رزومه نویسی
۱۳۱ نفر
۳ساعت
۳۰۰,۰۰۰ تومان
خرید دوره
منو
منو
برنامه‌ریزی هم برای موفقیت شغلی و هم برای رسیدن به اهداف شخصی، الزامی است. برنامه‌ریزی است در که کسب و کارها، به پیشبرد بهتر استراتژی‌ها و تخصیص مفید‌تر منابع کمک می‌کند و همچنین یک نقشه راه عالی برای دستیابی به اهداف سازمانی است.
در زندگی شخصی نیز برنامه ریزی به افراد کمک می‌کند زمان خود را به طور موثر مدیریت کنند، اهداف شخصی تعیین کرده و به آنها دست پیدا کنند. در شرایط مختلف از وظایف روزانه مانند مدیریت خانواده گرفته تا تصمیمات مهم زندگی مانند انتخاب شغل یا بازنشستگی، داشتن یک برنامه سنجیده می‌تواند مسیر را مشخص‌تر کند. در ادامه مهم‌ترین و کارآمدترین تکنیک‌هایی که می‌توانید هنگام برنامه ریزی از آنها استفاده کنید را بررسی می‌کنیم.
در اصل ما برنامه ریزی می‌کنیم تا اهداف مشخصی را تعیین کرده و بهترین مسیر برای دستیابی به آنها را نیز به دست بیاوریم. برای داشتن یک برنامه ریزی استاندارد نیاز است درک درستی از وضعیت فعلی و وضعیت مطلوب آینده داشته باشیم و حالا برای پر کردن شکاف بین این دو دنبال راه چاره بگردیم.
هر نوعی از برنامه ریزی، باید شامل مولفه‌های مهم و مشخصی باشد که در ادامه آنها را بررسی می‌کنیم:
تعیین هدف نقطه شروع برنامه ریزی است. اهداف کوچک باید واضح، قابل اندازه‌گیری و همسو با اهداف بزرگ‌تر و بلند مدت شما باشند.
حالا باید برآورد کنید که چه منابعی (زمان، پول، مهارت‌ها) را در دسترس دارید. این مرحله کمک می‌کند که برنامه ریزی شما واقع بینانه و قابل اجرا باشد.
برنامه ریزی فقط به معنای استفاده از فرصت‌ها نیست، بلکه در مورد شناسایی موانع احتمالی و آماده شدن برای تغییرات و خطرات نیز هست. پس باید اتفاقات یا مواردی که ممکن است در برنامه ریزی شما مشکل ایجاد کند را از قبل بررسی کنید.
حالا باید مراحل مختلف برنامه خود را بنویسید. یعنی باید طرحی را برای رسیدن به هدف کلی‌تان داشته باشید و پس از آن، اهداف کوتاه مدت و کوچک‌تر را نیز تعیین کرده و آنها را به مراحل مشخص و قابل اجرا تبدیل کنید.
در طول برنامه ریزی خود باید زمان‌هایی را برای بررسی و ارزیابی در نظر بگیرید. در آن زمان‌ها باید برگردید و از ابتدا بررسی کنید که تا چه حد طبق برنامه ریزی پیش رفته‌اید و به کدامیک از اهداف رسیده‌اید.
داشتن برنامه‌ریزی ما را منظم‌تر می‌کند و به حرکت راحت‌تر در مسیر اهداف‌مان کمک می‌کند. برای اینکه برنامه ریزی بهتر و استاندارد تری داشته باشید، بهتر است تکنیک های برنامه ریزی را یاد بگیرید. اما این تکنیک‌ها چطور می‌توانند برنامه ریزی ما را غنی‌تر کنند؟
تکنیک‌های برنامه ریزی ساختار واضحی برای برنامه‌ریزی ارائه می‌دهند و تضمین می‌کنند که هر جنبه‌ای از یک پروژه به‌طور روشمند بررسی می‌شود. در نهایت به سازماندهی موثر منابع، زمان و تلاش‌ها کمک می‌کند.
متدولوژی‌های مدیریت پروژه مانند اسکرام بر سازگاری و پاسخگویی به تغییرات تاکید دارند. با ترکیب این تکنیک‌ها، برنامه‌ها انعطاف‌پذیرتر میشوند و به تیم‌ها اجازه می‌دهند تا به سرعت به چالش‌های غیرمنتظره یا تغییرات پاسخ بدهند.
تکنیک‌هایی مانند PERT که شامل ارزیابی و مدیریت ریسک هستند، با شناسایی زودهنگام خطرات احتمالی و برنامه ریزی برای موارد احتمالی، می‌توانند شما را برای عدم قطعیت‌ها آماده کنند.
تکنیک‌ها به حفظ تمرکز و اولویت بندی وظایفی که مستقیما به اهداف اصلی شما مرتبط میشوند، کمک می‌کنند.
تکنیک های برنامه ریزی متداول اغلب تکنیک‌هایی هستند که از زمان‌های قدیم در برنامه ریزی مورد استفاده قرار می‌گرفته و مورد اعتماد هستند. این تکنیک‌ها شامل رویکردهای ساختار یافته و سیستماتیک برای دستیابی به اهداف میشوند. تکنیک های متداول هر کدام تلاش می‌کنند مسیرهای روشن‌تری را برای سازماندهی کارها و اولویت‌بندی اقدامات در برنامه ریزی ارائه بدهند. در ادامه برخی از تکنیک‌های مهم برنامه‌ریزی متداول را بررسی می‌کنیم:
برنامه ریزی سنتی به ما می‌گوید که باید اهداف هوشمند تعیین کنیم. یعنی اهداف ما باید مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل دستیابی، مرتبط با هدف اصلی و در چارچوب یک زمان مشخص باشند.
یکی از محبوب‌ترین چارچوب‌ها برای تعیین هدف، فرمول SMART است. این رویکرد به شما کمک می‌کند که اهداف خود را به شکلی تعریف کنید که ملموس و قابل دستیابی باشند.
برای تفکیک کارها و ساختاردهی به برنامه ریزی خود می‌توانید از برخی ابزارها استفاده کنید که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
برای تفکیک کارها می‌توانید از ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure) یا (WBS) استفاده کنید. این روش برای تجزیه پروژه‌ها به اجزای کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر استفاده می‌شود که شامل تقسیم پروژه به فازها یا تسک‌های مختلف است که امکان نقشه راه برنامه را شفاف‌تر و مدیریت آن را آسان تر می‌کند.
نمودار گانت نیز یک ابزار بصری است که برای برنامه ریزی و ردیابی پروژه استفاده می‌شود. این نمودار جدول زمانی پروژه را ارائه داده و نشان می‌دهد هر کار چه زمانی و چه مدت باید طول بکشد. پس گانت نه تنها به درک جریان پروژه کمک می‌کند، بلکه در حصول اطمینان از تخصیص مناسب منابع و درک واضح وابستگی‌ها نیز تاثیرگذار است
برای تعیین اولویت‌ها و اینکه ببینید چطور باید هدف بزرگ‌تان را به اهداف کوچک‌تر تقسیم‌بندی کنید نیز ابزارهایی وجود دارد که در ادامه معرفی می‌کنیم:
جعبه آیزنهاور یک ابزار تصمیم گیری است که به اولویت‌بندی وظایف بر اساس فوریت و اهمیت آنها کمک می‌کند. این جعبه وظایف به چهار بخش طبقه‌بندی می‌شود:
این روش به تمرکز بر آنچه واقعا مهم است، کمک می‌کند و زمان صرف شده برای کارهای غیر ضروری را کاهش می‌دهد.
اصل Pareto یا قانون ۸۰/۲۰ بیان می‌کند که تقریباً ۸۰ درصد از تأثیرات ناشی از ۲۰ درصد تلاش‌ها است. در چارچوب این تکنیک برنامه ریزی، این یعنی شما باید ۲۰ درصد از وظایف یا تلاش‌هایی را شناسایی کنید که ۸۰ درصد از نتایج یا منافع را به همراه خواهند داشت. این اصل برای بهینه‌سازی کارایی و اثربخشی بیشتر برنامه است و باعث می‌شود که منابع بر روی تاثیرگذارترین اهداف متمرکز شوند.
اگر از تکنیک های برنامه ریزی روزانه استفاده کنید، به طور قابل توجهی بهره‌وری شما را بالاتر خواهد رفت. چرا که این تکنیک‌ها به شما کمک کنند هوشمندانه‌تر عمل کرده و در زمان صرفه جویی کنید. در ادامه چند استراتژی موثر در برنامه ریزی روزانه را آورده‌ایم:
برنامه ریزی پروژه یکی از مهم‌ترین و حیاتی‌ترین مراحل در فرآیند مدیریت پروژه است که می‌تواند در تخصیص بهتر منابع و برآورد دقیق‌تر زمان‌بندی‌ها مناسب باشد. در ادامه برخی از مهم‌ترین تکنیک‌های برنامه ریزی در سازمان را بررسی خواهیم کرد:
Work Breakdown Structure پروژه را به قطعات کوچک‌تر و قابل مدیریت‌تر تجزیه کرده و باعث میشوند روند انجام پروژه سریع‌تر اتفاق بیفتد. این مدل برای پروژه‌هایی که نیاز به تحویل سریع دارند، مناسب است.
طولانی‌ترین فعالیت‌هایی که به هم وابسته هستند و باید پشت سر هم انجام شوند را شناسایی کرده و زمان لازم برای تکمیل آنها را اندازه‌گیری کنید. این تکنیک به درک حداقل مدت زمان پروژه و اهمیت هر کار کمک می‌کند.
هیچ دوره‌ای یافت نشد. آیدی دوره: ۳۲۹۶
تکنیک Program Evaluation and Review Technique مشابه روش CPM بوده و یکی از تکنیک های برنامه ریزی عملیاتی است، اما در آن تخمین زمان احتمالی اتفاق می‌افتد و زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که در مورد مدت زمان انجام وظایف پروژه عدم اطمینان وجود داشته باشد.
در برنامه شما باید حتما منابع مناسب در زمان‌های مناسب برای ادامه پروژه در دسترس باشند.
در برنامه ریزی مدیریت پروژه باید خطرات بالقوه را شناسایی کرده و تأثیر آنها را ارزیابی کنید و برای واکنش‌های تیم در مواجهه با خطرات برنامه‌ریزی کنید.
بهتر است اهدافی که تعیین می‌کنید، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، مرتبط با هدف اصلی و محدود به یک زمان خاص باشد تا اهداف پروژه در یک چارچوب زمانی مشخص به دست بیاید.
Earned Value Management محدوده پروژه، زمان‌بندی و اندازه‌گیری منابع را برای ارزیابی عملکرد و پیشرفت پروژه ترکیب می‌کند. این تکنیک به درک چگونگی عملکرد پروژه از نظر هزینه و برنامه کمک می‌کند. اجزای اساسی EVM عبارتند از:
۱. ارزش برنامه ریزی شده (PV): که به عنوان هزینه برنامه ریزی شده کار (BCWS) نیز شناخته می‌شود و نشان دهنده کل هزینه‌ای است که برای کارهای برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی معین درنظر گرفته شده است.
۲. هزینه واقعی (AC): هزینه‌ای است که که به عنوان هزینه واقعی کار انجام شده (ACWP) نیز شناخته می‌شود و نشان دهنده هزینه واقعی انجام شده برای کارهای برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی معین است.
۳. ارزش کسب شده (EV): به عنوان هزینه کار انجام شده با بودجه (BCWP) شناخته می‌شود و نشان دهنده ارزش کاری است که در هر مقطع زمانی معین، انجام شده است و بر حسب بودجه تخصیص یافته برای آن کار اندازه‌گیری می‌شود.
حالا محاسباتی بر طبق فرمول‌های زیر انجام می‌شود:
۱. واریانس هزینه (CV) = EV – AC: نشان می‌دهد که کار تکمیل شده هزینه‌ای بیشتر از بودجه داشته است یا کمتر.
۲. واریانس برنامه (SV) = EV – PV: نشان می‌دهد که پروژه از ددلاین برنامه‌ریزی شده جلوتر است یا عقب است.
۳. شاخص عملکرد هزینه (CPI) = EV / AC: کارایی هزینه را با مقایسه ارزش کار انجام شده بوسیله هزینه واقعی اندازه گیری می‌کند. یعنی محاسبه می‌کند که تا چه حد در تخصیص بودجه خوب عمل کرده‌ایم.
۴. شاخص عملکرد برنامه (SPI) = EV / PV: کارایی برنامه را بوسیله مقایسه کار انجام شده و کار برنامه ریزی شده اندازه گیری می‌کند. درواقع محاسبه می‌کند که تا چه حد در برنامه‌ریزی خوب عمل کرده‌ایم.
به این نکته توجه کنید که این تکنیک‌ها منحصر به فرد نیستند و می‌توانند با هم ترکیب شوند یا متناسب با نیازهای خاص یک پروژه طراحی شوند. همچنین اندازه، پیچیدگی، صنعت و ساختار تیم همگی می‌توانند بر انتخاب تکنیک های برنامه ریزی پروژه تاثیر بگذارند.
Agile یک رویکرد مدیریت پروژه و توسعه محصول است که اصول آن سازگاری، همکاری مشتری و واکنش سریع به تغییر است. Agile در ابتدا در پروژه‌های توسعه نرم افزار بکار گرفته می‌شد، اما حالا به عنوان یکی از تکنیک های برنامه ریزی نیروی انسانی برای پیشبرد اهداف در همه شرکت‌ها و سازمان‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. مشخصه مهم اجایل دوره‌های زمانی-کاری تکرار شونده به نام اسپرینت است.
اسکرام و کانبان که دو مورد از تکنیک های برنامه ریزی منابع انسانی هستند نیز امروزه بسیار مورد استقبال سازمان‌ها قرار گرفته‌اند. اسکرام یک فریم ورک چابک است که کارها را در قالب‌های تکرار شونده به نام اسپرینت سازماندهی می‌کند که هر اسپرینت معمولاً ۲ تا ۴ هفته طول می‌کشد. تیم‌های اسکرام جلسات منظمی را برگزار می‌کنند؛ مانند استندآپ‌های روزانه، برنامه ریزی برای هر اسپرینت و بررسی اسپرینت گذشته.
کانبان نیز یک رویکرد بصری برای مدیریت کار در طول یک فرآیند است. گراف‌های کانبان گردش کار را به صورت تجسمی و قابل فهم نشان می‌دهند، به همین دلیل می‌توانند پیشرفت کار را نشان داده و کارایی را بیشتر کنند.
درست است که برنامه‌ریزی هم برای موفقیت شغلی و هم برای رسیدن به اهداف شخصی، الزامی است اما باید به تعادل کار و زندگی هم توجه داشت چرا که موفقیت غیر از برنامه ریزی در گروی ایجاد تعادل میان کار و زندگی است.
تعادل کار و زندگی تاثیر مستقیمی بر سلامت روانی، جسمی، بهره‌وری و رضایت کلی انسان دارد. اینکه چطور بهره‌وری خودتان در محیط کار را با تکنیک‌های برنامه ریزی افزایش دهید و در عین حال زمان کافی برای تفریح، خانواده و خودتان اختصاص دهید.
به همین دلیل آکادمی همراه اول یک دوره آموزشی غیرحضوری تحت عنوان « دوره تعادل کار و زندگی » طراحی و عرضه کرده است که طی آن با راهکارها و تکنیک‌هایی آشنا خواهید شد که به شما کمک می‌کنند تا مرزهای بین کار و زندگی شخصی را مدیریت کنید.
منابع:
آکادمی همراه اول با هدف تربیت، توسعه و توانمندسازی نیروی انسانی در اکوسیستم دیجیتال در تابستان ۹۹ آغاز به کار کرده است. آکادمی به پشتوانه‌ی تجربه‌ی آموزش و توسعه‌ی نیروی انسانی همراه‌اول می‌کوشد نیازهای آموزشی عمومی، تخصصی و شکاف میان تحصیلات آکادمیک و فضای کار را پوشش دهد.
