شبکه‌های ارتباطی در سازمان چیست؟ + معرفی ۵ نوع شبکه

ارتباط سازمانی به چه معناست؟

در ابتدا بهتر است به معنای سازمان بپردازیم؛ سازمان به مجموعه‌ای از مردم گفته می‌شود که برای رسیدن به یک هدف مشخص در تلاش هستند. ارتباط سازمانی هم به‌طبع به معنای انتقال داده و معانی بین این افراد است. اهمیتی که در این‌جا وجود دارد این است که، اولا گیرنده همان معنی را دریافت کند که فرستنده مدنظر دارد و دوما انتقال داده در سریع‌ترین زمان و با کمترین زحمت انجام شود.

ارتباطات در سازمان در الگوهای مختلفی دسته‌بندی می‌شوند و انواع مختلفی نیز دارند که در ادامه هرکدام را به‌صورت جدا بررسی می‌کنیم.

شبکه ارتباط سازمانی چیست؟

شبکه‌های ارتباطی، کانال‌ها یا الگوهایی هستند که در بین کارکنان یک سازمان برای برقراری ارتباط و تماس شناخته می‌شوند. هدف این کانال‌ها انتقال پیام و اطلاعات از فردی به یک فرد دیگر است.

مسیرهایی که اطلاعات به کمک آن‌ها در بین گروه‌ها یا کل سازمان جریان پیدا می‌کند اهمیت بالایی دارد؛ در نتیجه برای انتخاب شبکه ارتباطی باید به نکات زیر توجه کرد:

• بزرگی سازمان
• ماهیت کانال‌های ارتباطی و وظایف گروهی
• میزان نیاز اعضای گروه به ارتباط با یکدیگر برای رسیدن به اهداف سازمان 

چرا شبکه‌های ارتباطی در سازمان اهمیت دارند؟

هسته اصلی شبکه‌های ارتباطی، تبادل اطلاعات بین دو یا چند طرف است. به کمک این شبکه، شرکت‌ها به برقراری ارتباط با افراد داخل یا خارج سازمان می‌پردازند و از طریق مدیران مربوطه نیز برای دستیابی به اهداف سازمان با تیم خود تعامل دارند.

اهدافی به موفقیت می‌رسند که تیم درمورد آن، اطلاعات کافی  وجود داشته باشد و کارمندان بتوانند در زمان نیاز با افراد درگیر در پروژه ارتباط موثر و سریع برقرار کنند. مدیران و سازمان‌ها نیز برای رسیدن به این مهم، از شبکه‌های ارتباطی موثر استفاده می‌کنند.

در کنار تمامی موارد ذکر شده، ارتباطات به افزایش کارایی کارکنان در سازمان نیز کمک شایانی می‌کند چرا که با  اطلاع رسانی صحیح برنامه‌ها، خط مشی‌ها، اهداف و قوانین به درستی به همه افراد ابلاغ می‌شود. 

مدیران می‌توانند از طریق شبکه‌ها و کانال‌های ارتباطی در سازمان، به‌موقع از مشکلات مختلف همکاران خود مطلع شده و نسبت به رفع آن مشکلات اقدامات لازم را انجام دهند.

برای تصمیم‌گیری به موقع نیاز به اطلاعات به روز است، مدیران از طریق کانال‌های مختلف اطلاعات به روز شده را از منابع مختلف دریافت می‌کنند و تصمیم درست می‌گیرند.

علاوه بر موارد فوق، شبکه ارتباطی در موارد زیر نیز مهم است:

• بهبود روابط و حفظ حسن نیت شرکت
• رفع اختلافات
• افزایش رضایت کارکنان
• تبلیغات کالاها و خدمات

با توجه به مواردی که عنوان شد و روشن شدن اهمیت وجود ارتباط در سازمان، خوب است به شرکت در یک دوره آموزشی شبکه‌های ارتباطی، سطح اطلاعات خود را در زمینه بالاتر ببرید. یک کلاس آنلاین که می‌تواند شما را با تمام جوانب این مهم آشنا کند. برای اطلاعات بیشتر کلیک کنید.

وظایف اصلی شبکه‌های ارتباطی سازمان در یک نگاه

• مکانیسمی را برای هدایت فعالیت‌های سازمان به عنوان یک کل فراهم می‌کند؛
• فضایی را برای هماهنگی فعالیت‌های افراد، روابط و گروه‌های درون سازمان فراهم می‌کند؛
• تسهیل تبادل اطلاعات در سازمان؛
• اطمینان از جریان اطلاعات بین سازمان و محیط خارجی که سازمان در آن وجود دارد.

انواع ارتباط در سازمان‌ها

نوع ارتباط در هر سازمان یا شرکتی به دو دسته کلی ارتباط رسمی و غیررسمی دسته‌بندی می‌شود. که در ادامه هر کدام را به صورت مجزا بررسی می‌کنیم.

ارتباط رسمی

ارتباط رسمی همان‌طور که انتظار می‌رود رابطه‌ای است که طبق استانداردهای از پیش تعیین شده و مشخص پیش می‌رود. این نوع رابطه اگر به‌صورت کتبی باشد، غالب نوشتاری خاص خودش را دارد و اگر به‌صورت شفاهی باشد، رعایت ادب در آن از ضروریات است و بدون هیچ حس صمیمیتی پیش می‌رود. این نوع رابطه اغلب بین مدیران با یکدیگر و مدیران و کارمندان شکل می‌گیرد.

ارتباط غیررسمی

ارتباط غیررسمی یک ارتباط و تعامل آزاد بین افراد است. در این نوع از ارتباط پیام‌ها چه کتبی و چه شفاهی بدون هیچ غالبی در بین افراد ردوبدل می‌شود. مدیران روی این نوع از ارتباط نظارتی ندارند. از ویژگی‌های این نوع ارتباط می‌توان به قدرت و نفوذ آن اشاره کرد. ارتباط غیررسمی خیلی سریع شکل می‌گیرد و می‌تواند بستری خوبی برای اخبار اشتباه باشد. این نوع رابطه اغلب بین کارمندان با هم و کارمندان با مشتریان شکل می‌گیرد. 

انواع شبکه‌های ارتباطی در سازمان‌ها

شبکه‌های ارتباطی در سازمان‌‌ها به شکل‌های مختلفی از جمله شبکه عمودی، شبکه ستاره‌ای، زنجیره‌ای و … دسته‌بندی می‌شود. در ادامه به بررسی انواع شبکه‌های ارتباطی در سازمان‌ها می‌پردازیم.

شبکه عمودی

شبکه عمودی زمانی اتفاق می‌افتد که پیامی از یک فرد یا فرایند به فرد یا فرایند دیگری تحت یک الگوی عمودی رد و بدل شود. این ارتباط می‌تواند در قالب بالا به پایین یا پایین به بالا باشد. در شبکه ارتباطی عمودی، پاسخ فوری و مستقیم داده می‌شود و احتمال خطا در آن بسیار کم است. می‌توان این نوع از شبکه ارتباطی را از نوع رسمی دانست.  

شبکه زنجیره‌ای

این شبکه در سطح سلسله مراتبی است و از یک سری دستورات پیروی می‌کند. در اینجا ارتباط پایین به بالا اتفاق نمی‌افتد. سفارش مدیران به کارمندان بهترین نمونه از این نوع شبکه است. پیام باید از سطح بالا به سطح پایین بدون هیچ گونه تغییر در معنی یا کلمات برسد. لازم به ذکر است که این شبکه سریع نیست و تعدادی از افرادی که پیام را درک نمی‌کنند در حلقه با لوپ باقی می‌مانند و همین مورد یکی از عوامل اصلی تاخیر در پاسخگویی است.

شبکه مدار

هنگامی که ارتباط بین دو نفر به طور همزمان در یک مدار اتفاق می‌افتد، شبکه ارتباطی مدار شکل می‌گیرد. اگرچه مانند شبکه عمودی کار می‌کند اما هیچ مافوق یا زیردستی وجود ندارد یا حداقل مانند آن‌ها در نظر گرفته نمی‌شود. به عبارت ساده‌تر این نوع از ارتباط رسمی نیست. در اینجا ارتباط، یک ارتباط دو طرفه است. دریافت پیام یا اطلاعات پیوسته است و افراد درگیر می‌توانند در یک سطح سلسله مراتبی باشند.

شبکه چرخ

دستورات یا اطلاعات از یک مدیر واحد به کارمندان ابلاغ می‌شود. کارمندان یک چرخ در شبکه ارتباط را تشکیل می‌دهند. کل شبکه فرمت بسیار متمرکزی دارد و پس از ارسال پیام به گیرنده، انتظار بازخورد فوری دارد و به همین دلیل می‌توان این ارتباط را نوعی مدیریت خرد نامید. این شبکه یک شکل بهبود یافته از شبکه زنجیره‌ای است. از آنجایی که اطلاعات مستقیما از مرجع مرکزی دریافت می‌شود، اما احتمال عدم ارتباط وجود ندارد و ارتباطات بسیار قدرتمند است. استارت‌آپ‌ها بیشتر از این نوع شبکه استفاده می‌کنند.

شبکه ستاره

چندین نفر در این شبکه دخیل هستند و این فرآیند شکل ستاره‌ای به خود می‌گیرد. این شبکه افراد را قادر می‌سازد تا با یکدیگر یا با افرادی که درگیر یک پروژه هستند ارتباط برقرار کنند. این شبکه را می‌توان توسعه شبکه حلقوی بدون مدیر واحد دانست. همه آزادند تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. هیچ محدودیتی برای مسدود کردن ارتباط بین افراد در فرآیند وجود ندارد. کار تیمی با استفاده از این ارتباط ساخته می‌شود. یک گروه کاری در واتس اپ نمونه خوبی از شبکه ستاره‌ای است.

ویژگی‌های پیام خوب در یک شبکه ارتباطی

زمانی که شما از یک کانال ارتباطی در یک سازمان استفاده می‌کنید، باید برای به حداقل رساندن میزان خطا برخی ویژگی‌های یک پیام را رعایت کنید. مهم‌ترین‌های این ویژگی‌ها را در ادامه برای شما لیست کرده‌ایم:

• پیام‌های عمومی باید واضح و عاری از هرگونه اصطلاحات تخصصی سخت باشد؛
• پیام باید به زبان ساده و کوتاه باشد؛
• پیام‌های طولانی را به‌صورت بولت‌پویت در بیاورید؛
• پیام باید دقیق، کامل و شامل اطلاعات کافی باشد؛
• پیام‌ها باید به ترتیب الویت‌‌ها ارسال شود؛
• پیام باید فاقد هرگونه کلام یا اصطلاح بی‌ادبانه یا تمسخرآمیز باشد؛
• پیام را بدون کنایه به کارمندان ارسال کنید؛
• به عنوان گیرنده پیام، هر قسمتی از آن را که به درستی و کامل درک نکردید، قبل از هر اقدامی سوال بپرسید.

انواع کانال‌های ارتباطی در سازمان

تا اینجا به معرفی شبکه ارتباطی در سازمان‌ها، انواع آن و بایدها و نباید‌های آن پرداختیم. یکی دیگر از مباحث مهم دیگر این است که برای این ارتباطات چه کانال‌هایی موجود است. این دسته‌بندی به شکل‌های مختلفی انجام می‌شود که کلی‌ترین و جامع‌ترین آن را در ادامه لیست کرده‌ایم؛

۱- نوشتاری

• یادداشت
• ایمیل
• نامه
• گزارش

۲-شفاهی

• تماس تلفنی
• کنفرانس ویدئویی
• جلسات حضوری

۳-بصری

• ارائه پاورپوینت
• فیلم
• اینفوگرافیک
• تصاویر

۴-دیجیتال

• پیام‌رسان
• اتاق‌های گفت‌وگو
• رسانه‌های اجتماعی
• وبینار

کلام آخر شبکه‌های ارتباطی در سازمان‌ها

در این مقاله سعی شد بر اهمیت و ضرورت ارتباط در سازمان‌ها برای پیشرفت یک پروژه اشاره شود. ارتباطات در سازمان‌ها آنقدر حائز اهمیت هستند که برای اجرایی شدن صحیح آن انواع بسترها تهیه و طرح ریزی شده است. تنوع در این برنامه‌ها به‌قدری زیاد است که هر شرکتی می‌تواند به‌صورت انحصاری برای روابط داخلی سازمان خود، یکی از آن‌ها را انتخاب کند. نکته مهم‌تر در این مبحث اصل تعامل و فرهنگ ارتباط است که در دسته مهارت‌های نرم قرار می‌گیرد.

شما به عنوان یک هم‌تیمی باید تعامل سازنده را بیاموزید و هیچ راهی جز تجربه برای این یادگیری وجود ندارد. بهتری فرصت و مکان برای یادگیری، تمرین و توسعه مهارت‌های نرم، شرکت در دوره‌های کارآموزی است.

آکادمی همراه اول به عنوان یکی از پیشگامان ارائه دوره‌های کارآموزی به شما در دوره شبکه‌های ارتباطی و مبانی امنیت اینترنت‌اشیا این فرصت را می‌دهد تا با هر علاقه‌ای وارد محیط حرفه‌ای شوید و قبل از شروع به کار، مهارت‌های نرم را بیاموزید و دانسته‌های خود را ارتقا دهید.