برنامه‌ریزی هم برای موفقیت شغلی و هم برای رسیدن به اهداف شخصی، الزامی است. برنامه‌ریزی است در که کسب و کارها، به پیشبرد بهتر استراتژی‌ها و تخصیص مفید‌تر منابع کمک می‌کند و همچنین یک نقشه راه عالی برای دستیابی به اهداف سازمانی است. 

در زندگی شخصی نیز برنامه ریزی به افراد کمک می‌کند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند، اهداف شخصی تعیین کرده و به آن‌ها دست پیدا کنند. در شرایط مختلف از وظایف روزانه مانند مدیریت خانواده گرفته تا تصمیمات مهم زندگی مانند انتخاب شغل یا بازنشستگی، داشتن یک برنامه سنجیده می‌تواند مسیر را مشخص‌تر کند. در ادامه مهم‌ترین و کارآمدترین تکنیک‌هایی که می‌توانید هنگام برنامه ریزی از آن‌ها استفاده کنید را بررسی می‌کنیم.

مولفه‌های مهم در هر برنامه ریزی

در اصل ما برنامه ریزی می‌کنیم تا اهداف مشخصی را تعیین کرده و بهترین مسیر برای دستیابی به آن‌ها را نیز به دست بیاوریم. برای داشتن یک برنامه ریزی استاندارد نیاز است درک درستی از وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب آینده داشته باشیم و حالا برای پر کردن شکاف بین این دو دنبال راه چاره بگردیم. 

هر نوعی از برنامه ریزی، باید شامل مولفه‌های مهم و مشخصی باشد که در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم:

۱. تعیین هدف

تعیین هدف نقطه شروع برنامه ریزی است. اهداف کوچک باید واضح، قابل اندازه‌گیری و همسو با اهداف بزرگ‌تر و بلند مدت شما باشند.

۲. ارزیابی منابع

حالا باید برآورد کنید که چه منابعی (زمان، پول، مهارت‌ها) را در دسترس دارید. این مرحله کمک می‌کند که برنامه ریزی شما واقع بینانه و قابل اجرا باشد.

۳. بررسی موانع

برنامه ریزی فقط به معنای استفاده از فرصت‌ها نیست، بلکه در مورد شناسایی موانع احتمالی و آماده شدن برای تغییرات و خطرات نیز هست. پس باید اتفاقات یا مواردی که ممکن است در برنامه ریزی شما مشکل ایجاد کند را از قبل بررسی کنید.

۴. تجزیه طرح

حالا باید مراحل مختلف برنامه خود را بنویسید. یعنی باید طرحی را برای رسیدن به هدف کلی‌تان داشته باشید و پس از آن، اهداف کوتاه مدت و کوچک‌تر را نیز تعیین کرده و آن‌ها را به مراحل مشخص و قابل اجرا تبدیل کنید. 

۵. ارزیابی عملکرد

در طول برنامه ریزی خود باید زمان‌هایی را برای بررسی و ارزیابی در نظر بگیرید. در آن زمان‌ها باید برگردید و از ابتدا بررسی کنید که تا چه حد طبق برنامه ریزی پیش رفته‌اید و به کدامیک از اهداف رسیده‌اید.

چرا تکنیک های برنامه ریزی مهم‌اند؟

داشتن برنامه‌ریزی ما را منظم‌تر می‌کند و به حرکت راحت‌تر در مسیر اهداف‌مان کمک می‌کند. برای اینکه برنامه ریزی بهتر و استاندارد تری داشته باشید، بهتر است تکنیک های برنامه ریزی را یاد بگیرید. اما این تکنیک‌ها چطور می‌توانند برنامه ریزی ما را غنی‌تر کنند؟

۱. ساختار و سازمان پیشرفته

تکنیک‌های برنامه ریزی ساختار واضحی برای برنامه‌ریزی ارائه می‌دهند و تضمین می‌کنند که هر جنبه‌ای از یک پروژه به‌طور روشمند بررسی می‌شود. در نهایت به سازماندهی موثر منابع، زمان و تلاش‌ها کمک می‌کند.

۲. افزایش انعطاف‌پذیری و سازگاری

متدولوژی‌های مدیریت پروژه مانند اسکرام بر سازگاری و پاسخگویی به تغییرات تاکید دارند. با ترکیب این تکنیک‌ها، برنامه‌ها انعطاف‌پذیرتر می‌شوند و به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا به سرعت به چالش‌های غیرمنتظره یا تغییرات پاسخ بدهند.

۳. بهبود مدیریت ریسک

تکنیک‌هایی مانند PERT که شامل ارزیابی و مدیریت ریسک هستند، با شناسایی زودهنگام خطرات احتمالی و برنامه ریزی برای موارد احتمالی، می‌توانند شما را برای عدم قطعیت‌ها آماده کنند.

۴. تمرکز و اولویت بندی پیشرفته

تکنیک‌ها به حفظ تمرکز و اولویت بندی وظایفی که مستقیما به اهداف اصلی شما مرتبط می‌شوند، کمک می‌کنند.

معرفی متداول‌ترین تکنیک های برنامه ریزی 

تکنیک های برنامه ریزی متداول اغلب تکنیک‌هایی هستند که از زمان‌های قدیم در برنامه ریزی مورد استفاده قرار می‌گرفته و مورد اعتماد هستند. این تکنیک‌ها شامل رویکردهای ساختار یافته و سیستماتیک برای دستیابی به اهداف می‌شوند. تکنیک های متداول هر کدام تلاش می‌کنند مسیرهای روشن‌تری را برای سازماندهی کارها و اولویت‌بندی اقدامات در برنامه ریزی ارائه بدهند. در ادامه برخی از تکنیک‌های مهم برنامه‌ریزی متداول را بررسی می‌کنیم: 

1. تنظیم هدف
2. تفکیک کارها
3. تنظیم اولویت
4. تعیین هدف

برنامه ریزی سنتی به ما می‌گوید که باید اهداف هوشمند تعیین کنیم. یعنی اهداف ما باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط با هدف اصلی و در چارچوب یک زمان مشخص باشند.

یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها برای تعیین هدف، فرمول SMART است. این رویکرد به شما کمک می‌کند که اهداف خود را به شکلی تعریف کنید که ملموس و قابل دستیابی باشند.

• خاص (Specific): اهداف باید واضح و مشخص باشند. مثلا رساندن فروش یک محصول در یک ماه به X تومان یا کاهش وزن تا X کیلو.
• قابل اندازه‌گیری (Measurable): باید معیارهای مشخصی برای سنجش پیشرفت و موفقیت وجود داشته باشد. مثلا اگر هدف شما رساندن فروش به میزان X تومان است، باید روش‌هایی نیز برای اندازه‌گیری میزان فروش وجود داشته باشد.
• دست یافتنی (Achievable): اهداف باید واقع بینانه و قابل دستیابی باشند تا بتوانند واقعاً انگیزه‌بخش باشند.
• مرتبط (Relevant): اهداف شما باید با اهداف بلند مدت‌تان هماهنگ شوند تا در نتیجه تلاش‌ها به سمت نتایج ارزشمند هدایت شود.
• محدود به زمان (Time-Bound): تعیین ددلاین برای هر بخش از برنامه به متعهد ماندن شما به برنامه کمک می‌کند و احتمال نتیجه‌گیری بهتر از برنامه را نیز بالاتر می‌برد.

۲. تفکیک کارها

برای تفکیک کارها و ساختاردهی به برنامه ریزی خود می‌توانید از برخی ابزارها استفاده کنید که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم:

روش Work Breakdown Structure

برای تفکیک کارها می‌توانید از ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) یا (WBS) استفاده کنید. این روش برای تجزیه پروژه‌ها به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر استفاده می‌شود که شامل تقسیم پروژه به فازها یا تسک‌های مختلف است که امکان نقشه راه برنامه را شفاف‌تر و مدیریت آن را آسان تر می‌کند.

نمودار گانت (Gantt Chart)

نمودار گانت نیز یک ابزار بصری است که برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه استفاده می‌شود. این نمودار جدول زمانی پروژه را ارائه داده و نشان می‌دهد هر کار چه زمانی و چه مدت باید طول بکشد. پس گانت نه تنها به درک جریان پروژه کمک می‌کند، بلکه در حصول اطمینان از تخصیص مناسب منابع و درک واضح وابستگی‌ها نیز تاثیرگذار است 

۳. تعیین اولویت‌ها

برای تعیین اولویت‌ها و اینکه ببینید چطور باید هدف بزرگ‌تان را به اهداف کوچک‌تر تقسیم‌بندی کنید نیز ابزارهایی وجود دارد که در ادامه معرفی می‌کنیم:

جعبه آیزنهاور (ماتریس فوری-مهم)

جعبه آیزنهاور یک ابزار تصمیم گیری است که به اولویت‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها کمک می‌کند. این جعبه وظایف به چهار بخش طبقه‌بندی می‌شود:

1. فوری و مهم: کارهایی که باید فورا انجام دهید.
2.  مهم، اما نه فوری: کارهایی که می‌توانید بعدا برای انجام آن‌ها برنامه ریزی کنید.
3. فوری، اما نه مهم: کارهایی که می‌توانید به شخص دیگری محول کنید.
4. نه فوری و نه مهم: کارهایی که می‌توانید آن‌ها را حذف کنید.

این روش به تمرکز بر آنچه واقعا مهم است، کمک می‌کند و زمان صرف شده برای کارهای غیر ضروری را کاهش می‌دهد.

قانون ۸۰/۲۰

اصل Pareto یا قانون ۸۰/۲۰ بیان می‌کند که تقریباً ۸۰ درصد از تأثیرات ناشی از ۲۰ درصد تلاش‌ها است. در چارچوب این تکنیک برنامه ریزی، این یعنی شما باید ۲۰ درصد از وظایف یا تلاش‌هایی را شناسایی کنید که ۸۰ درصد از نتایج یا منافع را به همراه خواهند داشت. این اصل برای بهینه‌سازی کارایی و اثربخشی بیشتر برنامه است و باعث می‌شود که منابع بر روی تاثیرگذارترین اهداف متمرکز شوند.

تکنیک های برنامه ریزی روزانه برای صرفه‌جویی بهتر در زمان

اگر از تکنیک های برنامه ریزی روزانه استفاده کنید، به طور قابل توجهی بهره‌وری شما را بالاتر خواهد رفت. چرا که این تکنیک‌ها به شما کمک کنند هوشمندانه‌تر عمل کرده و در زمان صرفه جویی کنید. در ادامه چند استراتژی موثر در برنامه ریزی روزانه را آورده‌ایم:

1. دسته‌بندی کردن زمان: بهتر است روز خود را به بلوک‌های زمانی تقسیم کنید و وظایف یا فعالیت‌های خاصی را به هر بلوک اختصاص دهید. اگر تمرکز کردن برای شما سخت است، این تکنیک می‌تواند مفید باشد چون این کار از انجام دادن چند وظیفه در یک زمان جلوگیری می‌کند.
2. روش آیوی: در پایان هر روز، شش مورد مهمی را که باید روز بعد انجام دهید، یادداشت کنید. آن شش مورد را به ترتیب اهمیت آن‌ها اولویت‌بندی کنید. حالا هنگامی که روز خود را شروع می‌کنید، فقط بر روی اولین کار تمرکز کنید تا زمانی که به پایان برسد، سپس به سراغ کار دوم بروید. در پایان روز، موارد ناتمام را به یک لیست جدید از شش کار برای روز بعد منتقل کنید.
3. تکنیک پومودورو: ۲۵ دقیقه کار کنید، سپس ۵ دقیقه استراحت کنید، این یک چرخه “پومودورو” نامیده می‌شود. بعد از هر چهار “پومودورو” می‌توانید استراحت بیشتری در حد ۱۵ تا ۳۰ دقیقه داشته باشید. این تکنیک به حفظ تمرکز کمک کرده و از خستگی ذهنی جلوگیری می‌کند.
4. قانون ۱-۳-۵: بپذیرید که نمی‌توانید همه کارها را در یک روز انجام دهید. هر روز ۱ کار بزرگ، ۳ کار متوسط و ۵ کار کوچک را برای انجام دادن انتخاب کنید. این تکنیک به تعیین اهداف واقع‌بینانه‌تر کمک می‌کند و در هنگام چک کردن موارد انجام شده در پایان روز، به شما احساس موفقیت می‌دهد. این مورد می‌تواند یکی از تکنیک های برنامه ریزی درسی باشد و دانش‌آموزان از آن استفاده کنند.
5. قانون دو دقیقه: اگر یک کار در لیست شما هست که کمتر از دو دقیقه طول می‌کشد، در همان ابتدای روز آن را انجام دهید. این کار به کاهش بخش‌هایی که در لیست کارهای شما باقی مانده‌اند؛ کمک می‌کند.

تکنیک های برنامه ریزی برای مدیریت پروژه

برنامه ریزی پروژه یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین مراحل در فرآیند مدیریت پروژه است که می‌تواند در تخصیص بهتر منابع و برآورد دقیق‌تر زمان‌بندی‌ها مناسب باشد. در ادامه برخی از مهم‌ترین تکنیک‌های برنامه ریزی در سازمان را بررسی خواهیم کرد:

۱. ساختار شکست کار یا (WBS)

Work Breakdown Structure پروژه را به قطعات کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تجزیه کرده و باعث می‌شوند روند انجام پروژه سریع‌تر اتفاق بیفتد. این مدل برای پروژه‌هایی که نیاز به تحویل سریع دارند، مناسب است.

۲. Critical Path Method (CPM)

طولانی‌ترین فعالیت‌هایی که به هم وابسته هستند و باید پشت سر هم انجام شوند را شناسایی کرده و زمان لازم برای تکمیل آن‌ها را اندازه‌گیری کنید. این تکنیک به درک حداقل مدت زمان پروژه و اهمیت هر کار کمک می‌کند.

۳. تکنیک ارزیابی و بررسی برنامه (PERT)

تکنیک Program Evaluation and Review Technique مشابه روش CPM بوده و یکی از تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی است، اما در آن تخمین زمان احتمالی اتفاق می‌افتد و زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که در مورد مدت زمان انجام وظایف پروژه عدم اطمینان وجود داشته باشد.

۴. تخصیص منابع

در برنامه شما باید حتما منابع مناسب در زمان‌های مناسب برای ادامه پروژه در دسترس باشند.

۵. برنامه ریزی مدیریت ریسک

در برنامه ریزی مدیریت پروژه باید خطرات بالقوه را شناسایی کرده و تأثیر آن‌ها را ارزیابی کنید و برای واکنش‌های تیم در مواجهه با خطرات برنامه‌ریزی کنید.

۶. اهداف هوشمند

بهتر است اهدافی که تعیین می‌کنید، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط با هدف اصلی و محدود به یک زمان خاص باشد تا اهداف پروژه در یک چارچوب زمانی مشخص به دست بیاید.

۷. مدیریت ارزش کسب شده (EVM)

Earned Value Management محدوده پروژه، زمان‌بندی و اندازه‌گیری منابع را برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت پروژه ترکیب می‌کند. این تکنیک به درک چگونگی عملکرد پروژه از نظر هزینه و برنامه کمک می‌کند. اجزای اساسی EVM عبارتند از:

۱. ارزش برنامه ریزی شده (PV): که به عنوان هزینه برنامه ریزی شده کار (BCWS) نیز شناخته می‌شود و نشان دهنده کل هزینه‌ای است که برای کارهای برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی معین درنظر گرفته شده است.

۲. هزینه واقعی (AC): هزینه‌ای است که که به عنوان هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) نیز شناخته می‌شود و نشان دهنده هزینه واقعی انجام شده برای کارهای برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی معین است.

۳. ارزش کسب شده (EV): به عنوان هزینه کار انجام شده با بودجه (BCWP) شناخته می‌شود و نشان دهنده ارزش کاری است که در هر مقطع زمانی معین، انجام شده است و بر حسب بودجه تخصیص یافته برای آن کار اندازه‌گیری می‌شود.

حالا محاسباتی بر طبق فرمول‌های زیر انجام می‌شود:

۱. واریانس هزینه (CV) = EV – AC: نشان می‌دهد که کار تکمیل شده هزینه‌ای بیشتر از بودجه داشته است یا کمتر.

۲. واریانس برنامه (SV) = EV – PV: نشان می‌دهد که پروژه از ددلاین برنامه‌ریزی شده جلوتر است یا عقب است.

۳. شاخص عملکرد هزینه (CPI) = EV / AC: کارایی هزینه را با مقایسه ارزش کار انجام شده بوسیله هزینه واقعی اندازه گیری می‌کند. یعنی محاسبه می‌کند که تا چه حد در تخصیص بودجه خوب عمل کرده‌ایم.

۴. شاخص عملکرد برنامه (SPI) = EV / PV: کارایی برنامه را بوسیله مقایسه کار انجام شده و کار برنامه ریزی شده اندازه گیری می‌کند. درواقع محاسبه می‌کند که تا چه حد در برنامه‌ریزی خوب عمل کرده‌ایم.

به این نکته توجه کنید که  این تکنیک‌ها منحصر به فرد نیستند و می‌توانند با هم ترکیب شوند یا متناسب با نیازهای خاص یک پروژه طراحی شوند. همچنین اندازه، پیچیدگی، صنعت و ساختار تیم همگی می‌توانند بر انتخاب تکنیک های برنامه ریزی پروژه تاثیر بگذارند. 

۸. برنامه ریزی چابک (Agile)

Agile یک رویکرد مدیریت پروژه و توسعه محصول است که اصول آن سازگاری، همکاری مشتری و واکنش سریع به تغییر است. Agile  در ابتدا در پروژه‌های توسعه نرم افزار بکار گرفته می‌شد، اما حالا به عنوان یکی از تکنیک های برنامه ریزی نیروی انسانی برای پیشبرد اهداف در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. مشخصه مهم اجایل دوره‌های زمانی-کاری تکرار شونده به نام اسپرینت است.

۹. متدهای Scrum و Kanban

اسکرام و کانبان که دو مورد از تکنیک های برنامه ریزی منابع انسانی هستند نیز امروزه بسیار مورد استقبال سازمان‌ها قرار گرفته‌اند. اسکرام یک فریم ورک چابک است که کارها را در قالب‌های تکرار شونده به نام اسپرینت سازماندهی می‌کند که هر اسپرینت معمولاً ۲ تا ۴ هفته طول می‌کشد. تیم‌های اسکرام جلسات منظمی را برگزار می‌کنند؛ مانند استندآپ‌های روزانه، برنامه ریزی برای هر اسپرینت و بررسی اسپرینت گذشته.

کانبان نیز یک رویکرد بصری برای مدیریت کار در طول یک فرآیند است. گراف‌های کانبان گردش کار را به صورت تجسمی و قابل فهم نشان می‌دهند، به همین دلیل می‌توانند پیشرفت کار را نشان داده و کارایی را بیشتر کنند.

یک دوره آموزشی مفید برای یادگیری متد agile

آکادمی همراه یک دوره آموزشی غیرحضوری تحت عنوان مبانی چابک عرضه کرده است که طی آن شرکت‌کنندگان علاوه بر اینکه با مبانی چابک، اسکرام و کانبان آشنا می‌شوند، بطور کلی با مدیریت پروژه و نگرش‌ها و چارچوب‌های آن نیز آشنا خواهند شد. اگر یک مدیر هستید یا می‌خواهید در آینده نزدیک یک مدیر باشید، با شرکت در دوره agile آکادمی همراه توانایی‌ها و مهارت‌های زیادی را در زمینه مدیریت به دست خواهید آورد. همچنین این دوره می‌تواند شما را برای استخدام در موقعیت شغلی اسکرام مستر نیز آماده کند. برای اطلاعات بیشتر به صفحه «دوره چابک» آکادمی همراه سر بزنید.

جمع‌بندی

گنجاندن تکنیک های برنامه ریزی استراتژیک مختلف در فرآیند برنامه‌ریزی می‌تواند تجربه و نتایج برنامه‌ریزی را به میزان قابل توجهی غنی‌تر کند. ادغام تکنیک‌های مختلف برنامه‌ریزی می‌تواند منجر به یک برنامه‌ریزی ساختاریافته‌تر، انعطاف‌پذیرتر و مؤثرتر شود. تکنیک های برنامه ریزی در مدیریت بهتر موانع احتمالی، اولویت‌بندی کارها، بهبود کیفیت نتیجه و بهینه سازی منابع موثر هستند. 

در مقاله بطور کلی تکنیکی های رایج، شناخته شده و مورد اعتماد برنامه‌ریزی را آموزش داده که شامل مواردی مانند نمودار گارنت، جعبه آیزرنهاور و روش آیوی لی بود. سپس دو دسته تکنیک برای برنامه ریزی روزانه و برنامه‌ ریزی سازمانی را معرفی کردیم، متدهای برنامه‌ریزی روزانه می‌توانند در بهبود نتایج کارهای شما در بازه زمانی یک روز موثر باشند.

تکنیک‌های سازمانی نیز به مدیران کمک می‌کنند تا بتوانند برنامه ریزی بهتری برای به پایان رسیدن پروژه ها انجام دهند. مدیران با این تکنیک‌ها می‌توانند، تسک‌ها، منابع مالی و زمان اختصاص داده شده به هر پروژه را تعیین کنند. نکته کلیدی این است که تکنیک هایی را انتخاب کنید که به بهترین وجه متناسب با نیازها و زمینه پروژه یا اهداف شما باشند.

منابع: