غیرفوری» تقسیم میشوند.
پیادهسازی ماتریس آیزنهاور
برای استفاده از این ماتریس، ابتدا تمام فعالیتهای خود را فهرست و به چهار گروه تقسیم کنید. در ادامه، این چهار دسته را توضیح میدهیم.
- فعالیتهای مهم و اورژانسی: فعالیتهایی باید در کمترین زمان انجام دهیم و در رسیدن به اهداف یا ارزشهای بلندمدت ما نقش ضروری دارند (اولویت اول).
- فعالیتهای کماهمیت و غیرفوری: فعالیتهایی که انجام آنها ارزش افزودهای ندارد و فوری نیستند (حذف)
- فعالیتهای کماهمیت و اورژانسی: اقداماتی که بهصورت فوری و در زودترین زمان ممکن باید انجام دهیم اما اهمیت بالایی ندارند (محول کردن به دیگران).
- فعالیتهای غیراورژانسی و مهم: فعالیتهایی که زمانبندی فوری برای انجام دادن آنها وجود ندارد اما نقش قابل توجهی در اهداف بلندمدت دارند (نیاز به برنامهریزی برای آینده).
در ایدهآلترین حالت، بیشتر زمان ما به «فعالیتهای مهم و اورژانسی» اختصاص داده میشود و همچنین، «فعالیتهای کماهمیت و اورژانسی» را تا جای ممکن به سایر همتیمیها اختصاص دهید. ماتریس آیزنهاور را میتوانیم برای فعالیتهای روزانه استفاده کنید و همچنین، ماتریس موازی برای اهداف بلندمدت داشته باشید. این ماتریس برای رهبران یا مدیران بزرگ شرکتها کارکرد فراوانی دارد.
۳) تکنیک تابلوی کانبان
کانبان در زبان ژاپنی بهمعنای تابلوهای راهنمایی یا بیلبورد است و مبتنی بر این تکنیک، تابلوهای دیداری نقش زیادی بر پیگیری اهداف دارد. میتوان تکنیک کابان را روی تخته وایتبورد ساده یا برنامهها یا سایتهای مدیریت زمان بهکار برد.
در ادامه، مناسبترین برنامههای مدیریت زمان برای پیادهسازی تکنیک کانبان را معرفی میکنیم.
البته استفاده از تختهای فیزیکی و ملموس، تأثیرگذاری این تکنیک را افزایش میدهد. برای پیادهسازی فیزیکی تکنیک تابلوی کانابان به سه ابزار تخته وایتبورد، برگههای برچسبدار رنگی و ابزار نوشتن دارید.
پیادهسازی تکنیک تابلوی کابان
در این روش ابتدا تخته وایتبورد یا فضای مورد نظر را با دو خط عمودی، به سه ستون مختلف با نامهای زیر تقسیم کنید.
- فعالیتهایی که باید انجام شود (To Do).
- فعالیتهایی که در حال انجام است (In Progress).
- فعالیتهایی که انجام شده است (Done).
در گام بعد، باید با استفاده از برچسبهای رنگی، عنوان فعالیتها و میزان ضرورت و اهمیت هر کدام از آنها مشخص شوند. برای مثال، برچسبهایی با رنگهای سبز، زرد، قرمز و طوسی تهیه و با ترتیب پایین، این برچسبها را اولویتبندی کنید.
- برچسب قرمز: فوریت بسیار بالا
- برچسب زرد: فوریت بهنسبت بالا
- برچسب طوسی: نهچندان فوری
- برچسب سبز: غیرفوری
انتخاب رنگ و معنای هر کدام از رنگها میتواند سلیقهای باشد. در ادامه، فعالیتهای مورد را بر اساس میزان فوریت آنها، بر روی برچسبهای مربوط به آن بنویسید و هر برچسب را در ستون مخصوص به خود بچسبانید. حال میتوانید در یک نگاه، تمام فعالیتها و میزان پیشرفت آنها را مشاهده کنید.
۴) قانون پارکینسون
«کرایل نورکوت پارکینسون» (Cyril Northcote Parkinson) تاریخشناس بریتانیایی معتقد است که «انجام هر فعالیتی به همان میزان طول میکشد که برای آن زمان اختصاص دادهاید».
نمیتوان قانون پارکیسنون را بهعنوان یک تکنیک مدیریت زمان منسجم در نظر گرفت، اما بهکار بردن آن در زندگی روزمره، این قانون را به یکی از مؤثرترین روش های مدیریت زمان تبدیل میکند.
با کمک قانون پارکینسون، افراد فعالیتهای کاری خود را سریعتر انجام میدهند و بهرهوری بسیار بیشتری را در مدت زمان کوتاه تجربه میکنند.
پیادهسازی قانون پارکینسون
برای استفاده از قانون پارکینسون، تنها کافیست که به تواناییهای خود اعتماد داشته باشید و اصلیترین هدف را پیشبرد فعالیت آن روز بدانید. در ادامه، مهمترین اصول پیادهسازی قانون پارکینسون را معرفی میکنیم.
- فعالیت بدون شارژر: در این راهکار باید فعالیت خود را با لپتاپ شارژشده شروع کنید اما هیچ شارژری نزدیک خود نداشته باشید. هنگامی که شارژری اطراف ما وجود نداشته باشد، تمام تلاش خود را خواهید کرد تا پیش از پایان یافتن شارژ لپتاپ، پروژه خود را تمام کنید.
- شروع زودهنگام فعالیت: بیشتر افراد در ابتدای صبح، بیشترین انرژی طول روز را دارند. در نتیجه از همان ابتدای صبح، با تمرکز و انرژی فعالیت خود را آغاز کنید.
- تعیین ددلاین: بازه زمانی مشخصی را برای انجام کار مشخص کنید و تنها نصف آن زمان را بهعنوان ددلاین تمام کردن کار در نظر بگیرید.
- ایجاد محدودیت زمانی: برای فعالیتهای جزئیتر و روزمره، بازههای کوتاه زمانی اختصاص دهید. برای مثال، تنها در ۱۰ دقیقه به تمام ایمیلهای خود پاسخ دهید.
اگر تحت فشار زمانی بهرهوری بالایی را تجربه میکنید، قانون پارکینسون میتواند یکی از کارآمدترین روش های مدیریت زمان باشد.
۵) شیوه بلوکبندی زمانی
شیوه بلوکبندی زمانی یکی از کارآمدترین روش های مدیریت زمان برای افزایش بهرهوری روزانه است. این تکنیک توسط «ایلان ماسک» (Elon Musk) سرمایهگذار بزرگ آمریکایی طراحی شد. او معتقد است که با استفاده از تکنیک بلوکبندی زمانی، میتواند بیش از ۸۰ ساعت فعالیت کاری مفید در هفته داشته باشد.
پیادهسازی شیوه بلوکبندی زمانی
جدول بلوکبندی زمانی در ۵ مرحله طراحی و اجرا میشود. در ادامه، هر کدام از مراحل را توضیح میدهیم.
- یادداشت فعالیتها: ابتدا تمام فعالیتهای طول روز را یادداشت کنید، این یادداشتها بهطور مستمر در طول روز اتفاق میفتد. با عادت به نوشتن فعالیتها، سعی کنید تا همواره فهرستی کامل از فعالیتهای روزهای آینده خود داشته باشید.
- اولویتبندی فعالیتها: حال فعالیتهای روز خود را اولویتبندی کنید و برآورد زمانی تقریبی را برای هر کدام از فعالیتها در نظر بگیرید.
- نوشتن ساعات: یک برگه را به دو بخش تقسیم کنید و در سمت چپ کاغذ، تمام ساعات روز را از زمان بیداری تا هنگام خواب بنویسید.
- بلوکبندی زمانی: حال در سمت راست کاغذ، بلوکهای زمانی را مبتنی بر توان و انرژی خود با بازههای متفاوت ترسیم کنید. این بلوکها میتوانند بزرگ یا کوچک باشند اما بهطور معمول، بلوکهای ابتدای روز را بزرگتر در نظر بگیرید. برای مثال، ساعت ۸:۳۰ صبح تا ساعت ۱۰ میتواند یک بلوک زمانی باشد. حتماً توجه داشته باشید که فاصلههایی (۵ تا ۱۵دقیقهای) بین بلوکهای زمانی وجود داشته باشد تا انعطافپذیری برنامه حفظ شود.
- جایگذاری فعالیتها: تمام فعالیتهای روز را در بلوکهای زمانی بگذارید. فعالیتهای سختتر را در بلوکهای بزرگتر و فعالیتهای سادهتر را در بلوکهای جانبی قرار دهید.
- ارزیابی نتیجه: در انتهای روز، میزان موفقیت در عملکرد خود را ارزیابی کنید. این ارزیابی کمک میکند تا برآورد دقیقتری از توان خود داشته باشید و بلوکبندیهای زمانی واقعبینانهای انجام دهید.
شیوه بلوکبندی زمانی در حوزه آموزشی و فعالیتهای حرفهای کاربرد فراوانی دارد و میتواند برای دانشجویان و کارمندان مورد استفاده قرار بگیرد.
۶) تکنیک GTD
تکنیک بهسرانجام رساندن کارها یکی از محبوبترین روش های مدیریت زمان است که توسط «دیوید آلن» (David Allen) طراحی شده و برای ثبت فعالیتها و تقسیم آنها به اقدامات عملیاتی جزئیتر بهکار میرود. همچنین نرمافزارهای متنوعی برای انجام تکنیک GTD مورد استفاده قرار میگیرند. در ادامه، فهرست این نرمافزارها را مشاهده میکنید:
تکنیک GTD یکی از مناسبترین روش های مدیریت زمان برای افرادی است که در حفظ تمرکز و انگیزه خود دچار چالش هستند.
پیادهسازی تکنیک GTD
پیادهسازی این روش شامل ۵ مرحله عملیاتی است که آنها را معرفی میکنیم.
- «ثبت موارد» (Capture)
- «ارزیابی» (Process)
- «سازماندهی» (Organize)
- «مرور کردن» (Reviewing )
- «اقدام» (Engage)
در ادامه، هر کدام از مراحل را بهطور کامل توضیح میدهیم.
۱. نوشتن تمام فعالیتها و ایدهها
ابتدا تمام آنچه را در ذهن دارید، مانند فعالیتها، ایدهها یا نکاتی که امکان فراموشی آن وجود دارد، روی کاغذ یا داخل گوشی بنویسید. این موارد میتواند در ارتباط با کار، مدرسه یا زندگی شخصی باشد. با ثبت آنها، میتوانید ذهن خود را خالی کنید و برای انجام فعالیتها آماده شوید.
۲. ارزیابی میزان عملیاتی بودن فعالیتها
در این مرحله باید میزان عملیاتی بودن فعالیتها را مشخص کنید. در نتیجه این ارزیابی، تمام فعالیتها به دو دسته «عملیاتی» و «غیرعملیاتی» تقسیم میشوند.
- فعالیتهای عملیاتی: تمام فعالیتهایی که میتوان گامهای به کوچکتر و عینی تقسیم کرد (تمرکز بر آنها).
- فعالیتهای غیرعملیاتی: تمام ایدهها یا فعالیتهای مبهم، کلی یا انتزاعی که نمیتوان آنها را به گامهای اجرایی تقسیم کرد.
هدف از این دستهبندی، تمرکز بر روی فعالیتهای عملیاتی است. در این بخش، نگاهی کلی به این فعالیتها بیندازید و اگر انجام برخی از آنها کمتر از دو دقیقه زمان میگیرند، همین حالا آن فعالیتها را انجام دهید. از آنسو، با ثبت فعالیتهای غیرقابل اجرا در دفترچه یادداشت یا گوشی همراه، آنها را به زمان دیگری موکول کنید تا پختگی و وضوح بیشتری پیدا کنند.
۳. سازماندهی فعالیتها
حال میتوانید فعالیتهای عملیاتی که بیشتر از دو دقیقه زمان میگیرند را به ۴ دسته پروژهها، اقدام بعدی، وابسته به فعالیتی دیگر مجزا تقسیم کنید.
- «پروژهها» (Projects): فعالیتهای پیچیدهتر که شامل چندین اقدامات متنوع و متفاوت هستند.
- «اقدام بعدی» (Next Action): اقدامات سادهتر که وابسته به فعالیت خاصی نیستند و انجام آنها را میتوانید شروع کنید.
- «وابسته به فعالیتی دیگر» (Waiting for): فعالیتهایی که برای پیشبرد آنها، ابتدا باید فعالیت دیگری انجام شود.
- «برنامهریزی زمانی» (Calendar): فعالیتهایی که فوریت کمتری دارند و میتوان با برنامهریزی زمانی، پیشبرد آنها را به روزهای بعد موکول کرد.
توجه داشته باشید که با گذشت زمان و پیشبرد فعالیتها، ممکن است برخی از موارد در دسته متمایزی قرار گیرند یا بهکلی حذف شوند. در نتیجه، بروز نگهداشتن فعالیتهای ثبت شده اهمیت ویژهای دارد.
۴. مرور
در این مرحله، تمام فعالیتها را مجدد ارزیابی و برخی فعالیتهای مورد نیاز را حذف یا به دستهبندی مورد نظر اضافه کنید. مرور کردن فعالیتها حداقل هفتهای یک مرتبه انجام میشود و کمک میکند تا از بروز بودن تمام موارد مطمئن شوید.
۵. اقدام
در گام آخر با فراهم کردن شرایط مناسب و ملزومات مورد نیاز، فعالیتهای مربوط به دسته «اقدام بعدی» را انجام دهید. این شرایط یا ملزومات میتوانند ابزار مورد نیاز، محیط مناسب یا زمان و انرژی کافی باشند.
احسان چیت ساز
کوچینگ مغز
(۱۷۲ رای)
۱۴۶۰ نفر
۱۲۵۳ ساعت و ۱۳ دقیقه
۷) قانون ۲۰/۸۰ پارتو
قانون ۲۰/۸۰ یا قانون پارتو توسط یکی از اقتصاددان ایتالیایی با نام «ویلفرد پارتو» (Vilfredo Pareto) طراحی شد. مبتنی بر این ایده، ۸۰ درصد از دستاوردها حاصل تنها ۲۰ درصد فعالیتهای روزانه و از آنسو، ۸۰ درصد از چالشها نیز ناشی از تنها ۲۰ درصد رفتارهای چالشبرانگیز است.
میتوانید با کمک این تکنیک، فعالیتهای خود را تحلیل و ۲۰ درصد مؤثر را شناسایی کنید. قانون پارتو برای افرادی مناسب است که در فعالیتهای حرفهای از تفکر تحلیلی خود استفاده میکنند و همواره در حال حل مسئله هستند.
پیادهسازی تکنیک پارتو
در ادامه، فرایند گامبهگام بهکار بردن استراتژی پارتو را توضیح میدهیم.
- تدوین فهرستی از چالشهای موجود در زندگی
- شناسایی ریشههای شکلگیری هر کدام از چالشها
- نمرهگذاری چالشها در بازه ۱۰ نمرهای
- دستهبندی چالشها مبتنی بر ریشههای مشترک
- نمرهگذاری هرکدام از دستهها
- تمرکز بر حل چالش با بیشترین امتیاز
مفهوم بنیادین قانون پارتو بسیار ساده است، اما شناسایی فعالیتها و چالشهایی که ۲۰ درصد تأثیرگذار را تشکیل میدهند، پیچیدگیهای زیادی دارد. در نتیجه برای توضیح شفاف این تکنیک، از مثال عملیاتی استفاده میکنیم.
سارا یکی از دانشآموزان سال آخری در مدرسه است و در امتحانات اخیر، معدل بسیار پایین کسب کرده است. حال او قصد دارد تا با استفاده از قانون پارتو، ریشههای این مشکل را تحلیل کند و با شناسایی درسهای چالشبرانگیز، بهترین روش های مدیریت زمان را برای تقویت آنها بهکار ببرد. در ادامه، این فرایند را توضیح میدهیم.
۱. تدوین فهرستی از چالشهای موجود
برای سارا نمره پایینتر از ۱۷ بهعنوان نمره نامطلوب درنظر گرفته میشود. در نتیجه، تمام فهرست تمام درسهایی که نمره پایینتر گرفتهاند را یادداشت میکند.
- درس ریاضی با نمره ۷۵/۱۲
- درس فیزیک با نمره ۱۴
- درس شیمی با نمره ۱۵
- درس آمار با نمره ۵/۱۲
- درس ادبیات با نمره ۱۱
حال که سارا بهطور دقیق میداند چه درسهایی منجر به کاهش معدل او شده، میتواند بهدنبال علل و ریشههای شکلگیری ضعف خود در هر کدام از درسها باشد.
۲. شناسایی ریشههای شکلگیری هر کدام از چالشها
شناسایی ریشهها نیاز به تفکر عمیق و صرف زمان دارد. افراد برای این کار میتوانند موقعیتهای چالشبرانگیز خود را با موقعیتهای موفقیتآمیز مقایسه کنند. در نهایت سارا روبروی نام هر کدام از درسها، علتهای ضعف خود را مینویسد. نتیجه کار او را در فهرست زیر مشاهده میکنیم.
- ریاضی: بیدقتی در حل سؤالات، چک کردن مداوم سوشالمدیا در حین مطالعه، بیعلاقگی به درس بهعلت نفهمیدن مسائل، پایه درسی ضعیفتر و صرف انرژی زیاد برای حل مسائل، احساس کلافگی هنگام مطالعه بهعلت عادت ماهیانه
- فیزیک: عدم تمرکز هنگام مطالعه بهدلیل نوشخوار فکری ناشی از دعوا با مادر، اختصاص دادن زمان کمتر به مطالعه بهدلیل رفتن به مهمانی، بیدقتی در حل سؤالات، چک کردن مداوم سوشالمدیا در حین مطالعه، بیعلاقگی به درس بهعلت نفهمیدن مسائل
- شیمی: استرس زیاد در جلسه امتحان و نگاه نکردن به پشت کاغذ امتحانی، بیدقتی در حل سؤالات، نخواندن یکی از مهمترین سرفصلهای امتحانی
- آمار: بیدقتی در محاسبه هنگام حل سؤالات، عدم مطالعه در طول سال بهدلیل چالش با معلم آمار، مطالعه بسیار کم در شب امتحان و مشاهده قسمت جدید سریال مورد علاقه، بیعلاقگی به درس بهعلت نفهمیدن مسائل، چک کردن مداوم سوشالمدیا در حین مطالعه
- ادبیات: عدم تمرکز ناشی از کسالت شدید در روز امتحان و کسب نمره پایین با وجود علاقه به درس ادبیات.
حال که سارا بهطور دقیق علت نمرات پایین خود را در هر کدام از درسها شناسایی کرد، میتواند درسهای چالشبرانگیز را نمرهگذاری کند.
۳. نمرهگذاری هر کدام از چالشها
در این گام، سارا باید ۵ درس چالشبرانگیز خود را بر اساس تعداد و شدت ریشههای آن نمرهگذاری کند. بهطوریکه چالشبرانگیزترین درس، بیشترین نمره را دریافت کند. در ادامه این نمرهگذاری را مشاهده میکنید.
- ریاضی: ۹
- فیزیک: ۷
- آمار: ۶
- شیمی: ۳
- ادبیات: ۲
با توجه به ضعف پایهای سارا در درس ریاضی و بیعلاقگی او، این درس بهعنوان چالشبرانگیزترین درس انتخاب شد. از آنسو، با وجود نمره امتحانی بسیار پایین سارا در درس ادبیات، این درس بهعنوان کمچالشترین درس محسوب میشود زیرا ریشه نمره پایین سارا، کسالت او در روز جلسه امتحان بود.
۴. دستهبندی چالشها مبتنی بر ریشههای مشترک
در بیشتر مواقع مشکلات رایج زندگی دارای ریشههای مشابهی هستند. سارا نیز با ارزیابی دقیق ریشههای مشترکی که منجر به نمرات پایین شدند، درسهای چالشبرانگیز را به دو دسته کلی تقسیم کرد. در ادامه، میتوانید دستهبندی او را مشاهده کنید.
- دسته اول: درسهای ریاضی، فیزیک و آمار
- دسته دوم: درسهای ادبیات و شیمی
۵. نمرهگذاری هر کدام از دستهها
نمرهگذاری این دستهها نیز از ۱ تا ۱۰ انجام میشود. با توجه به ریشههای عمیقتر دسته اول، سارا نمره ۷ را برای دسته اول و نمره ۲ را برای دسته دوم در نظر میگیرد.
۶. تمرکز بر حل چالش با بیشترین امتیاز
بیعلاقگی سارا به درسهای دسته اول منجر به عدم تمرکز، بیعلاقگی به درس بهدلیل نفهمیدن مسائل و گشتن و گذار در سوشالمدیا هنگام مطالعه میشد.
همچنین، برای سارا نشستن بلندمدت برای مطالعه بسیار سخت بود. در نتیجه، او هنگام مطالعه درسهای حفظی، آزادانه راه میرفت و موارد را بهخاطر میسپرد، درحالیکه برای درسهای تحلیلی، مجبور بود بنشیند و سؤالات را حل کند.
حال سارا بهخوبی میدانست که کدام ریشهها را برطرف کند. در ادامه، راهحلهای سارا برای برطرف کردن چالشها را مشاهده میکنید:
- گوش دادن به موسیقی بیکلام برای حفظ تمرکز
- حل مسائل با کمک یکی از دوستان برای فهم بیشتر و ایجاد علاقهمندی
- کنار گذاشتن گوشی همراه هنگام شروع مطالعه
در نهایت، سارا با استفاده از تکنیک پارتو، ۲۰ درصد مؤثر از اصلیترین ریشههای شکست تحصیلی خود را شناسایی کرد و زمان خود را برای برطرف کردن آن اختصاص داد.
۸) تکنیک نتایج کلیدی و عینی (OKR)
تکنیک OKR برای تعیین اهداف شغلی و سنجش میزان پیشرفت افراد در رسیدن به هدفهای تعیینشده مورد استفاده قرار میگیرد. مبتنی بر این تکنیک، میتوانید تمام فعالیتهای خود را بهصورت عینی و ملموس تعریف و با نتایجی کلیدی، میزان موفقیت خود را در دستیابی به آن اهداف، ارزیابی کنید. تکنیک OKR از بهترین روش های مدیریت زمان در دنیای صنعتی و سازمانی است و همچنین، در بسیاری از شرکتهای بینالمللی مانند «گوگل» (Google)، «لینکدین» (LinkedIn)، «اوبر» (Uber ) یا «اینتل» (Intel) مورد استفاده قرار میگیرد.
اهداف OKR در بازههای سه ماهه طراحی میشوند و بخشی از فعالیتهای فصلی سازمان را به خود اختصاص میدهند. تنظیم، پیگیری و بازنگری مستمر OKR نقش ویژهای در موفقیت این مدل از برنامهریزی زمانی دارد. در ادامه، مهمترین نرمافزارهای طراحی OKR را معرفی میکنیم.
