صفر تا صد مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه چیست؟ 

پیش از اینکه بخواهیم مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات را بررسی کنیم، ابتدا باید با مفهوم مدیریت پروژه آشنا شویم. 

مدیریت پروژه یک مفهوم عام دارد و به این معناست که نمی‌توان آن را تنها به کار‌های فنی و مهندسی محدود کرد و یک حوزه خاص برایش متصور شد. هر فعالیتی که برای دستیابی به یک هدف مشخص در یک بازه زمانی محدود با منابع محدود انجام شود، یک پروژه است؛ حتی آبیاری گل و گیاه منزل نیز می‌تواند یک پروژه قلمداد شود. 

شاید تعجب کنید اما حقیقتاً اینگونه است. هنگامی که شما زمان مشخصی (برای مثال نیم ساعت) را در نظر می‌گیرید تا با یک آبپاش دو لیتری به گلدان‌های منزل خود آب دهید، درگیر یک پروژه هستید؛ چرا که هم برای فعالیت خود زمان مشخصی در نظر گرفته‌اید، هم منابع محدودی دارید (دو لیتر آب) و هم هدف خاصی را دنبال می‌کنید.

“هر فعالیتی که با هدف دستیابی به یک نتیجه منحصر به فرد در یک بازه زمانی و منابع محدود انجام شود، یک پروژه است.”

پروژه‌های فناوری اطلاعات

احتمالاً مثال قبل کمی عجیب بود اما نیاز نیست ذهن خود را خیلی به آن مشغول کنید. آبیاری گل‌های خانه اگرچه یک پروژه است اما توصیه می‌کنم بیشتر به چشم یک تفریح به آن نگاه کنید تا اینکه بخواهید مانند یک پروژه برایش برنامه‌ریزی کنید. 

حال بهتر است کمی تخصصی‌تر در مورد پروژه‌های فناوری اطلاعات صحبت کنیم. در ابتدا شما را با مفهوم فناوری اطلاعات آشنا شدید؛ پس درک مفهوم پروژه‌های این حوزه نیز نباید بسیار دشوار باشد. 

هر کاری که به منظور تولید یا نگهداری فناوری اطلاعات یا ایجاد یک تغییر در ساختار آن انجام شود، یک پروژه فناوری اطلاعات است. برای مثال تصور کنید یک سازمان قصد دارد فرآیند ذخیره‌سازی اطلاعات خود را بهینه‌سازی کند یا امنیت بخش اطلاعات خود را افزایش دهد؛ در این صورت، سازمان باید یک پروژه فناوری اطلاعات را پایه‌ریزی کرده و بر اساس مراحل آن به هدف غایی خود دست یابد. اینجاست که مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات اهمیت پیدا می‌کند. در ادامه مقاله با مفهوم این عبارت و بخش‌های مختلف آن آشنا خواهیم شد. 

معرفی کتاب مدیریت پروژه

برای آن دسته از مخاطبانی که به مطالعه کتاب‌های این حوزه علاقه‌مند هستند، کتاب «مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات پیام نور» می‌تواند بسیار جذاب باشد. درس مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات در این دانشگاه از اهمیت بالایی برخوردار است و توسط اساتید سرشناسی تدریس می‌شود. مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات بر اساس الگوی cmmi هم یکی از کتب فارسی محبوب در این حوزه است که توسط امیرهوشنگ تاج فر و رامین مولاناپور نوشته شده است. این کتاب می‌تواند مرجع مناسبی برای علاقه‌مندان به مطالعه در این حوزه باشد.

“هر پروژه‌ای که به منظور تولید یا توسعه سیستم‌های فناوری اطلاعات انجام شود، یک پروژه فناوری اطلاعات است. “

مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات

مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات بر اساس فاز‌هایی مشخص انجام می‌شود. مدیران پروژه با کمک گروه ذی‌نفعان در هر مرحله از پروژه باید وظایفی را انجام دهند و به همین ترتیب پروژه را به سمت هدف نهایی هدایت کنند. در ادامه، مراحل مختلف مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات را به صورت مختصر و مفید به رشته تحریر درمیاوریم. 

فاز آغازین مدیریت پروژه

اولین فاز در مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات، مشخص کردن اهداف و آرمان‌های پروژه است. در این مرحله سلسله مراتبی از اهداف و نتایج مطلوب برای پروژه تعیین می‌شود که هدف نهایی مدیران نیز باید دستیابی به همین نتایج باشد. در این فاز، مدیران باید زمان‌بندی مراحل پروژه را برآورد کرده و به چند سوال اساسی پاسخ دهند. این سوالات عبارتند از: 

• نیاز‌های پروژه چیست؟ 
• پروژه چگونه متعهد خواهد شد؟ 
• چه نتایجی از پروژه انتظار می‌رود و در کدام موارد الزام وجود دارد؟ 

ضمن پاسخ به این سؤالات باید برنامه تفصیلی در مورد محدوده پروژه، زمان، ارتباطات، ریسک‌ها، منابع انسانی و غیره آماده شود. با تایید مفهوم پروژه توسط حامیان مالی و نهایی شدن برنامه آن، پروژه وارد فاز دوم خواهد شد. 

فاز دوم، پیاده‌سازی پروژه

دومین فاز پروژه‌های فناوری اطلاعات، پیاده‌سازی است. باید گفت که بخش اصلی مدیریت پروژه در همین فاز معنا پیدا می‌کند. پایش مداوم، وظیفه اصلی مدیران است که اگر به صورت درست و اثربخش انجام شود، در بهبود فرآیند‌های انجام پروژه و در نهایت نتیجه آن تاثیر مطلوبی خواهد گذاشت.

مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات، تجربیات و داده‌های فاز پایش را به بخش ارزیابی پروژه ارسال می‌کنند. سنجش این اطلاعات در بهبود فرآیند‌های پروژه تأثیر می‌گذارد و موجب افزایش بهره‌وری، اثربخشی و پایداری پروژه خواهند شد. فاز دوم زمانی تکمیل می‌شود که تمامی فرآورده‌های پروژه طبق مراحل از پیش تعیین شده، تکمیل شده باشند.

ویژگی‌های مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات

تفاوت اصلی پروژه‌های فناوری اطلاعات با سایر پروژه‌ها، به کارگیری گسترده ابزار و فناوری‌های این حوزه (اعم از نرم‌افزاری و سخت‌افزاری) است. هدف اصلی چنین پروژه‌هایی در نهایت توسعه روش‌های جمع‌آوری و ذخیره‌سازی امن اطلاعات و بهینه‌سازی روش‌های دسترسی و استفاده درست از آن‌هاست.

مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات در تلاشند از روش‌ها و اصول مدیریت برای تحلیل سازمان‌یافته و نظام‌مند پروژه‌ها استفاده کرده و در نهایت با یک برنامه‌ریزی اصولی، پروژه را پیاده‌سازی و تکمیل کنند.

توسعه سیستم در پروژه‌های فناوری اطلاعات

یکی از مهم‌ترین انواع پروژه در حوزه فناوری اطلاعات، توسعه سیستم‌هاست. همانطور که تا به حال متوجه شده‌اید، بخش قابل توجهی از فناوری اطلاعات به سیستم‌های مختلف این حوزه وابسته است.

توسعه سیستم در این حوزه معمولاً با توجه به دو نوع نیاز کارکردی و غیرکارکردی انجام می‌شود. نیازهای کارکردی به عملکرد سیستم‌ها مربوط می‌شوند، در حالی که نیازهای غیرکارکردی به رفتار و ویژگی‌های عمومی سیستم اشاره دارند.

مدیر پروژه‌های فناوری اطلاعات باید بتواند این دو نیاز را به درستی در سیستم شناسایی و پروژه‌ای اصولی را برای برطرف کردن آن‌ها طرح‌ریزی کند. فازهای چرخه حیات توسعه سیستم‌های فناوری اطلاعات با فازهای چرخه حیات پروژه مشابه هستند؛ یعنی از فاز‌های آغازین شروع شده و با برنامه‌ریزی، تحلیل، طراحی، پیاده‌سازی، توسعه، پشتیبانی و در نهایت نگهداری سیستم به پایان می‌رسند. 

مدیریت اطلاعات در پروژه‌های فناوری اطلاعات

از فاز‌های ابتدایی آغاز پروژه تا مراحل پیاده‌سازی و در نهایت تکمیل آن، انبوهی از اطلاعات در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. مدیریت و سازماندهی این اطلاعات یکی از بخش‌های مهم مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات است که به برنامه‌ریزی و بهینه‌سازی مراحل انجام پروژه کمک شایانی می‌کند. 

مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات باید برای مدیریت داده‌های دریافتی از مراحل انجام پروژه یک برنامه مشخص داشته باشند. علاوه بر این، ذی‌نفعان پروژه در مراحل مختلف نیاز به دریافت اطلاعات مربوط به آن دارند؛ لذا مدیریت اطلاعات، ریسک‌های مرتبط با نیاز‌های اطلاعاتی ذی‌نفعان را به حداقل می‌رساند. 

تحلیل تاثیرات پروژه بر افراد، یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت اطلاعات است. تحلیل ذی‌نفعان، تحلیل ریسک‌ها و تحلیل تأثیرات پروژه در نهایت به مدیران کمک می‌کند ریسک‌های بالقوه از سوی افراد سازمان و ذی‌نفعان خارجی را شناسایی کنند.

“عدم توجه به داده‌های اجرایی در مراحل پیاده‌سازی پروژه، نشانگر بی‌تجربگی و عدم توانمندی یک مدیر است.”

مدیریت تیم پروژه فناوری اطلاعات

همه مدیران از اهمیت تشکیل یک تیم منسجم و حرفه‌ای آگاه هستند. انتخاب پرسنل برای پیشبرد پروژه‌های فناوری اطلاعات یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران است که در صورت عدم توجه به آن، علاوه بر افزایش زمان انجام پروژه، بر کیفیت نتیجه نهایی آن نیز تاثیر نامطلوبی خواهد گذاشت. 

نیاز‌های پرسنلی پروژه باید پیش از آغاز آن مشخص شود. یکی از مهم‌ترین وظایف مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات، شناسایی ساختار سازمانی، نقش‌ها و مسئولیت‌ها، سلسله مراتب وظایف و مهارت‌های مورد نیاز برای پیشبرد پروژه است. 

یکی از بزرگ‌ترین آفت‌های هر سازمان، استخدام پرسنل به دلیل ارتباطات شخصی یا اعتماد بیشتر به پرسنل درون سازمانی برای انجام کارهاست. اگرچه تیم‌های درون سازمانی به علت ارتباطات صمیمی اعضا با یکدیگر معمولا انسجام بهتری دارند؛ اما این بدان معنا نیست که برای حفظ انسجام تیم و پروژه، باید نسبت به مهارت افراد بی‌توجه باشیم و صرفا به دنبال یک تیم منسجم بگردیم. به طور قطع سنجه انتخاب مدیران برای نقش‌های مختلف تیم یک پروژه باید در وهله اول مهارت افراد باشد.

به همین دلیل است که مدیر پروژه‌های فناوری اطلاعات باید مستقیماً با فرآیند استخدام پرسنل درگیر باشد. انتخاب و آموزش پرسنل در راستای اهداف پروژه و تفهیم نیاز‌ها و روابط تیمی بسیار حائز اهمیت است. 

یک مدیر توانمند باید کانال‌های ارتباطی دائمی با پرسنل سازمان داشته باشد و بتواند انگیزه کاری و انسجام تیمی را در آن‌ها برانگیزد. علاوه بر این، مدیران باید بتوانند توانایی و قابلیت‌های پرسنل را به درستی تشخیص داده و مسئولیت، سلسله مراتب اختیارات و حجم کاری آنان را با توجه به این پارامتر‌ها مشخص کنند.

“مدیریت تیم پروژه و نظارت بر استخدام پرسنل، در نهایت تمامی بخش‌های انجام آن را تحت تاثیر قرار می‌دهد و می‌تواند نتایج مطلوبی به همراه بیاورد.”

مدیریت عوامل خارجی در پروژه فناوری اطلاعات

بدیهی است که عوامل سیاسی و فرهنگی یک جامعه در برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی یک پروژه فناوری اطلاعات تأثیرات قابل توجهی دارند. اهداف یک پروژه و چشم‌انداز مدیران تنها نباید به یک دوره زمانی خاص تا انتهای پروژه محدود و از استمرار پروژه در آن‌ها چشم‌پوشی شود. برنامه‌ریزی برای تداوم سیستم‌های اطلاعاتی و تامین‌کنندگان مالی آن‌ها، باید یکی از اهداف اصلی مدیران در طراحی فرآیند تولید یا توسعه یک سیستم اطلاعاتی باشد. 

علاوه بر موارد ذکر شده، مسائل مربوط به مالکیت معنوی، سرقت اطلاعات، هویت سیستم یا سایر مسائل اخلاقی از دیگر تهدیداتی است که با اتمام پروژه همچنان وجود دارند. مسائل اخلاقی علاوه بر تهدید‌های خارجی تا حد زیادی به نیروی انسانی درون سازمانی مربوط می‌شوند و وظیفه رهبری درست و آموزش اخلاقی تیم پروژه و پرسنل سازمان در راستای کاهش ریسک چنین تهدیداتی، بسیار حائز اهمیت است که یکی از وظایف اصلی مدیران پروژه‌های فناوری اطلاعات به شمار می‌رود.

“یک مدیر پروژه توانمند، چشم‌اندازی فراتر از زمان تکمیل پروژه دارد.”

آموزش رایگان مدیریت پروژه با آکادمی همراه

با توجه به اهمیت بالای حرفه مدیریت پروژه و نیاز بسیاری از افراد جامعه به یادگیری حداقل بخش‌هایی از آن، آکادمی همراه دوره مدیریت پروژه را برای مخاطبان خود در نظر گرفته است. در این دوره شما با استاندارد‌های مدیریت پروژه، منابع اصلی و معتبر آن آشنا می‌شوید و مسیر شغلی این حرفه را نیز درک خواهید کرد؛ در انتها افرادی که دوره را به صورت کامل مشاهده کنند، مدرک معتبری از آکادمی همراه دریافت خواهند کرد.

چنانچه به مدیریت پروژه علاقه دارید یا می‌خواهید با مباحث آن آشنا شوید، مطالعه کتبی نظیر کتاب «مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات دکتر تاج‌فر» یا «مدیریت پروژه‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات در خدمت توسعه» می‌تواند بسیار مفید و آموزنده باشد؛ البته توصیه می‌کنیم پیش از مطالعه این کتب تخصصی، ابتدا دوره آکادمی همراه را مشاهده و با اصطلاحات و مفاهیم ابتدایی این حوزه آشنا شوید.

منابع:

• دوره مدیریت پروژه آکادمی همراه
• کتاب مدیریت پروژه های فناوری اطلاعات در خدمت توسعه