تصور کنید شرکت شما یک هدف بزرگ و مهم در یک بازه زمانی محدود برای خود تعریف کرده است؛ اما هیچ سیستم اجرایی مؤثری برای تحقق آن ندارد. در این موقعیت کارمندان و حتی مدیران ارشد نیز نمی‌دانند از کجا شروع کنند و هیچ ایده‌ای برای اجرا ندارند. در اینجا مدل OKR می‌تواند با ایجاد چارچوب‌ها، به تعریف اهداف، هماهنگی و دستیابی به اهداف به سازمان‌ها کمک کند.

سیستم OKR چیست و چگونه تعریف می‌شود؟

 همه سازمان‌ها و کسب‌وکارها دائماً به دنبال روش‌های مؤثر برای تعیین و دستیابی به اهداف بزرگ و مهم خود هستند. یکی از این چارچوب‌ها که به سازمان‌ها در تعریف اهداف و اندازه‌گیری نتایج به‌دست‌آمده کمک می‌کند، سیستم OKR است. مدل OKR توسط کمپانی‌های بزرگ جهان مانند اینتل و گوگل برای تنظیم و اجرای استراتژی‌های کمپانی به کار گرفته شد و بعد از آن، راه خود را به سازمان‌های کوچک‌تر نیز پیدا کرده است. سیستم OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اهداف خود را به شکل واضح و شفاف برای همه تیم‌ها و کارکنان تعریف کنند. در این روش زمانی که اهداف تعریف می‌شوند، همه کارکنان به شکل سازمان‌یافته در جهت تحقق آن‌ها تلاش می‌کنند. در واقع به کمک این سیستم، اولویت‌ها مشخص می‌شوند، هماهنگی و مشارکت بین تیم و کارمندان به وجود می‌آید و مسئولیت‌پذیری بین کارمندان افزایش پیدا می‌کند.

 در مدل هدف‌گذاری OKR، یک هدف اصلی تعریف و برای هر یک از این اهداف چند نتیجه کلیدی تعریف می‌شود. اهداف تعریف شده باید واضح و شفاف و نتیجه کلیدی باید قابل‌اندازه‌گیری باشند.

 روش OKR شامل چه قسمت‌هایی می‌شود؟

 قبل از اینکه با روش OKR بیشتر آشنا شویم بهتر است در ابتدا به این سؤال پاسخ دهیم که OKR مخفف چیست؟ OKR مخفف عبارت Objectives And Key Results است که در فارسی به اهداف و نتایج کلیدی شناخته می‌شود.

 همان‌طور که پیش‌ازاین اشاره کردیم، OKR شامل اهداف و نتیجه کلیدی است. اهداف در قالب چارچوب OKR اهدافی مختصر، کیفی و مشخصی هستند که برای سازمان تعریف می‌شوند. این اهداف مانند یک راهنمای راه عمل می‌کنند و تیم‌ها را به سمت یک چشم‌انداز مشترک هدایت می‌کنند.

 نتایج کلیدی تکمیل‌کننده اهداف هستند. این نتایج باید مشخص و قابل‌اندازه‌گیری باشند؛ به عبارتی باید بتوانند نتایج کیفی را به‌صورت کمی اندازه‌گیری کنند. این نتایجِ قابل‌اندازه‌گیری، پیشرفت و مسیر رسیدن به هدف را نشان می‌دهند. نتایج کلیدی نقاط ملموسی هستند که نشان می‌دهند آیا سازمان در مسیر رسیدن به اهداف خود قرار دارد یا خیر؟

OKR و KPI چیست و چه تفاوتی با هم دارند؟

 بعد از پاسخ‌دادن به اینکه OKR چیست، باید به سؤال تفاوت KPI و OKR نیز پاسخ بدهیم. در نگاه اول دو شاخص KPI و OKR ممکن است شبیه به هم به نظر برسند؛ اما در حقیقت این دو شاخص با یکدیگر متفاوت‌اند. KPI و OKR بر دو جنبه متفاوتی از عملکرد کارکنان متمرکز هستند.

  KPI مانند OKR قابل‌اندازه‌گیری است و عملکرد تیم‌ها و کارکنان را در سازمان نشان می‌دهد. KPI که مخفف عبارت key performance indicator است، برای اندازه‌گیری عملکرد استفاده می‌شود؛ اما راه‌حلی برای رشد این اعداد ارائه نمی‌دهد، درصورتی‌که OKR روش هدف‌گذاری است که به سازمان‌ها در بهبود عملکرد و تمرکز روی نقاط قوت برای نتیجه بهتر کمک می‌کند.

 در واقع می‌توان گفت که دو شاخص KPI و OKR مکمل یکدیگر هستند که سازمان‌ها برای رسیدن به اهداف خود به آنها نیاز دارند. OKR شما را برای رسیدن به اهداف راهنمایی می‌کند و نتایج نهایی را اندازه‌گیری می‌کند درحالی‌که KPI کمیت و کیفیت یک فعالیت در حال انجام را اندازه‌گیری می‌کند.

OKRها چگونه کار می‌کنند؟

 OKRها بر اساس یک اصل ساده و درعین‌حال قدرتمند عمل می‌کنند: همکاری. هر سطحی از سازمان، از مدیران ارشد گرفته تا کارمندان به‌صورت فردی می‌توانند OKR تعریف کنند. اهداف این OKRها باید با هدف کلی شرکت در سطوح بالاتر همسو باشند.

شفافیت هدف در مدل OKR حس هدف مشترک را بین تیم‌ها و کارمندان سازمان تقویت می‌کند. زمانی که همه افراد اهمیت مشارکت را درک کنند، یک فرهنگ همکاری و مسئولیت‌پذیری مثبت بین کارکنان به وجود می‌آید. درواقع می‌توان گفت OKR مدیریت در سطح خرد را هدایت نمی‌کند، این سیستم با توانمندسازی تیم‌ها و کمک‌های مؤثر، به اهداف سازمانی بزرگ‌تر کمک می‌کند.

 چرا اجرای سیستم OKR به سازمان شما کمک می‌کند؟

 روش OKR از همان ابتدا برای کمک به سازمان‌ها و پیشبرد برنامه‌های راهبُردی به‌منظور رشد و موفقیت سازمان‌ها طراحی شدند. به همین دلیل اجرای این سیستم مزایای زیادی برای سازمان‌ها دارد. مزایایی مانند:

• همسو کردن کارمندان با اهداف سازمان و افزایش بهره‌وری
• بهینه‌سازی مدیریت و استفاده از منابع
• شفافیت هدف و روش سنجش نتایج
• شناسایی مشکلات و علت اصلی آنها
• شناسایی و برطرف‌کردن موانع احتمالی
• ایجاد فضای بهتر برای تصمیم‌گیری آگاهانه
• امکان بررسی مداوم مسیر پیشرفت
• اطمینان حاصل‌کردن از فعالیت تیم‌ها و همسویی آنها با اهداف تعیین شده سازمان

OKRها هر چند وقت باید ارزیابی شوند؟

 هیچ قانون ثابتی در رابطه‌ با زمان ارزیابی OKR وجود ندارد؛ اما به‌صورت معمول توصیه می‌شود آنها را به‌صورت هفتگی با مدیران ارشد و هر سه ماه یکبار با باقی کارمندها بررسی کنید. ارزیابی‌های هفتگی می‌تواند با تیمی که اختصاصی بر روی پروژه کار می‌کند یا افرادی که نقش کلیدی و مهم در پیشبرد پروژه دارند انجام شود. این جلسات باید به طور مداوم و پیوسته برگزار شوند تا در نهایت به بررسی‌های سه‌ماهه با باقی کارمندها برسند.

زمانی که نوبت به بررسی‌های سه‌ماهه می‌رسد، یک دستورالعمل واضح از اینکه هر تیم و هر فردی باید چه چیزی را ارائه دهد، ضروری است. همچنین زمان کافی برای پرسش‌وپاسخ در آخر جلسات نیز باید در نظر گرفته شود. جلسات باید فضای لازم جهت ارائه بازخورد، سؤال و شفافیت‌های لازم برای همه کارمندان داشته باشد.

 در این جلسات از خودتان و تیمتان بپرسید که آیا اهداف به‌اندازه کافی واضح و شفاف بوده است؟ نتایج کلیدی قابل‌اندازه‌گیری بوده‌اند؟ آیا کارمندان با استراتژی سازمان به‌اندازه کافی هماهنگ و آشنا هستند؟ پرسیدن این سؤال‌ها بر عملکرد سه ماه بعدی کارکنان تأثیر مثبت خواهد گذاشت.

 نیل به اهداف به کمک روش OKR

 در این مقاله سعی کردیم پاسخ روشنی به سؤال OKR چیست بدهیم. به‌طورکلی OKR به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تصمیم بگیرند که کدام اهداف مهم‌تر هستند و یک چارچوب برای تعیین اهداف و پیاده‌سازی راه‌های رسیدن به آن اهداف را ایجاد ‌کنند. علاوه بر این، ارزیابی نتیجه کلیدی به همه افراد در سازمان اجازه می‌دهد تا بر روی عملکردهای مورد نیاز خود تمرکز کنند و وظایف خود را اولویت‌بندی کنند تا به اهداف مورد نظر برسند.

در دوره تحول دیجیتال در مدیریت منابع انسانی سعی کرده‌ایم به دور از رویا پردازی‌های مرسوم پیرامون تحول دیجیتال و تاثیر آن بر سازمان‌ها، به دنبال تعریف‌های دقیق و کاربردی و مهم‌تر از آن دادن راهکارهای دقیق در حوزه‌ی منابع انسانی باشیم.

 منابع: