کانبان روشی بصری برای مدیریت پروژهها است که در آن وظایف بهشکل کارت روی یک برد نمایش داده میشوند. برد کانبان معمولا ستونهایی مانند «انجامنشده»، «در حال انجام» و «انجامشده» دارد و کارتها با پیشرفت کار میان این ستونها جابهجا میشوند. در این مطلب از وبلاگ آکادمی همراه اول، توضیح خواهیم داد که کانبان چیست و چه اصولی دارد. در گام بعدی، با ابزارها و نحوه ساخت تابلو کانبان آشنا میشویم و مزایای استفاده از سیستم کانبان را یاد میگیریم. در بخش بعدی، با تفاوت روش کانبان و اسکرام و ارتباط آنها با اجایل آشنا خواهیم شد و به چند سوال مهم در مورد کانبان پاسخ میدهیم.
کانبان چیست؟ | همه چیز درباره سیستم Kanban
فهرست مطالب
فهرست مطالب
کانبان چیست؟
قبل از هر چیزی لازم است به این سوال پاسخ دهیم که کانبان چیست. «سیستم کانبان» (The Kanban System) روشی برای مدیریت کارها و پیگیری روند انجام آنها است که در آن، وظایف بهصورت کارت روی یک تابلو نمایش داده میشوند. به همین دلیل، اعضای تیم میتوانند با یک نگاه ببینند هر کار در چه مرحلهای قرار دارد و کدام بخش از پروژه با تأخیر یا مشکل روبهرو شده است.
یک تابلوی کانبان معمولا چند ستون دارد. هر ستون یکی از مراحل انجام کار را نشان میدهد. برای مثال، این ستونها میتوانند شامل «کارهای انجامنشده»، «در حال انجام» و «انجامشده» باشند. با توجه به نوع پروژه، میتوان ستونهای دیگری مانند «بازبینی کد»، «بررسی کیفیت» یا «در انتظار تأیید» نیز به تابلو اضافه کرد.
هر وظیفه به شکل یک کارت روی تابلو قرار میگیرد. روی این کارت اطلاعاتی مانند نام وظیفه، مسئول انجام آن، زمان تحویل و سایر جزئیات لازم نوشته میشود. با پیشرفت کار، کارتها از سمت چپ به سمت راست تابلو جابهجا میشوند. این جابهجایی به اعضای تیم کمک میکند وضعیت کارها را بهسادگی دنبال کنند.
به این ترتیب، اعضای تیم ابتدا کارهای شروعشده را به پایان میرسانند و سپس سراغ وظایف جدید میروند. با کمک این روش، افراد میتوانند تمرکز بیشتری داشته باشند، کارهای نیمهتمام کمتر شوند و روند انجام پروژه سریعتر و منظمتر پیش برود.
واژه «کانبان» ریشه ژاپنی دارد و به معنای «نشانه دیداری»، «تابلو راهنما» یا «کارت» است. این روش را تایایچی اونو، مهندس صنایع ژاپنی، در دهه ۱۹۴۰ میلادی مطرح کرد. او وظیفه داشت اتلاف منابع را در کارخانههای خودروسازی کاهش و بازدهی کار را افزایش دهد. با گذشت زمان و پیشرفت روشهای مدیریت پروژه، از کانبان در بسیاری از صنایع برای مدیریت وظایف، پروژهها و مراحل انجام کار استفاده میشود.
محمدرضا مرادی
توسعه محصول با اسکرام
(۱۷۳ رای)
۸۱۳ نفر
۱۲۴۵ ساعت و ۴۰ دقیقه
اصول روش کانبان چیست؟
روش کانبان بر پنج اصل مهم زیر استوار است که به تیمها کمک میکنند جریان کار را بهتر مدیریت کنند و بهمرور زمان عملکرد خود را بهبود دهند:
- تجسم کردن کار (Visualize Workflow)
- محدود کردن کارهای در دست اقدام (WIP Limits)
- مدیریت جریان کار (Manage Flow)
- ایجاد سیاستهای صریح (Make Process Policies Explicit)
- ایجاد حلقههای بازخورد (Implement Feedback Loops)
در ادامه، در مورد هریک توضیح میدهیم.
تجسم کردن کار
در کانبان، همه مراحل انجام کار روی یک برد نمایش داده میشوند و هر وظیفه به شکل یک کارت روی این برد قرار میگیرد. با جابهجایی کارتها میان ستونهای مختلف، اعضای تیم میتوانند بهسادگی ببینند هر کار در چه مرحلهای قرار دارد، مسئول آن چه کسی است و کدام وظایف با تأخیر روبهرو شدهاند. این نمایش تصویری کمک میکند وضعیت پروژه برای همه روشن باشد.
محدود کردن کارهای در دست اقدام
یکی از اصول مهم کانبان، محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام است. در این روش، اعضای تیم نباید چندین کار را همزمان شروع و آنها را نیمهتمام رها کنند. همچنین، سرپرست تیم میتواند برای تعداد کارتهای هر ستون محدودیت تعیین کند. برای مثال، ممکن است تیم تصمیم بگیرد در ستون «در حال انجام» بیشتر از سه کارت قرار نگیرد. این محدودیت از شروع همزمان تعداد زیادی کار جلوگیری میکند و باعث میشود اعضای تیم ابتدا وظایف فعلی را به پایان برسانند و سپس سراغ کارهای جدید بروند.
مدیریت جریان کار
مدیریت جریان کار در کانبان یعنی بررسی کنیم وظایف با چه سرعت و نظمی از یک مرحله به مرحله بعد منتقل میشوند. اگر کارتها در یک ستون برای مدت زیادی باقی بمانند، ممکن است در آن بخش مشکلی وجود داشته باشد. تیم باید دلیل این کندی را پیدا و آن را برطرف کند تا کارها بدون توقف و با نظم بیشتری پیش بروند.
ایجاد سیاست های صریح
اعضای تیم باید بدانند هر کار تحت چه شرایطی میتواند از یک مرحله به مرحله بعد منتقل شود. برای مثال، ممکن است یک وظیفه فقط زمانی وارد ستون «انجامشده» شود که بررسی کیفیت آن نیز کامل شده باشد. مشخص بودن این قوانین باعث میشود همه افراد روش یکسانی برای انجام کار داشته باشند و از سوءتفاهم و سردرگمی جلوگیری شود.
ایجاد حلقه های بازخورد
تیمها باید بهطور منظم نتایج کار خود را بررسی و درباره مشکلات و فرصتهای بهبود گفتوگو کنند. این کار میتواند از طریق جلسههای دورهای، بررسی عملکرد تیم و مرور تجربههای گذشته انجام شود. بازخوردهای منظم کمک میکنند مشکلات سریعتر شناسایی شوند و روش انجام کار بهمرور بهتر شود.
چگونه از روش کانبان استفاده کنیم؟
اما نحوه استفاده از کانبان چیست؟ برای استفاده درست از کانبان باید همه کارها را روی یک برد نمایش دهید، برای هر وظیفه کارت جداگانه بسازید، کارتها را بر اساس وضعیت واقعی جابهجا کنید و تعداد کارهای همزمان را محدود نگه دارید. به این ترتیب، اعضای تیم میتوانند اولویتها را بهتر ببینند، پیشرفت کارها را دنبال کنند و مشکلات را پیش از آنکه باعث تأخیر در پروژه شوند، شناسایی کنند.
در فهرست زیر، مراحل استفاده از روش کانبان را ذکر کردهایم:
- مشخص کردن مراحل انجام کار و ساخت برد کانبان
- درست کردن کارت کانبان برای هر وظیفه
- اولویتبندی کارتهای کانبان
- شروع کار و جابهجایی کارتها
- محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام
- مشخص کردن مشکلات و دلایل توقف کار
- مرتب کردن برد کانبان به صورت منظم
- بهبود مراحل کار در طول زمان
در ادامه، در مورد هریک توضیح میدهیم.
مشخص کردن مراحل انجام کار و ساخت برد کانبان
در مرحله اول، روند انجام کار را به چند بخش تقسیم کنید. یک برد ساده کانبان معمولا سه ستون دارد:
- کارهای انجامنشده (To Do)
- کارهای در حال انجام (In Progress)
- کارهای انجامشده (Done)
با توجه به نوع پروژه، میتوانید ستونهای دیگری مانند «در انتظار بررسی»، «بازبینی»، «در انتظار تأیید» یا «آماده انتشار» نیز به برد اضافه کنید. بهتر است ستونها دقیقا با مراحل واقعی کار در تیم هماهنگ باشند.
درست کردن کارت کانبان برای هر وظیفه
هر کار باید به شکل یک کارت جداگانه روی برد قرار بگیرد. روی هر کارت اطلاعات لازم درباره آن وظیفه را بنویسید، از جمله مهمترین اطلاعات موجود در کارت کانبان میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- عنوان کار
- نام مسئول انجام آن
- میزان اولویت کار
- مهلت تحویل
- توضیحات لازم
- لینکها یا فایلهای مرتبط
اطلاعات کارت باید بهاندازهای کامل باشد که اعضای تیم برای درک وظیفه مجبور نباشند پیامها، ایمیلها یا فایلهای مختلف را جستجو کنند.
اولویت بندی کارتهای کانبان
کارتهای ستون «کارهای انجامنشده» را بر اساس اهمیت و زمان تحویل مرتب کنید. وظایف مهمتر یا فوریتر باید بالاتر قرار بگیرند تا اعضای تیم بدانند ابتدا باید سراغ کدام کارها بروند. این کار باعث میشود اولویتها برای همه روشن باشند و اعضای تیم زمان خود را روی وظایف کماهمیت صرف نکنند.
شروع و جابهجایی کارتها
هنگامی که یکی از اعضای تیم انجام یک وظیفه را شروع میکند، کارت آن باید از ستون «کارهای انجامنشده» به ستون «در حال انجام» منتقل شود.
با پیشرفت کار، کارت نیز میان ستونهای مختلف حرکت میکند. برای مثال، ممکن است کارت ابتدا وارد ستون «در حال انجام»، سپس «در انتظار بررسی» و در پایان «انجامشده» شود. بهتر است کارتها همیشه با وضعیت واقعی کار هماهنگ باشند. در غیر این صورت، برد کانبان تصویر درستی از پروژه نشان نخواهد داد.
محدود کردن تعداد کارهای در حال انجام
یکی از اصول مهم کانبان این است که اعضای تیم نباید تعداد زیادی کار را همزمان شروع کنند. برای ستون «در حال انجام» محدودیت تعیین کنید؛ برای مثال، مشخص کنید که در هر زمان بیشتر از سه کارت در این ستون قرار نگیرد.
این محدودیت باعث میشود اعضای تیم ابتدا کارهای فعلی را به پایان برسانند و سپس سراغ وظایف جدید بروند. در نتیجه، تمرکز بیشتر و تعداد کارهای نیمهتمام کمتر میشود.
مشخص کردن مشکلات و دلایل توقف کار
اگر انجام یک وظیفه به دلیل کمبود اطلاعات، تأخیر در تأیید یا مشکل دیگری متوقف شده است، این موضوع را روی کارت مشخص کنید. همچنین میتوانید کارتهای متوقفشده را با یک برچسب جداگانه نشان دهید.
اگر چند کارت برای مدت زیادی در یک ستون باقی بمانند، احتمالا در آن مرحله مشکلی وجود دارد. تیم باید دلیل این توقف را بررسی و راهی برای برطرف کردن آن پیدا کند.
مرتب کردن برد کانبان به صورت منظم
اعضای تیم باید در زمانهای مشخص، برد کانبان را بررسی کنند. در این بررسی میتوان درباره موارد زیر گفتوگو کرد:
- کدام کارها در حال انجام هستند؟
- کدام کارها متوقف شدهاند؟
- چه وظایفی باید در اولویت قرار بگیرند؟
- آیا حجم کار بعضی از اعضای تیم بیش از حد زیاد است؟
- کدام کارها آماده انتقال به مرحله بعد هستند؟
این بررسیها کمک میکنند همه اعضای تیم از وضعیت پروژه اطلاع داشته باشند و مشکلات زودتر شناسایی شوند.
بهبود مراحل کار در طول زمان
پس از مدتی استفاده از روش کانبان، بررسی کنید که کدام بخشها بهخوبی کار میکنند و کدام بخشها نیاز به تغییر دارند. ممکن است لازم باشد ستون جدیدی به برد اضافه، بعضی مراحل را حذف کنید یا محدودیت تعداد کارتها را تغییر دهید. دقت کنید هدف از روش کانبان این نیست که ساختار ثابتی برای همیشه ایجاد شود و برد باید همزمان با تغییر نیازهای تیم و پروژه بهبود پیدا کند.
میلاد میرزایی
چگونه مدیر محصول شویم؟
(۲۲۲ رای)
۲۸۹۷ نفر
۸۰ ساعت و ۴۱ دقیقه
رایگان
مزایای استفاده از سیستم کانبان چیست؟
اما مزایای سیستم کانبان چیست؟ سیستم کانبان با سادهتر کردن فرایندها و افزایش شفافیت و بهرهوری، مدیریت جریان کار را آسانتر میکند. مهمترین مزایای استفاده از روش کانبان برای تیمها عبارتاند از:
- افزایش بهرهوری
- دید بهتر نسبت به وضعیت پروژه
- کاهش توقف و انباشته شدن کارها
- همکاری بهتر اعضای تیم
- تصمیمگیری پیشگیرانه
- کاهش فشار کاری
- بهبود مداوم روند کار
در ادامه، در مورد هریک توضیح میدهیم.
افزایش بهرهوری
روش کانبان به اعضای تیم کمک میکند بهجای انجام همزمان چندین کار، روی تکمیل وظایف فعلی تمرکز کنند. با کمک نرمافزارهای دیجیتال مدیریت پروژه به این سیستم نیز میتوان برای فهرست وظایف، هشدار و یادآور تنظیم کرد. در نتیجه، اعضای تیم بدون جابهجایی میان پلتفرمهای مختلف، اعلانهای مربوط به تغییرات پروژه و مهلت انجام کارها را دریافت میکنند که این موضوع در نهایت، به افزایش بهرهوری تیم کمک میکند.
دید بهتر نسبت به وضعیت پروژه
نمایش تصویری پروژه باعث میشود وضعیت هر مرحله و هر وظیفه بهسادگی مشخص باشد. اعضای تیم همیشه میدانند مرحله بعد چیست و کدام کارها به توجه بیشتری نیاز دارند. همچنین دیگر لازم نیست برای پیدا کردن اطلاعات، فایلهای اکسل، ایمیلها یا پیامهای شخصی مختلف را جستوجو کنند.
کاهش توقف و انباشته شدن کارها
اگر کارها در یکی از مراحل جمع شوند یا حجم وظایف برخی از اعضای تیم بیش از حد افزایش پیدا کند، کانبان به شناسایی سریع این مشکل کمک میکند. به این ترتیب، تیم میتواند پیش از آنکه این وضعیت باعث کند شدن کل پروژه شود، برای رفع آن اقدام کند.
همکاری بهتر اعضای تیم
شفاف بودن سیستم کانبان باعث میشود همه اعضای تیم بدانند هر فرد روی چه کاری فعالیت میکند. این موضوع به رصد لحظهای تغییرات کمک زیادی میکند. به همین شکل، اضافه کردن کارت جدید به برد کانبان، تغییر مهلت انجام کارها در صورت نیاز و انجام گفتگوهای مرتبط در هر مرحله آسانتر خواهد بود. این هماهنگی باعث کاهش سردرگمی، بهبود همکاری تیمی و انتقال روانتر کارها میان افراد میشود.
تصمیمگیری پیشگیرانه
کانبان به تیمها کمک میکند مهمترین وظایف را در اولویت قرار دهند زیرا از طریق مشاهده الگوهای تکرارشونده در انجام وظایف و ترکیب آنها با بررسی دادههای گذشته و فعلی، میتوان اطلاعات سریع و کاربردی در اختیار مدیران پروژه قرار داد.
برای مثال، اگر یک کار مهم در پروژههای قبلی به دلیل طولانی بودن فرایند تأیید یا مشکلات زنجیره تأمین با تأخیر روبهرو شده باشد، مدیر پروژه میتواند پیش از تکرار این مشکل برای آن راهحل پیدا کند.
کاهش فشار کاری
با محدود کردن تعداد کارهایی که هر فرد بهطور همزمان انجام میدهد، مدیران پروژه میتوانند حجم کار اعضای تیم را در سطح مناسبی نگه دارند. بسیاری از نرمافزارهای مدیریت پروژه مانند ترلو و نوشن نیز با ارسال خودکار یادآورها و بررسی منظم پیشرفت کارها در کانالهای پروژه یا جلسههای کوتاه تیمی، پشتیبانی بیشتری فراهم میکند.
بهبود مداوم روند کار
جریان کار کانبان به تیمها کمک میکند الگوها و روندهای تکرارشونده را شناسایی و از آنها در پروژههای آینده استفاده کنند. برای مثال، تیم میتواند دادههای لازم را برای مدیریت بهتر زمان یا تقسیم مناسبتر منابع جمعآوری کند.
با بررسی این اطلاعات، تیمها میتوانند جریان کار خود را بهینه، روشهای تازهای برای بهبود پیدا کنند و برای رسیدن به نتایج بهتر، فرایندهای خود را تغییر دهند.
نکات کاربردی برای اجرای بهتر کانبان
در این بخش توضیح خواهیم داد که مهمترین نکته در اجرای کانبان چیست. هنگام طراحی و بهبود فرایندهای کاری با کانبان چه در پروژههای کوچک و چه در سراسر سازمان، بهتر است نکات زیر را در نظر داشته باشید تا بهرهوری این روش را به حداکثر برسانید:
- نمایش تمام مراحل انجام کار روی برد کانبان
- محدود کردن تعداد کارهای در دست اقدام
- بررسی منظم فرایند انجام کار
- شفاف بودن در تمام مراحل
- استفاده از نرمافزارها و ابزارهای دیجیتال برای دریافت بازخورد فوری
در ادامه، توضیح میدهیم اهمیت هریک از این موارد در سیستم کانبان چیست.
نمایش تمام مراحل انجام کار روی برد کانبان
تمام مراحل مهم کار، از فهرست کارهای آینده (Backlog) تا مرحله «انجامشده» را روی برد قرار دهید. نمایش کامل مراحل کمک میکند بخشهایی را که باعث کندی یا جمعشدن کارها میشوند، زودتر شناسایی کنید.
محدود کردن تعداد کارهای در دست اقدام
برای تعداد وظایف فعالی که میتوانند همزمان در هر مرحله قرار بگیرند، محدودیت تعیین کنید. این کار از افزایش بیش از حد حجم کار جلوگیری میکند، تأخیرها را کاهش میدهد و باعث میشود کارها از ابتدا تا پایان با روندی منظم و پیوسته پیش بروند.
بررسی منظم فرایند انجام کار
در طول پروژه، جلسههای کوتاهی برای مرور عملکرد تیم برگزار کنید. در این جلسهها میتوانید راههای بهبود را شناسایی کنید و وظایفی را که متوقف شدهاند، همان زمان بررسی و پیگیری کنید. یکی از نقاط قوت اصلی کانبان این است که فرایندها بهصورت مداوم بررسی و بهتر میشوند.
شفاف بودن در تمام مراحل
برای کارتها از برچسبها و اصطلاحات یکسان استفاده و مسئول هر کار را مشخص کنید و مهلت تحویل روشنی در نظر بگیرید. این کار باعث میشود اعضای تیم اطلاعات را به شکل یکسان درک کنند و وظایف بدون سردرگمی پیش بروند.
استفاده از نرمافزارها و ابزارهای دیجیتال برای دریافت بازخورد فوری
نرمافزارها و ابزارهای دیجیتال، گزینههای مناسبی برای اجرای کانبان بهشکل آنلاین هستند. اعضای تیم با استفاده از این ابزارها میتوانند تغییرات برد را ببینند، درباره وظایف گفتوگو کنند، مشکلات را سریعتر گزارش دهند و تصمیمهای لازم را بهصورت گروهی بگیرند.
در بخش بعدی، چند ابزار مهم را معرفی میکنیم تا بهتر درک کنید مزایای استفاده از نرمافزارهای مدیریت پروژه برای اجرای بهتر روش کانبان چیست.
بهترین نرم افزارهای کانبان برای مدیریت پروژه
شاید برایتان سوال پیش بیاید که بهترین ابزار اجرای کانبان چیست. ترلو، جیرا، آسانا و نوشن از بهترین نرم افزارهای کانبان برای مدیریت پروژه هستند. در حقیقت، ابزارهای مختلفی برای اجرای کانبان بهصورت دیجیتال وجود دارند. این نرمافزارها به تیمها کمک میکنند بردهای کانبان بسازند، وظایف را روی کارتها ثبت، مسئول هر کار را مشخص، مهلت تحویل تعیین و پیشرفت پروژه را دنبال کنند.
در ادامه، معرفی مختصری از بهترین ابزارهای مدیریت کردن پروژه خواهیم داشت.
مرتضی یزدان پرست
استراتژی محصول
(۱۳۹ رای)
۶۲۲ نفر
۴۳۴ ساعت و ۴۹ دقیقه
ابزار Trello
Trello یکی از سادهترین و شناختهشدهترین ابزارهای کانبان محسوب میشود. ساختار آن بر پایه برد، فهرست و کارت طراحی شده است و کاربران میتوانند کارتها را میان مراحل مختلف کار جابهجا کنند.
در هر کارت میتوان اطلاعاتی مانند توضیحات، مسئول انجام کار، مهلت تحویل، چکلیست، فایل و برچسب ثبت کرد. Trello برای تیمهای کوچک، پروژههای شخصی، برنامهریزی محتوا و مدیریت کارهای روزانه گزینه مناسبی است.
ابزار Jira
Jira ابزاری قدرتمند برای مدیریت پروژههای چابک و بهویژه پروژههای توسعه نرمافزار است. این نرمافزار امکان ساخت بردهای کانبان قابل تنظیم را فراهم میکند و برای مدیریت وظایف، گزارش خطاها و پیگیری مراحل توسعه کاربرد دارد.
تیمها میتوانند ستونهای برد، محدودیت کارهای در دست اقدام، قوانین انتقال وظایف و گزارشهای عملکرد را متناسب با نیاز پروژه تنظیم کنند. Jira بیشتر برای تیمهایی مناسب است که به کنترل و گزارشگیری دقیق نیاز دارند.
ابزار Notion
Notion ابزاری برای مدیریت پروژه، ثبت اطلاعات و سازماندهی دانش تیمی است. کاربران میتوانند در آن پایگاه داده بسازند و اطلاعات را به شکل برد کانبان نمایش دهند.
هر کارت در Notion میتواند شامل توضیحات، فایل، مسئول، وضعیت، تاریخ و سایر اطلاعات موردنیاز باشد. این ابزار برای تیمهایی مناسب است که میخواهند مدیریت وظایف، مستندات و اطلاعات پروژه را در یک محیط نگه دارند.
ابزار Asana
Asana یک ابزار انعطافپذیر برای مدیریت وظایف و پروژههاست که امکان نمایش کارها به شکل برد کانبان را نیز دارد. کاربران میتوانند وظایف را ایجاد و اولویتبندی کنند، مسئول هر کار را مشخص کنند و مهلت انجام آن را تعیین کنند.
این ابزار علاوه بر برد کانبان، نماهای دیگری مانند فهرست، تقویم و خط زمانی نیز ارائه میدهد. به همین دلیل، برای تیمهایی مناسب است که میخواهند یک پروژه را به چند شکل مختلف مشاهده و مدیریت کنند.
نرم افزار Miro
Miro یک تخته سفید آنلاین و مشارکتی است که میتوان از آن برای طراحی بردهای کانبان و نمایش مراحل جریان کار استفاده کرد. اعضای تیم میتوانند بهصورت همزمان روی برد کار، یادداشت اضافه کنند و روابط میان مراحل مختلف پروژه را نمایش دهند.
این ابزار بیشتر برای برنامهریزی اولیه، جلسههای تیمی، ایدهپردازی و طراحی دیداری فرایندها مناسب است. البته برای مدیریت دقیق و روزانه وظایف، میتواند ابزارهای تخصصی مدیریت پروژه امکانات کاملتری ارائه دهند.
نرم افزار ClickUp
ClickUp یک ابزار جامع مدیریت پروژه است که بردهای کانبان قابل تنظیم و نماهای مختلف برای نمایش وظایف ارائه میدهد. کاربران میتوانند وظایف را دستهبندی کنند، مسئول و مهلت تحویل تعیین کنند، وابستگی میان کارها را مشخص کنند و روند پیشرفت پروژه را بررسی کنند.
ClickUp برای تیمهایی مناسب است که به امکانات گسترده، شخصیسازی زیاد و مدیریت چند پروژه در یک محیط نیاز دارند.
نکته: انتخاب بهترین ابزار کانبان به اندازه تیم، نوع پروژه و میزان پیچیدگی فرایندهای کاری بستگی دارد. Trello برای شروع ساده مناسب است، Jira برای تیمهای توسعه نرمافزار امکانات بیشتری دارد و ابزارهایی مانند Asana، Notion و ClickUp برای مدیریت گستردهتر وظایف و پروژهها کاربرد دارند.
تفاوت روش اسکرام و اجایل با کانبان چیست؟
اجایل، کانبان و اسکرام در یک سطح قرار ندارند. اجایل یک رویکرد کلی برای مدیریت انعطافپذیر پروژهها است ولی کانبان و اسکرام دو روش برای اجرای اصول اجایل هستند. بنابراین، مقایسه مستقیم اجایل با کانبان یا اسکرام چندان دقیق نیست زیرا کانبان و اسکرام هر دو زیرمجموعه «رویکرد اجایل» (Agile) به شمار میروند.
تفاوت اصلی کانبان و اسکرام به شیوه برنامهریزی و پیشبرد کارها مربوط میشود. در کانبان، وظایف روی یک برد نمایش داده میشوند و بهصورت پیوسته از یک مرحله به مرحله بعد انتقال مییابند. اعضای تیم نیز زمانی کار جدیدی را شروع میکنند که ظرفیت کافی داشته باشند. کانبان معمولا دوره زمانی ثابت یا نقشهای از پیش تعیینشده ندارد و تیم میتواند جریان کار را در هر زمان تغییر دهد و بهبود ببخشد.
در مقابل، در «رویکرد اسکرام» (Scrum) کارها را در دورههای زمانی مشخصی به نام «اسپرینت» تقسیم میکند. هر اسپرینت معمولا مجموعه مشخصی از وظایف دارد که تیم باید تا پایان همان دوره انجام دهد. اسکرام همچنین نقشها، جلسهها و رویدادهای مشخصی دارد و تیم باید از ساختار تعریفشده آن پیروی کند.
کانبان و اسکرام را میتوان در یک محیط اجایل بهصورت جداگانه یا در کنار یکدیگر به کار برد. ترکیب این دو روش گاهی «اسکرامبان» (Scrumban) نامیده میشود. در این روش، ساختار و اسپرینتهای اسکرام با برد دیداری، محدودیت کارهای در دست اقدام و مدیریت پیوسته جریان کار در کانبان ترکیب میشوند.
در جدول زیر، سعی کردهایم تفاوت این مفاهیم را به صورت خلاصه مرور کنیم تا بهتر درک کنیم نقطه تمایز روش کانبان چیست:
| کانبان | اسکرام | اجایل (رویکرد کلی) |
| جریان کاری پیوسته و قابلبهبود | چرخههای زمانی ثابت اسکرام همراه با جلسه بازنگری در پایان هر اسپرینت | تحویل انعطافپذیر کارها |
| بدون اسپرینتهای زمانبندیشده | اسپرینتهای ثابت، معمولا بین ۲ تا ۴ هفته | روش اجرا با توجه به چارچوب انتخابی متفاوت است. |
| بدون نقشهای از پیش تعیینشده | دارای نقشهای مشخص مانند مالک محصول و اسکرام مستر | نقشها به چارچوب مورد استفاده بستگی دارند. |
| استفاده از بردهای کانبان | استفاده از فهرست وظایف اسپرینت و بردها | ابزارها با توجه به روش انتخابی مانند کانبان، اسکرام یا XP متفاوتاند. |
چگونه موفقیت کانبان را اندازه گیری کنیم؟
سنجش موفقیت کانبان یعنی بررسی کنیم کارها چگونه در مراحل مختلف پیش میروند و چگونه میتوان این روند را بهمرور بهتر کرد. هدف از بررسی شاخصها رسیدن به عملکرد بینقص نیست بلکه باید از آنها برای بهبود مداوم روش انجام کار استفاده کرد. برای ارزیابی موفقیت جریان کار، شاخصهای زیر را دنبال کنید:
- «زمان تحویل» (Lead Time): مدتزمانی که از ثبت درخواست یک کار تا تحویل نهایی آن سپری میشود.
- «زمان چرخه» (Cycle Time): مدتزمانی که از شروع انجام یک کار تا تکمیل آن طول میکشد.
- «نرخ تکمیل کارها» (Throughput): تعداد وظایفی که در یک بازه زمانی مشخص به پایان میرسند.
- روند کارهای در دست اقدام: تعداد دفعاتی که حد WIP پر میشود یا تعداد کارهای در حال انجام از این حد بیشتر میشود.
پیگیری این شاخصها به تیمها کمک میکند بخشهایی را که باعث کند شدن کارها میشوند، شناسایی، زمان احتمالی تحویل را بهتر پیشبینی کنند و جریان کار را متناسب با شرایط تغییر دهند. بسیاری از ابزارها و نرمافزارهای کانبان دارای داشبورد و امکانات تحلیلی هستند که تغییر این شاخصها را در طول زمان نمایش میدهند.
همچنین با اتصال ابزار کانبان به نرمافزارهای همکاری تیمی مانند Slack، میتوان برای طولانی شدن زمان چرخه یا افزایش بیش از حد کارتهای یک ستون هشدار دریافت کرد. این هشدارها به تیم کمک میکنند پیش از جدی شدن مشکلات، سریعتر واکنش نشان دهد. امکانات تحلیلی این نرمافزارها نیز میتوانند میزان مشارکت در کانالها و فعالیت اعضا را نشان دهند تا مشخص شود اعضای تیم چگونه با پروژه در ارتباط هستند.
محمدرضا نظیف
کشف محصول
(۲۹۸ رای)
۹۱۹ نفر
۳۸۶ ساعت و ۱۸ دقیقه
مسیر یادگیری مدیریت پروژه با آکادمی همراه اول
برای یادگیری مدیریت پروژه، بهتر است ابتدا با مفاهیم پایه مانند چرخه عمر پروژه، برنامهریزی، تعیین هدف، تقسیم وظایف و مدیریت زمان آشنا شوید. سپس میتوانید سراغ رویکردهای چابک بروید و تفاوت روشهایی مانند اجایل، اسکرام و کانبان را یاد بگیرید. شناخت نقشهای تیم، نحوه اولویتبندی کارها و روش پیگیری پیشرفت پروژه نیز در این مرحله اهمیت زیادی دارد.
در ادامه، یادگیری کار با ابزارهای مدیریت پروژه مانند Jira و آشنایی با گزارشگیری و تحلیل عملکرد تیم میتواند مهارتهای شما را کاربردیتر کند. مدیریت ریسک، تصمیمگیری، ارتباط مؤثر، رهبری تیم و حل مسئله نیز بخشهای مهم این مسیر هستند. در نهایت، بهتر است آموختههای خود را در یک پروژه واقعی یا تمرینی به کار بگیرید تا بتوانید مراحل برنامهریزی، اجرا، کنترل و پایان پروژه را بهصورت عملی تجربه کنید.
بهترین راه، طی کردن مسیر یادگیری کارشناس مدیریت پروژه آکادمی همراه اول در قالب دورههای آموزشی بهره ببرید که سرفصلهای مهمی مانند مدیریت پروژه چابک، اسکرام، مدیریت ریسک و کار با ابزارهای تخصصی را پوشش میدهند.
برای مشاهده مسیر یادگیری کارشناس مدیریت پروژه آکادمی همراه اول کلیک کنید.
درصورتیکه به آموزشهای کاربردی و کوتاهمدت ویژه ورود به بازار کار مدیریت پروژه نیاز دارید و میخواهید با چالشهای واقعی مدیریت کردن پروژههای واقعی و استانداردهای آن آشنا شوید، پیشنهاد میکنیم در بوتکمپ نیمهحضوری چابک آکادمی همراه اول شرکت کنید که اصول مدیریت پروژه را بر اساس PMBOK 8 به طور کامل در آن آموزش داده میشود. افزون بر این، توسعه محصول با اسکرام و کانبان در کنار مدیریت ریسک و داده محوری، از دیگر سرفصلهای این بوتکمپ هستند.
برای مشاهده اطلاعات بوتکمپ مدیریت پروژه چابک آکادمی همراه اول و ثبتنام، کلیک کنید.
پرسشهای متداول
حالا که تا حد خوبی میدانیم روش کانبان چیست و چه کاربرد و اصولی دارد، میتوانیم به چند سوال متداول در مورد آن پاسخ بدهیم.
۱. آیا کانبان فقط مخصوص تیمهای نرمافزاری است؟
خیر. با اینکه سیستم کانبان بیشتر در توسعه نرمافزار شناخته شده است، از آن در بازاریابی، فروش، منابع انسانی، تولید و حتی مدیریت کارهای شخصی نیز استفاده میشود. به کمک ساختار بصری و انعطافپذیر کانبان میتوان آن را برای هر فرایندی به کار برد که از چند مرحله مشخص و مرتبط با یکدیگر تشکیل شده باشد.
۲. حد WIP چیست و چرا در کانبان اهمیت دارد؟
حد WIP یا «محدودیت کارهای در دست اقدام» مشخص میکند که در هر مرحله از برد کانبان، حداکثر چند کار میتواند بهطور همزمان در حال انجام باشد. برای مثال، اگر حد WIP ستون «در حال انجام» برابر با ۳ باشد، تا زمانی که یکی از این سه کار تکمیل نشود، نباید کار جدیدی وارد آن ستون شود.
این محدودیت از شروع همزمان تعداد زیادی کار جلوگیری میکند، تمرکز اعضای تیم را افزایش میدهد و تعداد وظایف نیمهتمام را کاهش میدهد. همچنین، اگر کارتها در یک مرحله جمع شوند، تیم سریعتر متوجه مشکل میشود و میتواند پیش از ایجاد تأخیر در کل پروژه، آن را برطرف کند.
۳. اعضای تیم چند وقت یکبار نیاز است برد کانبان خود را بهروزرسانی کنند؟
تیمها باید برد کانبان را بهطور منظم و ترجیحا هر بار که وضعیت یک کار تغییر میکند، بهروزرسانی کنند. بهتر است حداقل این کار روزانه انجام شود تا برد همیشه وضعیت واقعی پروژه را نشان دهد و اعضای تیم بتوانند برای مراحل بعدی برنامهریزی کنند. استفاده از اعلانهای خودکار در ابزارهای همکاری تیمی نیز کمک میکند تغییرات بهموقع ثبت و اطلاعرسانی شوند.
۴. تفاوت روش اسکرام و کانبان چیست؟
کانبان بر جریان پیوسته کارها و نمایش دیداری وظایف در حال انجام تمرکز دارد. در مقابل، اسکرام کارها را در اسپرینتهای زمانبندیشده پیش میبرد و نقشها، جلسهها و رویدادهای مشخصی دارد. در کانبان میتوان اولویت کارها را در هر زمان تغییر داد؛ اما در اسکرام، تیم معمولا تا پایان اسپرینت به وظایفی که از قبل انتخاب کرده است پایبند میماند.
نتیجهگیری
در این مطلب از وبلاگ آکادمی همراه اول، توضیح دادیم که روش کانبان چیست، چه اصولی دارد و چگونه با استفاده از بردها و کارتها به مدیریت بهتر جریان کار کمک میکند. همچنین با مزایا، بهترین روشهای استفاده، ابزارهای کاربردی و شاخصهای سنجش موفقیت کانبان آشنا شدیم و تفاوت آن را با اسکرام و رویکرد اجایل بررسی کردیم.
با اجرای درست این روش، تیمها میتوانند وضعیت وظایف را بهتر پیگیری کنند، از انباشته شدن کارهای نیمهتمام جلوگیری کنند و پروژهها را با نظم و شفافیت بیشتری پیش ببرند.