کارشناسان منابع انسانی و مدیران با استفاده از این نرمافزارها، اهداف OKR سازمان را طراحی و مورد پایش قرار میدهند.
پیادهسازی تکنیک OKR
تکنیک OKR بر اساس دو مفهوم «اهداف عینی» (Objective Goals) و «نتایج کلیدی» (Key Results) تعریف میشود. در ادامه، هر کدام از آنها را توضیح ميدهیم.
- اهداف عینی: منظور از اهداف عینی، توضیحاتی کوتاه، دقیق، شفاف و در عین حال الهامبخش از اصلیترین دستاوردها و اهداف بلندمدت سازمان است. بهطور معمول، هر تیم یا سازمان بین ۳ تا ۵ هدف اصلی و بلندمدت دارد.
- نتایج کلیدی: منظور از نتایج کلیدی، تمام مؤلفههایی هستند که افراد با کمک آنها، میزان پیشرفت سازمان یا تیم به سمت اهداف عینی را مورد سنجش قرار میدهند. بهطور معمول، برای ارزیابی میزان پیشرفت اهداف عینی، بین ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی طراحی میشوند.
۹) تکنیک برنامهریزی سریع RPM
تکنیک RPM توسط «تونیرابینز» (Tony Robbins) سخنران معروف انگیزشی و با هدف تمرکز عمیق بر هدف و رسیدن به آن در سریعترین زمان ممکن طراحی شده است. این تکنیک مبتنی بر سه مؤلفه نتیجه، هدف و برنامه عملیاتی فشرده اجرا میشود. تکنیک برنامهریزی سریع برای دانشآموزان و والدین آنها میتواند کارکرد خوبی داشته باشد و بهرهوری افراد در فعالیتهای روزانه را افزایش دهد.
پیادهسازی تکنیک برنامهریزی سریع
تکنیک برنامهریزی سریع شامل ۴ مرحله «نوشتن فعالیتها»، «دستهبندی فعالیتها»، «جایگذاری در ستونهای RPM» و «انتخاب نامی برای شخصیت قدرتمند خود» میشود. در ادامه، هر کدام از این مراحل را توضیح دادهایم:
- نوشتن فعالیتها
- جایگذاری در ستونهای RPM
- تعیین اقدامات اجرایی
- انتخاب نامی برای شخصیت قدرتمند خود
- ارزیابی پیشرفت
حال که با مراحل کلی RPM آشنا شدید، هر کدام از آنها را توضیح میدهیم.
۱. نوشتن فعالیتها
ابتدا تمام فعالیتهای طول هفته را بر روی یک برگه یا داخل لپتاپ ثبت کنید. این فعالیتها لزوماً شغلی نیستند و میتواند به تمام ابعاد زندگی مربوط باشد. با ثبت تمام اطلاعات موجود در ذهن و خالی شدن افکار، امکان جا افتادن اقدامات را به حداقل برسانید.
۲. جایگذاری در ستونهای RPM
حال در این گام دلیل انجام فعالیتهای خود را مشخص کنید. برای این کار، یک برگه را با دو خط عمودی به سه ستون تقسیم کنید و در بخش بالایی هر کدام از ستونها، عناوین زیر را بنویسید:
- عنوان فعالیت: عنوان فعالیت را در این ستون قرار دهید. نوشتن عنوان باید بهگونهای باشد که با یک مرتبه خواندن، بهطور دقیق بدانید که چه فعالیتی باید انجام دهید. برای مثال «درس خواندن» عنوان مبهمی محسوب میشود، اما «مطالعه فصل هفتم از کتاب فیزیک» صحیح است.
- نتیجه دلخواه از فعالیت: روبروی هر کدام از عناوین، نتیجه عینی و روشن حاصل از انجام آن فعالیت را بنویسید. برای مثال، نتیجه حاصل از مطالعه فصل هفتم، میتواند این باشد که «بتوانم تمام سؤالات مربوط به فصل هفتم فیزیک را بدون اشتباه جواب بدهم».
- هدف از انجام فعالیت: در این بخش، دلیل انجام آن فعالیت را بنویسید، این دلیل میتواند برطرف کردن نیازی خاص یا فراهم کردن مقدماتی برای انجام سایر فعالیتها باشد. برای مثال، هدف از مطالعه فصل هفتم فیزیک، «گرفتن نمره آن فصل در امتحانات پیش رو» است.
کنید.
۳. تعیین اقدامات اجرایی
با روشن شدن اولویتبندی فعالیتها، اقدامات اجرایی و گامبهگام برای هر کدام از فعالیتها تعیین کنید و در چکلیستی، اقدامات مد نظر را بنویسید. این چکلیست هنگام فعالیت باید در دسترس باشد تا بعد از پیشبرد هر کدام از اقدامات، آن را در چکلیست تیک بزنید.
۴. انتخاب نام یا لقب برای شخصیت قدرتمند خود
پیش از شروع انجام فعالیتها، نام یا لقبی برای خود انتخاب کنید که بازتابی از وجه قدرتمند شخصیتتان باشد. داشتن نام یا لقب کمک میکند تا بهشکلی آگاهانه و ناخودآگاه تواناییهای خود را باور و از موفقیت خود اطمینان حاصل کنید.
لقبی که انتخاب میکنید باید با فعالیتهایی که انجام میدهید، حداکثر ارتباط را داشته باشد. برای مثال، سارا پیش از شروع امتحانات پایانترم، لقب «ملکه مطالعه» را برای خود انتخاب کرد. شاید در ابتدا این روش مصنوعی و حتی بچهگانه بهنظر بیاید، اما تجربیات زیادی تأثیرگذار بودن آن را اثبات کرده است.
۵. ارزیابی میزان پیشرفت
در نهایت بعد از انجام فعالیتهای موجود در برنامهریزی، میزان موفقیت خود را در انجام آن فعالیتها مشخص کنید. این مرحله مهمترین بخش انجام روش RPM است و میتواند ادامه یافتن یا رها کردن برنامهریزی را تعیین کند. برای ارزیابی میزان پیشرفت، دو دسته از فعالیتها را مشخص کنید:
- فعالیتهای انجامشده: فعالیتهایی به نتایج تعیینشده رسیدهاند را مشخص کنید و دلایل پیشرفت مناسب خود را بنویسید.
- فعالیتهای انجامنشده: فعالیتهایی که به نتایج تعیینشده نرسیدهاند را مشخص و موانعی که منجر به عدم موفقیت شدند را روشن کنید. این موانع میتوانند به عوامل درونی مانند کمالگرایی و تعیین نتایج بلندپروازانه یا بیانگیزگی و عوامل بیرونی مانند محیط نامناسب و مشغولیتهای غیرمنتظره باشد.
توجه داشته باشید که در بسیاری زمانها، تمام فعالیتها به نتیجه دلخواه نمیرسند و این مسئله طبیعی است. در نتیجه، بههیچعنوان بهدلیل فعالیتهای انجامنشده خود را سرزنش نکنید، اما مهم است که برای پیشبرد فعالیتهای انجامشده، به خود افتخار کنید.
۱۰) تکنیک قورت دادن قورباغه
این تکنیک مبتنی بر یکی از جملات معروف «مارک توین» (Mark Twain) پایهگذاری شده است. بهبیان مارک توین، «اگر در ابتدای صبح اولین فعالیت شما خوردن یک قورباغه زنده باشد، میتوانید مطمئن باشید که در ادامه روز با هیچ مشکلی مواجه نخواهید شد».
در این تکنیک، سختترین فعالیت را در ابتدای روز انجام و با حذف سختترین کارها، احتمال موفقیتهای بعدی را در طول روز افزایش دهید.
پیادهسازی تکنیک قورت دادن قورباغه
مدیریت زمان در تکنیک قورت دادن قورباغه با پیشبرد ۶ گام عملیاتی انجام میشود. در ادامه تمام این گامها را توضیح میدهیم.
- تدوین فهرستی از فعالیتهای آن روز
- تعیین قورباغه آن روز برای خوردن
- اولویتبندی خوردن قورباغه از سختترین آنها
- تعیین ددلاین برای هر فعالیت
- اقدام برای انجام برنامه
عادت به استفاده از تکنیک قورت دادن قورباغه به افراد کمک میکند تا از اهمالکاری و اجتنابهای ناکارآمد جلوگیری کنند. این تکنیک برای افراد با تفکر انتزاعی و همچنین برای پیشبرد هدفگذاری بلندمدت، بهعنوان یکی از بهترین روش های مدیریت زمان محسوب میشود.
۱۱) تکنیک کوزه ترشی
تکنیک کوزه ترشی به افراد کمک ميکند تا فعالیتهای روزانه کارآمد و مفید خود را از فعالیتهای ناکارآمد تفکیک دهند. بر اساس این تکنیک، بازه زمانی مفید هر فرد مانند فضای موجود در شیشه خیارشور است و ما باید برای انجام فعالیتها، آنها را داخل شیشه قرار دهیم.
افراد با استفاده از این تکنیک، فعالیتهای خود را در سه دسته شن، ریگ و قلوهسنگ قرار میدهند و بر این اساس، اولویتبندی و برنامهریزی زمانی مشخصی را برای فعالیتهای روزانه ایجاد میکنند.
پیادهسازی تکنیک کوزه ترشی
برای انجام این تکنیک، ابتدا باید کوزه ترشی را تصور کنیم که بخش پایینی آن با شِن پر شده و بخش میانی با ریگ و بخش بالایی با شامل قلوهسنگهای بزرگتر است. در ادامه، کارکرد هر کدام از این موارد را توضیح میدهیم.
- «شنها» (The sand): شنها مربوط به تمام فعالیتهای جزئی مانند در طول روز است که منجر به حواسپرتی ما میشود. برخی از این فعالیتها شامل پیام دادن به دوستان، چک کردن شبکههای اجتماعی یا سرزدن به ایمیلها میشود.
- «ریگها» (The pebbles): ریگها به فعالیتهای ضروری اشاره دارد که باید انجام دهید اما ددلاین فوری و اهمیت بالایی ندارد. این گروه از فعالیتها را میتوانید به روزهای آتی موکول کنید یا بر عهده سایر افراد قرار دهید.
- «قلوهسنگها» (The rocks): قلوهسنگها به مهمترین فعالیتهای طول روز اشاره دارد که تا انتهای روز باید به پایان برسند.
برای استفاده از این تکنیک، ابتدا تمام فعالیتها را در یکی از گروههای بالا قرار دهید و در گام بعد، فهرستی از فعالیتها تهیه کنید که با فعالیتهای «گروه قلوهسنگها» آغاز و فعالیتهای «گروه شنها» تمام شود.
این روش مدیریت زمان به افراد کمک ميکند تا زمانهای اصلی خود را به مهمترین کارها اختصاص دهند و همچنین، بازههای زمانی بین فعالیتهای مهم را با اقدامات کوچکتر و کماهمیتتر کامل کنند.
در استفاده از این برنامه زمانی، توجه داشته باشید که حداکثر بین ۶ تا ۸ ساعت از روز را به فعالیتهای قلوهسنگ اختصاص دهید تا بازههای کوتاه زمانی بین کارهای مهم و همچنین، زمانهای پیش از شروع کار و انتهای روز، به فعالیتهای گروه ریگها و قلوهسنگها اختصاص داده شود.
بهزاد ابوالعلائی
برنامهریزی توسعه فردی
(۱۴۴ رای)
۵۶۷ نفر
۲۶۲ ساعت و ۳۶ دقیقه
جدول جمعبندی
حال که بهطور کامل با روش های مدیریت زمان و کارکرد اختصاصی هر کدام از آنها آشنا شدید، در جدول زیر تمام این مراحل را در یک نگاه مرور میکنیم:
| کاربردیترین روش های مدیریت زمان | |
| عنوان | توضیح مختصر |
| ماتریس آیزنهاور | دستهبندی ۴گانه «ضروری و فوری»، «ضروری و غیرفوری»، «غیرضروری و فوری» و «غیرضروری و غیرفوری از فعالیتها» |
| تکنیک پومودورو | دورههای فعالیت ۲۵ دقیقهای و ۳ تا ۵ دقیقه استراحت بین آنها که ۲ تا ۵ مرتبه تکرار میشوند. |
| روش کانبان | استفاده از علائم دیداری، پایبندی به برنامهزمانی و فرایند پیشبرد آن را سادهتر میکند. |
| قانون پارکینسون | هر فعالیتی به اندازهای وقت میگیرد که برای آن زمان در نظر گرفته باشید. |
| شیوه بلوکبندی زمانی | ساعات بیداری خود را در برگهای بنویسید و مبتنی بر شرایط خود، بازههای زمانی را طراحی و فعالیتهای خود را در آن بازهها جای دهید. |
| تمام کردن کارها (GTD) | دستهبندی فعالیت در ۴ دسته پروژهها، اقدام بعدی، وابسته به فعالیتی دیگر و برنامهریزی زمانی و شروع از دسته «اقدام بعدی» |
| روش برنامهریزی سریع (RPM) | دستهبندی فعالیتها در ۳ دسته نوشتن عنوان فعالیت، نتیجه دلخواه از فعالیت و هدف از فعالیت و پیشبرد برنامه و ارزیابی هفتگی فعالیتها |
| تکنیک نتایج کلیدی عینی (OKI) | تعیین ۳ تا ۵ هدف عینی برای تیم و انتخاب ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی برای ارزیابی میزان پیشرفت آن هدف |
| نظریه کوزه ترشی | دستهبندی فعالیت در ۳ دسته شنها، ریگها و قلوهسنگها و اختصاص دادن اصل زمان به فعالیتهای قلوهسنگها و انجام سایر فعالیتها در زمانهای جانبی |
| تکنیک قورت دادن قورباغه | انجام سختترین فعالیتها در ابتدا |
| قانون پارتو ۲۰/۸۰ | ۲۰ درصد از فعالیتها تعیینکننده ۸۰ درصد از موفقیتها و شکستها است. |
منابع:
