اصول و فنون مذاکره تجاری؛ تکنیک‌های شطرنج ذهنی مذاکره

بزرگ‌ترین هدف در مذاکرات تجاری

مذاکره در ساده‌ترین حالت، بحثی است که برای رسیدن به توافق انجام می‌شود. این فرآیند چانه‌زنی می‌تواند بین دو یا چند طرف معامله باشد. بنابراین، هدف اصلی مذاکره باید رسیدن به یک توافق دوجانبه قابل قبول باشد که به اهداف مذاکره دست یابد، بدون اینکه طرف مقابل را مجبور به ترک مذاکره یا آسیب رساندن به یک رابطه ارزشمند کند. این امر بسته به شرایط، اغلب نیازمند آمادگی اساسی، مذاکره آگاهانه، سازش و انعطاف‌پذیری است.

برخی از موقعیت‌های تجاری که ممکن است به مهارت‌های مذاکره نیاز داشته باشند، عبارتند از:

• تعیین جزئیات یک قرارداد تجاری جدید
• توافق بر سر حقوق بین مدیریت و اتحادیه صنفی
• اجرای شیوه‌های کاری جدید
• تغییر توافقات قراردادی کارکنان
• ترتیب تامین مالی از یک نهاد حاکم
• توافق بر بودجه سال آینده
• تعیین جزئیات یک پروژه مهم جدید با همکاران
• توافق در مورد اهداف با اعضای تیم و هیئت مدیره

انواع مذاکره چیست؟

داشتن یک دید کلی از انواع مختلف مذاکره به افراد این امکان را می‌دهد تا استراتژی‌ها و تاکتیک‌های خود را با زمینه‌های خاص تطبیق دهند. در این بخش پنج نوع رایج مذاکره به طور مفصل توضیح داده شده است:

۱. مذاکره توزیعی (تقسیم منابع)

این نوع مذاکره که به مذاکره موضعی یا رقابتی نیز معروف است، رویکرد برد – باخت گونه دارد. در این حالت طرفین درگیر در مذاکره، موقعیت را به‌عنوان یک منبع محدود درک می‌کنند. هدف آنها تصاحب بیشترین سهم ممکن برای خودشان است. هر طرف سعی می‌کند با کمترین امتیازدهی، سود خود را به حداکثر برساند.

مذاکره توزیعی اغلب شامل مسائل ثابت یا با حاصل جمع صفر است. در واقع، سود یک طرف مستقیماً با ضرر طرف دیگر مرتبط است. به همین خاطر، مذاکره‌کنندگان ماهر در این نوع مذاکره برای دستیابی به نتایج مطلوب بر قاطعیت، موقعیت‌یابی استراتژیک و چانه‌زنی موثر تمرکز می‌کنند.

۲. مذاکره تلفیقی (ادغام منافع)

این نوع مذاکره که به مذاکره مبتنی بر منافع یا مشارکتی نیز معروف است، رویکرد برد – برد دارد. طرفین با شناسایی منافع مشترک و بررسی گزینه‌های خلاقانه، به دنبال راه‌حل‌هایی هستند که برای همه طرف‌های درگیر مفید باشد.

برخلاف مذاکره توزیعی، این نوع مذاکره دیدگاه را گسترده‌تر کرده و به دنبال نتایجی است که نیازها و منافع همه طرف‌های درگیر را برآورده کند. این رویکرد بر همکاری، حل مسئله و ارتباط موثر تاکید می‌کند. مذاکره‌کنندگان ماهر در مذاکره تلفیقی بر گوش دادن فعال و همدلی تمرکز می‌کنند. آنها همچنین هدفشان ایجاد ارزش برای دستیابی به نتایج پایدار و مثبت است.

۳. مذاکره رقابتی (مذاکره سخت)

مذاکره رقابتی یکی از انواع قدرتمند مذاکره است که به مذاکره سخت یا خشن نیز شناخته می‌شود. این نوع مذاکره شامل قاطعیت و تاکتیک‌های تهاجمی است. در این رویکرد، مذاکره‌کنندگان اغلب با شناخت منافع طرف مقابل، اولویت را به منافع و اهداف خود می‌دهند.

علاوه بر این، مذاکره‌کنندگان رقابتی ممکن است از تاکتیک‌هایی مانند بلوف زدن، تهدید یا درخواست‌های بزرگ برای به‌دست‌آوردن مزیت استفاده کنند. سبک رقابتی در شرایط خاص می‌تواند موثر باشد اما در عین حال می‌تواند روابط را تحت‌فشار قرار داده و به چشم‌اندازهای بلندمدت آسیب برساند. مذاکره‌کنندگان ماهر در مذاکره رقابتی، قاطعیت را با انصاف همسو کرده و در طول فرآیند مذاکره منش حرفه‌ای خود را حفظ می‌کنند.

۴. مذاکره مبتنی بر مصالحه

مذاکره مبتنی بر مصالحه شامل یافتن یک راه‌حل میانه است که در آن هر دو طرف برای رسیدن به توافق رضایت‌بخش امتیازاتی قائل شوند. این مذاکره که جزو بهترین رویکرد در مبحث اصول و فنون مذاکره تجاری است، مبتنی بر بخشش متقابل است که به‌جای به حداکثر رساندن منافع فردی، بر یافتن راه‌حلی قابل‌قبول تمرکز دارد.

مذاکره مبتنی بر مصالحه زمانی مفید است که زمان محدود بوده یا هر دو طرف به طور مساوی قدرتمند باشند. همچنین زمانی که هر دو طرف اهمیت مشابهی برای نتایج خود قائل باشند، مفید است. مذاکره‌کنندگان ماهر در مذاکره مبتنی بر مصالحه، توانایی شناسایی و اولویت‌بندی مسائل، ارزیابی معاوضه‌ها و یافتن راه‌حل‌های مورد توافق طرفین را دارند.

۵. مذاکره مبتنی بر قدرت

مذاکره مبتنی بر قدرت روی استفاده از قدرت، نفوذ و برتری برای شکل‌دهی به فرآیند و نتایج مذاکره تمرکزمی‌کند. مذاکره‌کنندگان با قدرت بیشتر ممکن است از این برتری برای پیشبرد منافع خود و کسب شرایط مطلوب سوءاستفاده کنند. قدرت می‌تواند از منابع مختلفی مانند جایگاه سازمانی، تخصص یا دسترسی به منابع سرچشمه بگیرد.

با این حال، تمرکز روی مذاکره مبتنی بر قدرت می‌تواند روابط را تیره‌وتار کند و به نتایج نامطلوبی منجر شود. بنابراین مذاکره‌کنندگان ماهر در مذاکره مبتنی بر قدرت باید پویایی قدرت را درک کرده و با درایت از آن استفاده کنند. آن‌ها باید قدرت را با برقراری ارتباط مؤثر و اتخاذ استراتژی‌های روابط عمومی (ارتباط با مخاطب) ترکیب کنند.

چگونه خود را برای مذاکره تجاری آماده کنیم؟

قبل از این که اصول و فنون مذاکره تجاری را به کار بگیرید، باید خود را برای مذاکره آماده کنید. شما باید به طور کامل در مورد طرف مقابل تحقیق کنید. این کار به شما کمک خواهد کرد تا آنها را به خوبی بشناسید، اولویت‌های آنها را شناسایی کنید و از زمینه‌هایی که ممکن است آنها ضعیف عمل کرده و به شما امتیاز دهند، ایده بگیرید. در اینجا مهم‌ترین عناصر برای آماده‌سازی استراتژی مذاکره شما آورده شده است:

• انجام تحقیق و جمع‌آوری اطلاعات: تحقیق در مورد پیشینه طرف مقابل به شما کمک می‌کند تا نحوه عملکرد، فرهنگ داخلی آن و عوامل تأثیرگذار بر آنها را درک کنید. این اطلاعات شما را از نقاط قوت و ضعف آنها آگاه کرده و به شما امکان می‌دهد در طول مذاکرات از هر دو جنبه استفاده کنید. در این صورت می‌توانید بهتر پیش‌بینی کنید که چگونه به پیشنهادات شما پاسخ خواهند داد.
• درک اولویت‌های طرف مقابل: طرف مقابل در مذاکره نیز عین شما، علاقه‌مند به دستیابی به توافقی عادلانه است، در غیر این صورت در وهله اول وارد مذاکره نمی‌شدند. هر چند ممکن است اولویت‌های آنها با اولویت‌های شما متفاوت باشد.
• تعریف اهداف و نتایج مورد نظر: تعریف یا تعیین اهداف بخش مهمی از آمادگی برای مذاکره است. مطمئن شوید که اهداف اعلام شده شما قابل‌دستیابی، مختصر و مفید تعریف شده‌اند. ورود به مذاکره بدون اطمینان کامل از اهداف خود می‌تواند سود شما از مذاکره را کاهش دهد.
• شناسایی امتیازهای بالقوه: شما باید امتیازاتی را که می‌توانید برای طرف مقابل قائل شوید، شناسایی کنید زیرا این امتیازات می‌توانند به بستن سریع‌تر معامله کمک کنند. مطمئن شوید که امتیازاتی که ارائه می‌دهید باعث تضعیف موقعیت شما نشده و شما را به‌عنوان یک بازنده معرفی نمی‌کنند. این مورد یکی از نکات مهم مذاکره است که در صورت عدم دقت به آن می‌تواند منجر به کسب نتایج ضعیف از مذاکره شود.

اصول و فنون مذاکره تجاری چیست؟

برای موفقیت در یک مذاکره مهم لازم است تا به اصول و فنون مهم آن مسلط باشید. در مذاکره یک سری اصول و تکنیک‌هایی وجود دارند که معمولاً دو طرف مذاکره با به‌کارگیری آن‌ها می‌توانند به توافق رسیده و معامله را به نفع طرفین انجام دهند.

آشنایی با اصول مذاکره

ابتدا بیایید با اصول مذاکره شروع کنیم. چه اصولی در مذاکره وجود دارد؟

تبدیل شدن به یک شنونده خوب

مذاکره‌کنندگان خوب، شنوندگان خوبی هستند. بدترین مذاکره‌کنندگان اغلب افرادی هستند که تمام بحث را به صورت انفرادی پیش می‌برند. به نظر می‌رسد این افراد می‌خواهند مکالمه را کنترل و بی‌وقفه در مورد مزایای موقعیت خود صحبت کنند. بهترین مذاکره‌کنندگان تمایل دارند افرادی باشند که واقعاً به‌طرف مقابل گوش دهند، مسائل کلیدی و حساسیت‌های آنها را درک کنند و سپس یک پاسخ مناسب به وضعیت موجود دهند. سعی کنید در مورد آنچه برای طرف مقابل مهم است، محدودیت‌هایی که ممکن است داشته باشند و جایی که ممکن است انعطاف داشته باشند، اطلاعات کسب کنید. همچنین توصیه می‌کنیم از صحبت کردن بیش از حد خودداری کنید.

ایجاد آمادگی

آمادگی در مذاکره جزو اصلی‌ترین اصول و فنون مذاکره تجاری بوده و به معنای انجام اقدامات مختلفی است. برخی از این موارد عبارتند از:

• مرور و درک کامل کسب‌وکار طرف مقابل با بررسی وب‌سایت آنها، کنفرانس‌های خبری آنها، مقالات نوشته شده در مورد شرکتشان و غیره. به‌عنوان‌مثال، توصیه می‌کنیم در گوگل و لینکدین آن‌ها جستجو و مورد بررسی قرار دهید.
• بررسی سوابق شخصی که با او مذاکره می‌کنید به همراه بررسی هرگونه بیوگرافی شخص در سایت شرکت، پروفایل لینکدین فرد و جستجو در وب
• بررسی معاملات مشابه انجام شده توسط طرف مقابل و شرایط نهایی آن‌ها.

درک پویایی معامله

درک پویایی معامله در هر مذاکره‌ای حیاتی است. بنابراین برای تعیین موارد زیر آمادگی داشته باشید:

• چه کسی در مذاکره نفوذ بیشتری دارد؟ چه کسی بیشتر خواهان معامله است؟ (کدام طرف اهرم فشار بیشتری دارد؟ چه کسی نیاز بیشتری به این توافق دارد؟)
• طرف مقابل تحت چه محدودیت‌های زمانی قرار دارد؟ (طرف مقابل چقدر برای بستن معامله عجله دارد؟)
• طرف مقابل چه گزینه‌های دیگری دارد؟ (طرف مقابل چه راه‌حل‌های جایگزینی در نظر دارد؟)
•  آیا طرف مقابل قرار است از شما مبلغ قابل‌توجهی دریافت کند؟ در این صورت، اهرم فشار به نفع شما خواهد بود. (اگر شما پرداخت‌کننده اصلی هستید، نفوذ بیشتری خواهید داشت.)

گزینه‌های جایگزین در معامله

در بسیاری از موقعیت‌ها، داشتن گزینه‌های رقابتی [از طرف مقابل] می‌تواند مهم‌ترین اصول و فنون مذاکره تجاری به شمار رفته و به نفع شما باشد. این کار می‌تواند جایگاه شما را در مذاکره تقویت کرده و به شما امکان دهد بهترین تصمیم را برای پیشبرد کار بگیرید. به عنوان مثال، اگر در حال فروش شرکت خود هستید، بهترین کار این است که چند خریدار بالقوه سر میز مذاکره داشته باشید. شما نمی‌خواهید تا زمانی که در مورد بهترین قیمت و شرایط موجود به توافق نرسیده‌اید، در مذاکرات انحصاری با یک خریدار گیر بیفتید.

به همین ترتیب، اگر به دنبال خرید محصول، اجاره دفتر کار یا دریافت وام برای کسب‌وکار خود هستید، اغلب اوقات بهتر است گزینه‌های دیگری داشته باشید و طرف مقابل بداند که شما با رقبا در حال مذاکره هستید. با مذاکره هم‌زمان با دو یا چند طرف، اغلب می‌توانید قیمت بهتر یا شرایط قراردادی مطلوب‌تری به دست آورید.

عدم پذیرش اولین پیشنهاد

پذیرفتن اولین پیشنهاد از طرف مقابل معمولاً اشتباه است. برای مثال، اگر خانه‌تان را می‌فروشید و پیشنهادی دریافت می‌کنید، بهتر است با قیمتی بالاتر یا شرایط بهتر (حتی در صورت عدم وجود پیشنهادهای دیگر) پاسخ دهید. اگر مقابله نکنید، ممکن است طرف مقابل احساس کند که بیش از حد انتظار پیشنهاد داده و دچار پشیمانی شود و تلاش کند از معامله خارج شود.

خریداران نیز انتظار دارند که پاسخی در مقابل پیشنهادشان دریافت کنند چرا که می‌دانند اولین پیشنهادشان احتمالاً رد خواهد شد. اکثر خریداران در اولین پیشنهاد خود، فضایی برای افزایش قیمت (بسته به شرایط، معمولاً بین ۵ تا ۱۵ درصد) در نظر می‌گیرند.

ارائه پیشنهادهای متقابل و کمی چانه‌زنی باعث می‌شود که هر دو طرف احساس کنند بهترین معامله ممکن را انجام داده‌اند و در نتیجه، تعهد بیشتری برای نهایی کردن معامله داشته باشند.

تکنیک‌های مذاکره تجاری

پنج مورد از تکنیک‌های موثر در مذاکره تجاری شامل موارد زیر می‌شود:

تبدیل اضطراب به هیجان

مرحله آمادگی مذاکره اغلب با عوارض جانبی ناخوشایندی مانند عرق کردن کف دست، تپش قلب و اضطراب به‌ظاهر طاقت‌فرسا همراه است. به گفته آلیسون وود بروکس، استاد دانشکده کسب‌وکار هاروارد، حتی مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای نیز احساس عصبانیت می‌کنند اما این حالت ذهنی می‌تواند منجر به تصمیمات پرهزینه شود. ما تمایل داریم که بهترین اصول و فنون مذاکره تجاری برای مقابله با اضطراب را حفظ آرامش در نظر بگیریم اما تجربه نشان داده که گفتن آن از انجامش ساده‌تر است.

در چنین شرایطی، کارشناسان توصیه می‌کنند که سعی کنید حالت برانگیختگی فیزیولوژیکی بالا را که با اضطراب همراه است، به‌عنوان هیجان بازتعریف کنید. با بازتعریف یک احساس ناخوشایند مثل اضطراب و تبدیل آن به هیجان هم خودتان احساس بهتری تجربه خواهید کرد و هم کنترل خوبی بر مذاکره خواهید داشت.

جهت‌دهی به مذاکره با پیش‌نویس توافقنامه

باتوجه‌به یک تصمیم‌گیری رایج که به‌عنوان سوگیری لنگرگیری (anchoring bias) شناخته شده و اولین‌بار توسط روان‌شناسان آموس تورسکی و دانیل کانمن مستند شده است، شخصی که اولین پیشنهاد را در یک مذاکره ارائه می‌دهد به‌احتمال زیاد بحث را به نفع خود سوق می‌دهد. پیشنهادهای اولیه حتی برای مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای باتجربه هم به‌عنوان لنگرهای قدرتمندی عمل می‌کنند.

جسوالد سالاکوس، استاد دانشگاه تافتس، می‌گوید برای تأثیرگذاری بیشتر ممکن است سعی کنید مذاکرات اساسی را با یک پیش‌نویس توافقنامه یا قرارداد فرم استاندارد که به همراه مشاور حقوقی و هر تصمیم‌گیرنده مرتبط از تیم خود تهیه کرده‌اید، آغاز کنید. اگرچه چنین پیش‌نویس‌هایی همیشه مناسب نیستند اما می‌توانند تأثیر شما را بر مذاکره افزایش دهند. این یکی از تکنیک‌های مذاکره است که واقعاً ارزش امتحان کردن را دارد. یک قرارداد فرم استاندارد نه‌تنها از سوگیری لنگرگیری به نفع شما استفاده می‌کند، بلکه می‌تواند در زمان و هزینه هر دو طرف صرفه‌جویی کند.

استفاده از قدرت سکوت

استفاده از قدرت سکوت نیز جزو اصول و فنون مذاکره تجاری است. در مذاکره، تمایل ما انسان‌ها این است که با تکنیک‌های متقاعدسازی و بدون استدلال وارد سکوت‌های ناخوشایندی شه و مذاکره را نیمه‌تمام باقی بگذاریم. این در حالی است که به گفته گوهان سوبرامانیان، استاد دانشکده بازرگانی هاروارد و دانشکده حقوق هاروارد، این کار می‌تواند یک اشتباه بزرگ باشد. در عوض، بهتر است بعد از اینکه طرف مقابل صحبتش تمام شد، چند لحظه سکوت کرده و آنچه را که او به‌تازگی گفته، به طور کامل هضم کنید. سوبرامانیان می‌گوید: «سکوت بلافاصله بعد از صحبت طرف مقابل به شما این امکان را می‌دهد که غرایز خود برای دفاع از خود را کاهش داده و به جای آن غریزه خود را برای گوش‌دادن تقویت کنید».

سکوت همچنین می‌تواند به شما کمک کند تا تمایل خود را به سوگیری لنگرگیری کاهش دهید. سوبرامانیان می‌گوید: «اگر طرف مقابل یک لنگر عجیب‌وغریب بیندازد، سکوت حیرت‌زده شما به طور موثرتری از انبوهی از اعتراضات، لنگر را خنثی می‌کند».

درخواست مشاوره

مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای اغلب بر این باورند که درخواست مشاوره از طرف مقابل نشان‌دهنده ضعف، بی‌تجربگی یا هر دو است اما در واقع، در مطالعات اخیر، شرکت‌کنندگان همکارانی را که از آنها درخواست مشاوره می‌کردند، نسبت به همکارانی که درخواست مشاوره نمی‌کردند، باصلاحیت‌تر ارزیابی کردند. محققان دریافتند که وقتی از کسی مشاوره می‌خواهیم، به مشاور تملق می‌گوییم و اعتمادبه‌نفس او را تقویت می‌کنیم. بنابراین، در مواقعی که واقعاً به آن نیاز دارید، فرصت‌های درخواست مشاوره از طرف مقابل را در نظر بگیرید. نه‌تنها احتمالاً از مشاوره بهره‌مند می‌شوید، بلکه ممکن است در این فرآیند، روابط خود را تقویت کنید.

نمونه یک مذاکره تجاری

در دهه ۱۸۶۰، اندرو کارنگی و جورج پولمن بر سر برتری در تجارت واگن‌های خواب قطار با هم رقابت می‌کردند. شرکت حمل‌ونقل مرکزی (تحت کنترل کارنگی) با شرکت پولمن (تحت کنترل پولمن) برای به دست آوردن انحصار بر تجارت واگن‌های خواب راه‌آهن Union Pacific در حال جنگ بود.

هر دو شرکت با یکدیگر مبارزه می‌کردند، قیمت‌ها را کاهش می‌دادند و هرگونه فرصت سودی را از بین می‌بردند.

تا این که کارنگی و پولمن هر دو برای دیدار با هیئت مدیره راه‌آهن Union Pacific به نیویورک رفتند. در این بین ناگهان فکری به ذهن کارنگی رسید و باب گفتگو را با پولمن باز کرد: «عصر به خیر آقای پولمن، آیا ما از خودمان دو احمق نمی‌سازیم؟» پولمن که از این حرف کارنگی متعجب شده بود پرسید: «منظورت چیست؟» کارنگی سپس ابراز داشت که در حال فکر کردن به ادغام دو شرکتشان است. او با عباراتی درخشان، مزایای همکاری با یکدیگر را به‌جای رقابت با هم، تصویرسازی کرد.

پولمن با دقت گوش داد اما قانع نشد. سرانجام پرسید: «اسم شرکت جدید را چه می‌گذارید؟» و کارنگی بلافاصله پاسخ داد: «خب، البته شرکت واگن‌های پاسیفیک پولمن.» پولمن ناگهان خوشحال شد و گفت: «به اتاق من بیا، بیایید در موردش صحبت کنیم.»

کارنگی در زمان درست و با ادبیات درست، توانست توجه پولمن را به پیشنهاد خود جلب کند. در واقع، هدف او از مذاکره رسیدن به توافق و پایان دادن به جنگ و دعواها بود. این یکی از مذاکرات تجاری بسیار معروف و جالب در طول تاریخ بود.

اگر شما هم می‌خواهید همانند تاجران موفق، اصول و فنون مذاکره را به خوبی یاد بگیرید و در مذاکرات تجاری خود بهترین نتیجه را بگیرید، توصیه می‌کنیم در اشتراک آموزش سازمانی آکادمی همراه ثبت‌نام کرده و از دوره‌های آنلاین و حضوری ویژه آکادمی همراه اول بهره‌مند شوید. شما می‌توانید به کلیه دوره‌های مربوط به تجارت و اصول و فنون مذاکره دسترسی داشته و توانایی‌های خود را در این زمینه ارتقا دهید.