سال آخر دانشگاه برای من، سخت‌ترین سال زندگی است. علاوه بر دروس ترمی، باید مطالعات کنکور ارشد را هم پیگیری کنم و خب، از کار کردن هم که نمی‌شود غافل شد؛ حالا بماند که کلی دغدغه دیگر هم برای یک دانشجو وجود دارد. این مشاغل و دغدغه‌ها چند وقتی بود که شدیدا ذهن مرا مشغول کرده بود و به دنبال راهکار درست مواجه با آنها بودم تا بتوانم پروژه‌ها و کار‌های پیش رویم را مدیریت کنم.

همین شد که سفرم را به گوگل آغاز کردم، گشتم و گشتم تا بتوانم روشی مناسب و یا حداقل تجربه شخص دیگری در زمینه مدیریت پروژه‌های روزمره و تخصصی را پیدا کنم؛ خوشبختانه خیلی زود با عبارتی به نام مدیریت پروژه روبه‌رو شدم.

باورم نمی‌شد که از قرن ۱۹ میلادی، مدیران بزرگ با به کار‌گیری تجربه و دانش خود، حرفه مدیریت پروژه را پایه‌گذاری و در تمام این سال‌ها آن را توسعه داده اند. امروزه صدها کتاب تخصصی در باب این حرفه تالیف شده است که مدیریت کار‌ها در تمامی امور روزمره و تخصصی را برای انسان‌ها شرح می‌دهند؛ با این حال، من سال‌های زیادی سرسپرده روش‌های ابتدایی خودم بودم و تا حد زیادی هم در پروژه‌هایم با شکست روبه‌رو میشدم.

آشنایی من با استاندارد‌های مدیریت پروژه، انگیزه ای شد تا مسیر درست انجام کار‌هایم را پیدا کنم و می‌توان گفت یک معجزه در نظام برنامه‌ریزی درسی و کاری من ایجاد کرد؛ معجزه‌ای که قصد دارم در این مقاله داستان آن‌ را با شما به اشتراک بگذارم تا اشتباهات پیشین مرا تکرار نکنید و پروژه‌های کاری، درسی و حتی فعالیت‌های روزمره خود را به درستی انجام دهید.

پس فرقی نمی‌کند چه کسی با چه منصبی هستید، یک دانشجو، یک خانم خانه‌دار یا مدیر یک هلدینگ بزرگ؛ در هر جایگاهی که قرار دارید، مدیریت پروژه یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که باید در خود تقویت کنید. هدف ما در این مقاله معرفی این مهارت اساسی و پرکاربرد است.

مدیریت پروژه چیست؟

برای پاسخ به این سوال ابتدا باید پروژه را تعریف کنیم. پروژه تلاش موقتی است که به منظور دستیابی به یک نتیجه منحصر به فرد با منابع محدود و از پیش مشخص شده انجام می‌شود. اجازه دهید برای سادگی بیشتر خودم را مثال بزنم:

من به عنوان یک دانشجوی سال آخر کارشناسی به دنبال شرکت در کنکور ارشد هستم. خب، زمان من محدود است و کمتر از ۸ ماه تا کنکور فاصله دارم؛ علاوه بر آن منابع من نیز به چند دوره یا کتاب محدود می‌شود؛ هدف نیز دستیابی به یک رتبه مطلوب در کنکور ارشد هست. خب، به همین سادگی من یک پروژه دارم که باید آن را مدیریت کنم.

حال بیایید برویم سراغ اصل مطلب، یعنی مدیریت پروژه را معرفی کنیم. مدیریت پروژه یعنی از دانش، مهارت، تکنیک‌ها و ابزاری که در دست داریم به درست‌ترین شکل استفاده کنیم تا بتوانیم پروژه پیش روی خود را به درستی زمان‌بندی، سازماندهی، هدایت و کنترل کنیم و به بهترین نتیجه منحصر به فرد خود دست پیدا کنیم. احتمالا منتظرید که بازهم یک مثال از خودم بزنم:

اگر من به عنوان یک دانشجویی پشت کنکوری بتوانم زمان‌بندی مناسبی برای مطالعه درس‌هایم داشته باشم، منابع را دسته‌بندی کنم و پیشامد‌های اتفاقی در مسیر درسی را هم به درستی مدیریت کنم، احتمالاً به یک نتیجه منحصر به فرد می‌رسم. حال شاید بپرسید چرا منحصر به فرد؟ بدیهی است، با توجه به نحوه مدیریت من، پروژه نتیجه خاصی می‌گیرد و نمی‌توان یک نتیجه دقیق برای آن متصور شد. به همین علت همواره نتیجه نهایی یک پروژه را، یک نتیجه منحصر به فرد در نظر می‌گیرند؛ یعنی یک پیشامد از میان بی‌نهایت پیشامدی که می‌توانست اتفاق بی‌افتد.

متدولوژی‌های مدیریت پروژه

متدولوژی‌ها یا روش‌های مدیریت پروژه، به ساختار‌هایی گفته می‌شود که بنای اصلی مدیریت پروژه‌ها بر اساس آن‌ها پایه‌گذاری می‌شود. در ادامه قصد داریم هر روش را مورد بررسی قرار دهیم.

متدولوژی آبشاری (Waterfall)

این متدولوژی، سنتی‌ترین روش مدیریت پروژه در جهان است. در روش آبشاری تمام مراحل، یکی پس از دیگری انجام می‌شوند و عموما امکان بازگشت به عقب وجود ندارد. به عبارت دیگر ابتدا نیاز‌های پروژه تشخیص داده می‌شود، سپس مسیر آن طراحی می‌شود و مراحل تا رسیدن به نتیجه نهایی ادامه پیدا می‌کند؛ حال اگر در مراحل میانی پروژه ناگهان متوجه شویم که نیاز‌های اولیه به درستی تشخیص داده نشده‌اند، معمولا بسیار سخت یا غیرممکن است که دوباره به آن مرحله بازگردیم و نیازهای جدید تعریف کنیم.

متدولوژی چابک (Agile)

همانطور که خودتان هم متوجه شده‌اید، روش سنتی یک نقص بسیار بزرگ دارد و آن نیز عدم توانایی بازگشت به عقب است. متدولوژی نوظهور چابک این مشکل را به کلی برطرف می‌سازد. در متدولوژی Agile مراحل پروژه به صورت چرخه‌هایی کوتاه مدت انجام می‌شوند و بازخورد‌هایی سریع دریافت می‌کنند؛ هر بازخورد موجب می‌شود چرخه بعدی به صورت بهینه‌تری اجرا شود و به همین ترتیب پروژه ادامه پیدا می‌کند.

متدولوژی ترکیبی (Hybrid)

روش ترکیبی را می‌توان یکی از کاربردی‌ترین روش‌های مدیریت پروژه و البته محبوب‌ترین آن‌ها دانست. در این روش، فرآیند کلی کار به صورت آبشاری انجام می‌شود؛ در حالی که امکان پیاده‌سازی متدولوژی چابک در بخش‌های مختلف پروژه وجود دارد.

روش ترکیبی بسیاری از نقاط قوت دو روش قبلی را گرد هم آورده و نقاط ضعف را به حداقل رسانده است؛ از همین رو، می‌توان در بسیاری از پروژه‌ها از این متدولوژی استفاده کرد.

استاندارد‌های مدیریت پروژه

اواخر قرن ۱۹ میلادی، مدیران بزرگی گردهم آمدند و استاندارد‌هایی را برای مدیریت پروژه تعریف کردند. در این بخش از مقاله قصد داریم چند استاندارد مهم مدیریت پروژه را معرفی کنیم و آن‌ها را با یکدیگر مقایسه نماییم؛ اما اجازه دهید تا پیش از آن به یک سوال مهم پاسخ دهیم.

چرا به استاندارد‌های مدیریت پروژه نیاز داریم؟

پیش از قرن ۱۹ میلادی استاندارد دقیقی برای مدیریت پروژه‌ها وجود نداشت، هیچ زبان مشترکی نبود تا مدیران مختلف از سراسر دنیا زبان یکدیگر، زبان کارفرمایان و اهداف آن‌ها را درک کنند. از این‌ها گذشته، بسیاری از استاندارد‌ها و سبک‌های شخصی مدیران نیز نواقص و ضعف‌هایی داشت که باعث می‌شد پروژه‌های بزرگ با صرف زمان و هزینه زیاد، در نهایت با شکست مواجه شوند.

همین شد که تعدادی از مدیران و اندیشمندان بزرگ جهان گردهم آمدند تا به وسیله استانداردهایی، مدیریت پروژه را سازماندهی کرده و به آن ساختاری یکپارچه ببخشند. استانداردهای مدیریت پروژه زبان مشترکی ما بین مدیران و کارفرمایان هستند؛ این استانداردها مدیران را راهنمایی میکنند و ریسک اشتباه را کاهش میدهند.

مبنای استاندارد‌های مدیریت پروژه

احتمالا برایتان سوال شده که استاندارد‌های مدیریت پروژه بر چه مبنایی ایجاد می‌شوند؟ آیا چنین استاندارد‌هایی مانند قوانین فیزیک با استفاده از داده‌های علمی معتبر و قوانین طبیعت پدید آمده‌اند و یا منبع دیگری پشت آن‌ها وجود دارد؟

باید بگویم که هیچ باور یقینی و قوانین معتبر علمی در ورای استاندارد‌های مدیریت پروژه وجود ندارد؛ این استاندارد‌ها عموما بر اساس تجربه‌های موفق در مدیریت پروژه‌های کسب‌وکار و دیگر حوزه‌ها پدید می‌آیند که به آن‌ها بهترین اعمال (best practices) نیز گفته می‌شود.

جالب است بدانید اولین استاندارد‌های مدیریت پروژه بر اساس پروژه‌های موفق کسب وکار پدید آمدند و پس از آن، وقوع جنگ‌های جهانی و پروژه‌های ساخت سلاح در قرن ۲۰ میلادی، تاثیر قابل توجهی در تعیین استاندارد‌های مدیریت پروژه گذاشت.

هیچ استاندارد واحدی وجود ندارد!

شاید ناامیدکننده به نظر رسد که بگویم هیچ استاندارد واحدی برای تمامی پروژه‌ها در تمامی کشور‌های جهان تعیین نشده است؛ اما باید گفت که این مسئله اتفاقا ضروری است و وجود استانداردهای مختلف با توجه به تنوع بالای پروژه‌ها ناگزیر به نظر می رسد.

امروزه استاندارد‌های مختلفی توسط موسسات تحقیقاتی مختلف در سراسر دنیا تعریف شده که حرفۀ مدیریت پروژه را به یک دانش آکادمیک بدل کرده است. در ادامه قصد داریم انواع استاندارد‌های مدیریت پروژه بررسی کنیم.

استاندارد‌های مدیریت پروژه PMBOK

اگر از شما بخواهند استاندارد‌های مدیریت پروژه را نام ببرید، بی‌شک اولین موردی که به آن اشاره می‌کنید، استاندارد موسسه PMI تحت عنوان PMBOK است. موسسه مدیریت پروژه آمریکا (PMI) بزرگ‌ترین مرجع توسعه استاندارد‌های مدیریت پروژه در جهان است. این موسسه فعالیت خود را از سال ۱۹۹۶ آغاز کرده و استاندارد‌های مدیریت پروژه را تحت عنوان PMBOK منتشر و در اختیار عموم مردم جهان قرار می‌دهد.

PMBOK در حقیقت کتابی حاوی استاندار‌های اساسی مدیریت پروژه است که تا سال ۲۰۲۱ میلادی ۷ نسخه از آن به چاپ رسیده است.

تا پیش از سال ۲۰۱۳ و در نسخه‌های یک تا پنجم PMBOK عمده تمرکز این مجموعه بر استاندارد‌های مدیریت پروژه سنتی (آبشاری) بود؛ چاپ نسخه‌های ۶ و ۷ این استاندارد و پرداختن آن به متدولوژی چابک (Agile) رویکرد این مجموعه را دستخوش تغییر بزرگی کرد.

علاوه بر کتاب اصلی پی ام باک تحت عنوان PMBOK: Project Management Body Of Knowledge، بیش از ۲۲ کتاب الحاقی دیگر نیز از این موسسه منتشر شده است که استاندارد‌های تخصصی مدیریت پروژه را به صورت تخصصی در ۲۲ حوزه مختلف بررسی می‌کند.

افرادی که صرفا به دنبال آشنایی با مدیریت پروژه و انجام پروژه‌های کوچک و روزمره خود هستند می‌توانند با مطالعه PMBOK به هدف خود دست یابند؛ از سویی، مدیران بزرگ و متخصصان مدیریت پروژه باید حتما استاندارد‌های الحاقی مربوط به حوزه خود را نیز مطالعه فرمایند.

لیست استاندارد‌های مدیریت پروژه PMBOK (الحاقیه‌ها)

1. استاندارد PMBOK
2. الحاقیه ساخت
3. الحاقیه نرم‌افزار
4. استاندارد مدیریت پورتفولیو
5. استاندارد مدیریت طرح
6. استاندارد مدیریت پروژه سازمانی
7. راهنمای PMI برای تحلیل کسب‌وکار
8. استاندارد مدیریت ارزش کسب شده
9. راهنمای عملی چابکی (Agile)
10. استاندارد مدیریت ریسک در پورتفولیو، طرح‌ها و پروژه‌ها
11. استاندارد عملی برآورد پروژه
12. استاندارد عملی برای زمان‌بندی
13. استاندارد عملی برای ساختار شکست کار
14. استاندارد عملی برای مدیریت ریسک
15. استاندارد عملی برای پیکربندی
16. چارچوب توسعه شایستگی‌های مدیر پروژه
17. راهنمای عملی برای مدیریت منافع
18. راهنمای عملی مدیریت الزامات
19. راهنمای عملی حکمرانی بر پرتفولیو، طرح‌ها و پروژه‌ها
20. راهنمای عملی پیاده‌سازی پروژه سازمانی
21. راهنمای عملی راهبری پیچیده
22. راهنمای عملی مدیریت تغییرات در سازمان‌ها

اصول اخلاقی PMI

جالب است بدانید موسسه مدیریت پروژه آمریکا علاوه بر استاندارد‌های مدیریت پروژه، اصولی اخلاقی را نیز برای اعضای خود متصور شده است که پایبندی به آن‌ها را بسیار ضروری می‌داند. این اصول اخلاقی عبارتند از:

• مسئولیت‌پذیری: یک مدیر باید تحت هر شرایطی مسئولیت تصمیمات خود و عواقب آن را با آغوش باز بپذیرد؛ حال می‌خواهد پروژه موفق شده یا شکست خورده باشد.
• احترام: یک مدیر توانمند باید به منابع انسانی که در اختیار دارد احترام بگذارد و ضمن توجه به نظرات و انتقادات موجود، از منابع خود به بهترین شکل ممکن استفاده کند.
• عدالت: نظرات و تصمیمات یک مدیر باید به صورت بی‌طرفانه و به دور از هرگونه رقابت شخصی، تعصب و یا طرفداری اتخاذ شود.
• صداقت: مدیریت صحیح، یافتن حقایق و نواقص پروژه و تعامل سالم میان اعضای یک گروه تنها در پرتو صداقت حاصل می‌شود.

استاندارد مدیریت پروژه PRINCE2

دومین متدولوژی پرطرفدار در حرفه مدیریت پروژه، استاندارد PRINCE2 است. این استاندارد توسط دولت انگلستان تعریف شده و طرفداران بسیاری در سراسر جهان دارد. این استاندارد در سال ۱۹۸۹ برای اولین بار توسط Simpact System تحت عنوان PROMPT تعریف شد؛ بعد‌ها سازمان انتشار‌دهنده این استاندارد تغییر کرد و در سال ۲۰۰۹ نام PRINCE2 جایگزین عنوان قبلی شد.

PRINCE2 یک روش موثر برای مدیریت پروژه‌ها است. این روش، به مدیران پروژه کمک می‌کند تا پروژه‌های خود را به چندین مرحله قابل کنترل تقسیم کنند. PRINCE2 یک استاندارد دولتی برای پروژه‌های سیستم‌های اطلاعاتی است که در کشورهای مختلفی مانند انگلستان، استرالیا و کشورهای غربی اروپا به کار گرفته می‌شود

لیست استاندارد‌های مدیریت پروژه

به جز دو استاندارد معروفی که در گذشته تعریف شد، استاندارد‌های متنوعی برای مدیریت پروژه وجود دارد که با توجه به منطقه جغرافیایی سازمان‌ها و نوع فعالیت آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. در ادامه لیستی از استاندارد‌های شاخص در جهان را معرفی می‌کنیم.

• IPMA نام انجمن مدیریت پروژه ایران است که زیر نظر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری فعالیت می‌کند و دستاوردهای بین‌المللی متعددی دارد. این انجمن به دنبال توسعه و پیشرفت دانش مدیریت پروژه و بومی‌سازی آن است.
• PMAJ عنوان انجمن مدیریت پروژه ژاپن است. این انجمن هدف پروژه را «خلق یک ارزش در بازه زمانی محدود می‌داند» و در تلاش برای ایجاد یک چارچوب استراتژی نوآورانه برای مدیریت پروژه در شرکت‌های ژاپنی است.
• AIPM یا موسسه مدیریت پروژه استرالیا، یکی از موسسات سرشناس در تعیین استاندارد‌های مدیریت پروژه در جهان است. البته این موسسه تنها در کشور استرالیا فعالیت ندارد و متشکل از ۸۰۰۰ هزار متخصص در سراسر جهان است.
• ISO یا موسسه بین‌المللی استاندارد یکی از مراجع اصلی تعیین استاندارد در حوزه های مختلف است که احتمالا همگی با نام آن آشنایی دارید. این سازمان نیز دارای استاندارد‌های بسیاری در زمینه مدیریت پروژه است. برخی از استاندارد‌های جهانی مدیریت پروژه ایزو عبارتند از: ISO 9000، ISO 2001، ISO 14001 و … 

مقایسه استاندارد‌های مدیریت پروژه

شاید با مطالعه بخش قبل از خود پرسیده باشید که کدام استاندارد بهتر است؟ باید بگویم که مقایسه کلی میان استاندارد‌های مختلف و برتر دانستن یکی نسبت به بقیه، کار بسیار اشتباهی است؛ بهتر است سوال خود را به «کدام استاندارد برای من مناسب‌تر است؟» تغییر دهید.

عموما استاندارد‌ها با توجه به شرایط منطقه جغرافیایی و قوانین آن تعیین می‌شوند. همچنین بسیاری از استاندارد‌ها به صورت خاص در حوزه های تخصصی تعریف شده‌اند و می‌توانند مدیران را تنها در یک حوزه خاص راهنمایی کنند. بنابراین، برای انتخاب یک استاندارد ابتدا باید پروژه مد نظر، پورتفولیو و متدولوژی متناسب آن را تشخیص داد، سپس به دنبال انتخاب یک استاندارد متناسب با آن بود.

چنانچه در یک حوزه تخصصی فعالیت ندارید و صرفا می‌خواهید پروژه‌های شخصی خود و یا شرکتی کوچک را انجام دهید، استاندارد PMBOK می‌تواند برایتان مناسب باشد. این استاندارد علاوه بر اینکه بین‌المللی است؛ در حوزه‌های مختلف جامعیت دارد و هر سه متدولوژی آبشاری، چابک و ترکیبی را پوشش می‌دهد.

آموزش رایگان مدیریت پروژه با آکادمی همراه

با توجه به اهمیت بالای مدیریت پروژه در حوزه‌های مختلف (از زندگی روزمره گرفته تا مدیریت شرکت‌های بزرگ)، آکادمی همراه دوره آنلاین آشنایی با استانداردهای مدیریت پروژه را به صورت کاملا رایگان در اختیار همراهان خود قرار می‌دهد.

در این دوره علاوه بر آشنایی با مفهوم مدیریت پروژه، در کلاس درس استاندارد‌های مدیریت پروژه نیز حضور می‌یابید و با انواع مختلف و کاربرد هریک آشنا میشوید. فرقی نمی‌کند دانشجو هستید یا مدیر یک شرکت بزرگ، آشنایی با مهارت مدیریت پروژه می‌تواند تحولی در تصمیمات شما و دستیابی به اهدافتان ایجاد کند.

با حضور در این دوره جزوه استاندارد‌های مدیریت پروژه در اختیار شما قرار می‌گیرد و در انتها نیز مدرک معتبر مدیریت پروژه دریافت خواهید کرد.