ارتباط موثر در محیط کار + ۱۰ راهکار عملی برای بهبود آن

ارتباط چیست؟

عمل انتقال اطلاعات از یک مکان، شخص یا گروه به دیگری، ارتباط نامیده می‌شود. هر ارتباطی دارای سه جزء است: فرستنده، پیام و گیرنده. فرستنده، پیام را با ترکیبی از کلمات و نشانه‌های غیرکلامی، برای انجام ارتباط می‌فرستد که می‌تواند به اشکال مختلفی مانند گفتار یا نوشتار باشد و گیرنده، پیام را براساس تمام علائم رمزگشایی می‌کند.

در این فرآیند ممکن است چندین گیرنده وجود داشته باشد و حتی دو نفر کلمات یا زبان بدن یکسان را به روش‌های کاملاً متفاوت تفسیر کنند؛ همچنین ممکن است که گیرندگان پیام، فرستنده را آن‌طور که باید درک نکنند و برایشان چالش‌برانگیز باشد. به همین دلیل است که باید برای ارتباطات دقیق، مؤثر و بدون ابهام ارزش زیادی قائل شد. طیف وسیعی از عوامل می‌توانند بر انتقال پیام از فرستنده به گیرنده تأثیر بگذارند. این عوامل شامل احساسات، بافت فرهنگی، رسانه ارتباطی و حتی موقعیت جغرافیایی ما می‌شود.

حال با این مقدمه‌چینی، ببینیم که چگونه این ارتباط، موثر واقع می‌شود؟! 

ارتباط موثر در محیط کار چیست؟

ارتباط در محیط کار، تبادل نظر و افکار و هر نوع ارتباطی است که در محیط کاری و در مورد کار انجام می‌شود؛ اما ارتباط موثر در محیط کار چیزی فراتر از آن و زمانی است که تبادل اطلاعات و ایده‌ها، به‌نحوی کارآمد و موثر انجام شوند و گیرندهٔ هدف آن را درک کند؛ بنابراین، هم فرستنده و هم گیرندهٔ پیام در این فرآیند راضی و ذی‌نفع  هستند.

به‌طور واضح‌تر ارتباط موثر در محیط کار فقط انتقال اطلاعات به اعضای تیم نیست؛ بلکه توضیح آن به روشی است که آنها می‌فهمند؛ همچنین گیرندهٔ پیام بر مفهوم معنای مکالمه تمرکز می‌کند و همین باعث می‌شود طرف مقابل (فرستنده)، احساس کند شنیده و درک می‌شود و توانسته اطلاعات را به‌درستی منتقل کند و ابهامی وجود ندارد. 

وقتی که تبادل ایده‌ها و اطلاعات به‌طور کارآمد و موثر شکل بگیرد، باعث افزایش همکاری در انجام وظایف محول‌شده می‌شود و تیم‌ها بهتر می‌توانند گام‌های لازم را برای رسیدن به اهداف خود بردارند.

چندین روش مختلف برای انتقال و دریافت اطلاعات در محیط کار وجود دارد که رایج‌ترین اشکال آن عبارت‌اند از:

• ارتباطات کتبی مانند یادداشت‌ها، ایمیل‌ها و گزارش‌ها 
• ارتباطات کلامی مانند مکالمه، مصاحبه، تماس
• ارتباطات غیرکلامی مانند لحن صدا، حالات چهره، زبان بدن 
• ارتباطات بین فردی مانند جلسات بازخورد ۱:۱، همکاری در وظایف متقابل
• ارتباطات گروهی مانند جلسات تیمی، تعیین وضعیت یا پیشرفت یک پروژه، و … 
• ارتباطات عمومی مانند ارائه، سخنرانی‌های عمومی در جلسات okr

مهمترین مزایای ارتباط موثر در محیط کار 

بیایید ببینیم ارتباط موثر در محیط کار چه مزایایی را برایمان رقم می‌زند؟!

• افزایش بهره‌وری تیم: ارتباطات بهتر، به کارکنان کمک می‌کند تا نقش‌های خود را بهتر درک کرده و وظایف محوله را بهتر انجام دهند. همین امر منجر به صرفه‌جویی در منابع و زمان، کاهش استرس و در نهایت افزایش بهره‌وری می‌شود. 
• بهبود روحیهٔ تیمی: ارتباطات باز و شفاف، باعث ایجاد یک محیط کاری مثبت می‌شود. کارمندان احساس ارزشمندی می‌کنند و به رضایت شغلی و روحیه بالاتر کمک می‌کند. 
• کاهش و حل تعارضات: ارتباطات موثر در محیط کار، کلید حل تعارضات است. در این نوع ارتباط، کارمندان می‌توانند با درایت و همدلی، مشکلات را به‌جای رها کردن، حل‌و‌فصل کنند.
• نوآوری و خلاقیت: در محیطی که ارتباط موثر در آن جریان دارد، از ایده‌ها استقبال می‌شود و اعضای تیم احساس راحتی بیشتری برای به اشتراک گذاشتن افکار خود و مشارکت در نوآوری و فرآیند خلاق دارند.
• ایجاد اعتماد و اعتبار: اعتماد بستر هر تیم موفقی است. در ارتباطات موثر همه با هم رفتاری صادقانه و شفاف دارند و همین امر ایجاد اعتماد و اعتبار کرده و پایه‌ای برای موفقیت بلندمدت می‌شود.
• افزایش مشارکت و رضایت کارکنان: یکی از قدرتمندترین مزایای ارتباط موثر در محیط کار، داشتن کارکنان متعهدتر است که بیشتر درگیر کار خود هستند تا حواشی کار. زمانی که فرهنگ ارتباط خوب در یک تیم یا محیط کار ایجاد شود، افراد بهتر می‌توانند با اهداف شغلی و اهداف شرکت هماهنگ شوند و رضایت بیشتری هم دارند. 
•  کاهش ریزش کارمندان و وفاداری بیشتر: هیچ سازمانی نمی‌خواهد هزینه‌های هنگفت استخدام و آموزش کارکنان خوب را با ترک سریع آنها هدر دهد. ارتباط موثر در محیط کار به‌عنوان یک عامل کلیدی در رضایت و مشارکت کارکنان، جابجایی کارکنان ماهر و کارکشته را کاهش داده و ارزش سازمان را افزایش می‌دهد.
•  بهبود روابط با مشتری: ارتباط موثر در محیط کار مستقیماً بر روابط با مشتری نیز تاثیر می‌گذارد. سازمان‌هایی که به‌خوبی با مشتریان خود ارتباط برقرار می‌کنند، علاوه‌بر ایجاد روابط محکم، آنها را حفظ می‌کنند. 
• بهبود برداشت عمومی: شرکت‌هایی که از نظر ارتباط داخلی و مشتریان از شهرت خوبی برخوردار هستند، اغلب از نظر عمومی هم وجهه‌ای قوی و مثبت دارند. این امر به جذب استعداد‌ها به شرکت کمک می‌کند و حتی می‌تواند علاقهٔ سرمایه‌گذاران و بانک‌ها را برای سرمایه‌گذاری افزایش دهد.

۱۰ راه برای توسعه ارتباط موثر در محیط کار 

اکنون که اهمیت ارتباط موثر در محیط کار را درک کرده‌اید، باید بدانید که از چه راه‌هایی آن را توسعه دهید. 

ارتباط موثر در محیط کار از فرد شروع می‌شود؛ اما همین‌جا متوقف نمی‌شود. فرهنگ کاری، فناوری و پروتکل‌ها همگی می‌توانند در تاثیرگذاری ارتباطات در محیط کار شما نقش داشته باشند.

در اینجا چند راه برای توسعهٔ برقراری ارتباطات موثر در محیط کار آورده شده است:

۱. قبل از هر ارتباطی، این ۴ سوال اساسی را از خود بپرسید

اگر می‌خواهید مهارت‌های ارتباطی خود را بهبود ببخشید، با عادت کردن به این ۴ سوال برای هر ارتباطی که ایجاد می‌کنید، شروع کنید:

• چرا ارتباط برقرار می‌کنید؟ (هدف شما چیست؟)
• گیرنده یا مخاطب کیست؟ (چه کسی باید این را بشنود؟)
• شما می‌خواهید که گیرنده در نتیجه ارتباط، چه کاری انجام دهد؟
• چه فرمت یا نوعی از ارتباط به بهترین شکل، هدف شما را محقق می‌کند؟ (ارتباط از طریق ایمیل، پیام‌رسان، نرم‌افزار مدیریت پروژه، حضوری  و …) 

ارتباط موثر در محیط کار به همان اندازه که با چه کسی صحبت می‌کنید، به آنچه می‌گویید نیز بستگی دارد. ارتباط ضعیف اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که با افراد اشتباه صحبت می‌کنید یا اطلاعات را در محیطی اشتباه، به اشتراک می‌گذارید. مهم است که تشخیص دهید با توجه به هدف‌تان، برای ارتباط باید به سراغ چه شخصی و چه پلتفرمی بروید. 

نکته کلیدی: وقتی چیزی برای برقراری ارتباط دارید، اهمیت، فوریت و پیچیدگی آن را در نظر بگیرید و کانال مناسب را براساس آن انتخاب کنید.

مثلا اگر یک یادآوری ساده برای تیم دارید، یک پیام در گروه چت یا ایمیل گروهی می‌تواند موضوع شما را به آنها برساند یا اگر می‌خواهید با مدیرتان مسئله‌ای را مطرح کنید، باید ببینید که با توجه به شناختی که از او دارید، چه نوع ارتباطی مناسب‌تر است: ایمیل، رو در رو یا جلسات بازخورد.  

در کل با این سوالات می‌توانید اشتباهات ارتباطی خود را به حداقل برسانید و ارتباطات‌تان را موثرتر ایجاد کنید. 

۲. برای جلسات منظم یک‌به‌یک و تیمی، برنامه‌ریزی کنید

تیم‌های موفق از اعضای تیمی تشکیل شده‌اند که در تعاملات خود هدفمند هستند. تعاملات و جلسات یک‌به‌یک (۱:۱) فضایی را ایجاد می‌کند که طرفین جلسه راحت و رو در رو بتوانند نیازها، بازخوردها، انتظارات و حتی نگرانی‌های خود را مطرح کنند. این جلسات که توسط سرپرستان و مدیران انجام می‌شوند، بسیار در ارتباطات موثر در محیط کار اثرگذارند. 

از طرفی جلسات تیمی هم به نوبهٔ خود همان کار را در سطح گسترده‌تری انجام می‌دهند و باعث می‌شوند اعضای تیم از دغدغه‌های هم آگاه شوند و فضای دوستانه‌تری را ایجاد کنند.  

شاید ارسال یک ایمیل برای انتقال پیام راه آسان‌تری باشد، اما انجام این کار تضمین نمی‌کند که گیرنده به‌طور کامل آنچه را که در حال انتقال است می‌فهمد یا نه؛ بنابراین جلسات حضوری فرصتی برای شفاف‌سازی و تشویق کارمندان به برقراری ارتباط موثرتر با یکدیگر فراهم می‌کنند.

۳. بازخورد دوطرفه داشته باشید

بازخورد دادن و همین‌طور بازخورد گرفتن یکی از اصول برقراری ارتباط موثر در محیط کار است. در محل کار، بازخورد برای پیشرفت به سمت اهداف شرکت و کسب نتایج بهتر، مهم است. اشتباه رایجی که اغلب رهبران یا مدیران هنگام ارائه بازخورد مرتکب می‌شوند این است که آنها به کارمندان فرصتی برای ارائه نظرات و نگرانی‌های خود نمی‌دهند. همیشه از اعضای تیم خود در مورد رفتار و در کل سبک ارتباطی‌تان بازخورد بخواهید و نظرات آنها را به چشم تجربه و یادگیری نگاه کنید. حواستان باشد برای بازخورد دادن به دیگران، این کار را با تفکر انجام دهید و از بازخوردهایی در ملأعام یا به‌صورت هیجانی و نسنجیده خودداری کنید. بهتر است در ابتدا از کار آنها قدردانی کرده و سپس به نحوهٔ بهبود رفتار یا عملی در آن فرد اشاره کنید تا بازخوردتان سازنده باشد. به آنها نیز اجازه دهید نظرات خود را در مورد شما به اشتراک بگذارند.

در کل تشویق به بازخورد دو طرفه، به تیم شما فرصتی برای ارزیابی خود می‌دهد و لازم است که برای افزایش ارتباطات تیمی و مربی‌گری اعضای تیم، بازخورد دقیق بدهید؛ همچنین می‌توانید از طریق سیستم مدیریت وظایف، یک رکورد کتبی از بازخوردها داشته باشید که می‌تواند به افزایش ارتباطات و بهره‌وری کلی تیم کمک کند.

۴. در صورت امکان رو در رو صحبت کنید

شاید امتحان‌شده‌ترین و واقعی‌ترین راه برای جلوگیری از ارتباط نادرست، صحبت رو در رو باشد. اگر تیم شما مجازی است، صحبت از طریق کنفرانس ویدیویی یا از طریق تماس تلفنی نیز خوب است. اگر می‌دانید که یک مکالمه سخت خواهد بود، ارتباط چهره‌به‌چهره بسیار مهم است. گاهی برقراری ارتباط در موضوعاتی خاص از طریق نوشتن، ممکن است دشوار و مبهم باشد؛ بنابراین صحبت رو در رو از آن جهت که حالات چهره و زبان بدن هم به‌خوبی در آن نمایان است، می‌تواند ایده‌آل‌تر باشد. 

۵. به‌جای داستان‌ها، به حقایق پایبند باشید

«حقایق» چیزهایی هستند که واقعاً اتفاق افتاده‌اند و افراد به‌راحتی در مورد آنها توافق دارند. از سوی دیگر، «داستان» تفسیر شما از موقعیت است. همه ما داستان‌هایی را از واقعیت‌ها می‌سازیم و گاهی دوری از آنها اجتناب‌ناپذیر است؛ اما سعی کنید داستان‌ها را از واقعیت‌ها تشخیص دهید و تا زمانی که نتوانید آنها را تأیید کنید، از اقدام براساس داستان‌ها خودداری کنید.

مثلا مدیرتان در یک جلسه تیمی کوچک، به شما بازخورد مستقیم می‌دهد. این یک واقعیت است؛ اما چون شما انتظار بازخورد را نداشته‌اید و فکر می‌کنید که فقط در جلسات ۱:۱ باید این اتفاق صورت گیرد، احساس می‌کنید که مدیرتان بسیار از شما ناراضی است و می‌خواسته آن را در حضور بقیه علنی کند. این همان داستانی است که شما در ذهنتان شکل می‌دهید. شما هیچ راهی برای دانستن اینکه آیا این حقیقت دارد یا خیر، ندارید. فقط می‌توانید در جلسه ۱:۱ بعدی، این قضیه را با مدیرتان مطرح کنید و قصدش را بفهمید. پس تا آن زمان، رفتار عجولانه نداشته باشید. 

۶. به تیم‌سازی و فعالیت‌های تیمی اهمیت دهید

تیم‌سازی واقعاً می‌تواند کارکنان شما را به گروه‌های منسجمی تبدیل کند که بهتر با هم ارتباط برقرار کنند و از کار با هم لذت ببرند.

با اینکه تیم‌سازی داخلی شرکت اهمیت بسیاری دارد؛ ولی علاوه‌بر آن هر از چند گاهی، برنامه‌ریزی برای بیرون رفتن از شرکت، چه برای جلسات کارکنان یا تمرینات تیم‌سازی، واقعاً می‌تواند تفاوت ایجاد کند و ارتباطات صمیمانه‌تری بین افراد شکل دهد. تغییر محیط می‌تواند ایده‌های جدیدی را ایجاد کند که ممکن است در حین خیره‌شدن به همان چهار دیوار شرکت به آنها نرسیده باشید.

فرصت‌هایی ساختاریافته‌ ایجاد کنید تا از طریق فعالیت‌هایی مانند ناهار تیمی، بازی‌های گروهی یا هر فعالیت در فضای باز، با یکدیگر همکاری کنید؛ بنابراین به‌جای اینکه همیشه با تیم خود در یک اتاق جمع شوید، با برنامه‌ریزی هفتگی یا ماهانه، از چهارچوب‌های ذهنی و محیطی خارج شوید و ارتباطات‌تان را با هم گسترش دهید. 

نکته ۱: برای ایجاد تغییرات در فرهنگ کاری، لازم نیست در موقعیت رهبری باشید. خودتان با جستجوی این فرصت‌ها شروع کنید. پیشنهاد کنید ناهار را با همکاران خود صرف کنید یا به یک باشگاه کاری، ورزشی یا حتی بوت‌کمپ بپیوندید.

نکته ۲: کارمندان دورکار را نیز درگیر کنید. اگرچه کار از راه دور به‌طور فزاینده‌ای رایج شده است، اما افراد هنوز به تعامل انسانی-شخصی نیاز دارند، حواستان به آنها باشد و در فعالیت‌های تیمی خارج از شرکت، آنها را هم دخیل کنید. 

نکته ۳: استفاده درست از زمان‌های استراحت هم می‌تواند روحیه تیم‌سازی را قوی نگه دارد و به همه فرصتی می‌دهد تا یکدیگر را بهتر بشناسند. استراحت به همراه نوشیدن قهوه، فرصتی ایده‌آل برای جلسات و گفتگوهای غیر رسمی است. این کار، ارتباط سالمی بین همکاران ایجاد کرده و تبادل نظر را ترویج می‌دهد. 

۷. انتظارات خود را روشن و واضح بیان کنید

 برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار، سعی کنید از کلمات قابل فهم، در جهت هدفی که دارید استفاده کرده و از به‌کاربردن جملات ناقص و مبهم اجتناب کنید؛ همچنین هنگام برقراری ارتباط با تیم خود، برای انجام پروژه یا تسک، انتظارات‌تان را به‌روشنی تعیین کنید و اگر لازم است با مثال‌ها و نمونه‌هایی، وظایف را شفاف‌تر کرده و گروه‌هایی را که باید درگیر شوند، مشخص کنید. همیشه هم افراد را تشویق کنید تا برای به حداقل رساندن خطاها و به حداکثر رساندن بهره‌وری، سوال بپرسند.

۸. در روابط خود اعتدال و اختصار را رعایت کنید

چه درگیر ارتباط کلامی باشید و چه غیر کلامی، برای بیان یک ایده یا رساندن نظر خود، نیازی به نوشتن یک ایمیل یا سخنرانی طولانی نیست. زمان در هر کسب‌و‌کاری با ارزش است و وقت همکاران‌تانبه اندازهٔ شما ارزشمند. پس همیشه با درایت اینکه همکار شما در چه موقعیتی است و آیا زمان کافی دارد یا نه، ارتباطات خود را پیش ببرید. مختصر و دقیق باشید و فقط اطلاعات لازم را بگویید یا درج کنید. یک عبارت واضح و ساده پیدا کنید تا منظورتان را در بر بگیرد.

۹. از همکاران‌تان قدردانی کنید

نشان دادن قدردانی، روشی موثر برای مقابله با روحیه ضعیف کارکنان و ایجاد احساس اهمیت در اعضای تیم و ارتقای ارتباطات موثر در محیط کار است. از همکاران خود برای به پایان رساندن یک پروژه یا به‌کارگیری ایده‌های خلاقانه در روند کار و حتی انجام کارهای کوچک، قدردانی کنید. 

۱۰. روابط چالشی با همکاران‌تان را بهبود ببخشید

همه ما ممکن است در محیط کار، با یکی از همکاران‌مان به مشکل بربخوریم یا اختلاف نظر شدیدی با هم داشته باشیم. برای پیشرفت شغلی و درگیری کمتر، لازم است که ارتباطات موثری را با این فرد ایجاد کنید و سعی در حل مشکل داشته باشید. اگر سوء‌تفاهمی رخ داده این مسئله می‌تواند به‌سادگی حل شود و اگر فکر می‌کنید که با برداشتن قدم اول و رفتن به سمت این فرد، رابطه چالش برانگیز شما تبدیل به یک رابطه موثر می‌شود، بهتر است این کار را انجام دهید. با تمرکز بر نکات مثبتی که بین همکاری شما برقرار است، سعی کنید روابط خدشه‌دار خود را در محیط کار به روابطی موثر تبدیل کنید. 

در بخش بعدی می‌خواهیم بیشتر به مهارت‌هایی بپردازیم که فردی هستند و با پرورش آنها در خود می‌توانید ارتباط موثر در محیط کارتان ایجاد کنید. 

۱۰ مهارت کلیدی برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار 

اگر می‌خواهید مهارت‌های ارتباطی خود را به‌صورت فردی تقویت کنید، باید این چند نکته را در هنگام تعامل با همکاران در محیط کار، در نظر داشته باشید:

۱. روی مهارت‌های ارتباطی فردی کار کنید

مهارت‌های ارتباطی فردی، هم برای زندگی حرفه‌ای-شغلی و هم برای زندگی شخصی شما مفید خواهند بود و شما هر روز در زندگی خود به آنها نیاز خواهید داشت. مثلا مهارت‌های مرتبط با هوش هیجانی یا توانایی درک احساسات خود و دیگران، تقویت عزت‌نفس و اعتماد‌به‌نفس بالا می‌توانند به شما کمک کنند نسبت به خودتان و توانایی‌هایتان مثبت باشید و همین در ارتباطات شما هم اثربخش خواهد بود.

۲. به نشانه‌های غیرکلامی مثل زبان بدن و لحن توجه کنید

ارتباط فقط به این نیست که شما چه می‌گویید، بلکه به نحوهٔ بیان آن نیز بستگی دارد. لحن و زبان بدن می‌توانند چیزهای زیادی را بیان کنند که کلمات نمی‌توانند. در ارتباطاتی که مبتنی بر متن هستند، تشخیص لحن کمی دشوارتر است تا ارتباطات مکالمه‌ای؛ بنابراین انتقال درست لحن، مهارتی است که باید یاد بگیرید. 

هنگام برقراری ارتباط و هنگام گوش‌دادن مراقب زبان بدن خود باشید. برای مثال شانه‌های باز و آرام و خم‌شدن به جلو نشان می‌دهد که درگیر هستید و واقعاً گوش می‌دهید؛ درحالی‌که بازوهای جمع شده و تکیه‌دادن به عقب، باعث می‌شود اینطور به نظر برسید که برای شنیدن ایده‌ها و ادامه گفتگو مشتاق نیستید. 

اغلب اوقات، زبان بدن شما ممکن است هیچ ارتباطی با وضعیت فعلی‌تان نداشته باشد. شاید در مورد چیزی در زندگی شخصی خود خسته یا استرس داشته باشید؛ اما اعضای تیم شما تصور کنند که از چیزی عصبانی یا ناراحت هستید؛ بنابراین سعی کنید زبان بدن و حالات چهره خود را متناسب با وضعیت کنید تا از هرگونه قضاوت ناخواسته جلوگیری شود.

در مورد زبان بدن حتما بیشتر مطالعه کنید. در اینجا چند نمونه برایتان آورده‌ایم: 

• بازوهای ضربدری یا جمع شده: حالت دفاعی
• دست‌ها پشت بدن: اعتماد‌به‌نفس

• اصلاح لباس، لوازم جانبی، ساعت: عصبی بودن
• مشت‌های گره کرده: عصبانیت یا اضطراب
• فشار دادن دست‌ها: تسکین دادن خود

۳. گوش دادن فعال را تمرین کنید 

گوش دادن برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار، به‌اندازهٔ صحبت کردن اهمیت دارد. گوش دادن فعال، یعنی تمرکز بر اینکه بفهمید طرف مقابل در مورد چه چیزی صحبت می‌کند و چه منظوری دارد. گوش دادن غیر فعال وقتی است که به‌جای آنچه که طرف مقابل می‌گوید، روی چیزی که قرار است شما بگویید، تمرکز می‌کنید. با این نوع گوش دادن، ممکن است اطلاعات کلیدی صحبت‌های طرف مقابل را از دست بدهید.

 گوش دادن به ایده‌های دیگران، به‌جای اینکه فقط سعی کنید ایده‌های خود را مطرح کنید، یک مهارت کلیدی در ارتباط موثر است. بدترین ارتباط به این دلیل اتفاق می‌افتد که افراد به‌درستی گوش نمی‌دهند و به‌جای آنچه که واقعاً گفته شده، به‌دنبال آنچه فکر می‌کنند گفته شده، می‌روند.

بنابراین سعی‌تان بر این باشد که برای درک یک موضوع گوش کنید؛ یعنی به حرف‌های طرف مقابل گوش دهید بدون اینکه فکر کنید چگونه می‌خواهید پاسخ دهید. اگر به چیزی فکر می‌کنید که می‌خواهید بگویید، به‌جای به‌خاطرسپاری، آن را یادداشت کنید تا بتوانید به گوش دادن برای فهمیدن بازگردید.

برای گوش دادن فعال باید: 

• تماس چشمی را با گوینده حفظ کنید؛

• هر آنچه به ذهن‌تان می‌رسد را در حین صحبت کردن یادداشت کنید؛

•  با نشان دادن زبان بدن مرتبط، به طرف مقابل پاسخ دهید تا نشان دهید فعالانه گوش می‌دهید و تمرکز خود را به‌صورت بصری منتقل کنید.

• سوال‌های مناسب و به‌جا بپرسید.

این موانع را برطرف کنید تا بتوانید بهتر گوش کنید. 

۳. همدلی داشته باشید 

پس از گوش دادن، مهمترین کاری که هر کسی می‌تواند انجام دهد این است که دیگران را درک کند و با آنها همدردی کند. اگر بتوانید خود را به‌جای دیگران بگذارید، می‌توانید احساس آنها را درک کنید و بیشتر به آنها کمک کنید، ناامیدی‌ها و نقاط دردشان را بفهمید و ارتباط موثرتری برقرار کنید.

۴. صادق و روراست باشید 

به‌منظور ایجاد مهارت‌های برقراری ارتباط موثر در محیط کار و همکاری تیمی قوی، باید ارتباطات باز و صادقانه را تمرین کنید. این لزوماً به این معنی نیست که همیشه در مورد همهٔ چیزها توافق کنید؛ بلکه دانستن اینکه چگونه مخالفت کنید و از طریق آن تفاوت‌ها باز هم رفتار درستی داشته باشید و کارتان را انجام دهید، بخش کلیدی این فرآیند است.

در کنار آن، صادق بودن یک امر ضروری است. اعتماد در هر شرایطی بسیار مهم است و زمانی که افراد در یک تیم کار می‌کنند، باید بدانند که می‌توانند برای انجام آنچه می‌خواهند به یکدیگر تکیه کنند و در مورد آن صادق باشند.

۵. مطمئن، متقاعدکننده و صبور باشید

بین توانایی برقراری ارتباط و برقراری ارتباط موثر تفاوت وجود دارد. در کنار نکات فوق، داشتن کمی صبر می‌تواند به شما کمک کند تا با آرامش احساسات خود را بیان کنید؛ حتی زمانی که ناامید و آزرده خاطر هستید. 

اعتماد‌به‌نفس و متقاعدسازی هم می‌توانند به شما کمک کنند تا اطلاعات خود را به‌طور موثرتر منتقل کنید. اعتماد‌به‌نفس یعنی مراقب زبان بدن خود باشید و این احساس خود ارزشمندی شما، باعث می‌شود به‌جای درماندگی احساس موثر بودن کنید. 

۶. مثبت‌اندیش باشید  

 سعی کنید مثبت بمانید. مهم نیست در چه حالتی هستید، مثبت‌اندیشی شما را از وارد شدن به یک مکالمهٔ بد نجات می‌دهد. اتخاذ رویکرد مثبت، زندگی را برای شما و اطرافیان‌تان بسیار آسان‌تر و زیباتر می‌کند. اگر همیشه مثبت‌اندیش باشید، تمایل بیشتری دارید که تصور کنید کارها می‌توانند انجام شوند و مشکلات حل می‌شوند، نه اینکه خلافش را متصور شوید. در کل شما احساس بهتری دارید و در هر چیزی به‌دنبال نکات مثبت هستید و آن را پیدا می‌کنید.

۸. مودب بمانید

 برای تقویت ارتباط موثر در محیط کار، باید ارتباطات محترمانه را تمرین کنید و در مواجهه با اختلاف‌نظرها، با دیدی مثبت ظاهر شوید. مودب بمانید و از کلمات توهین‌آمیز خودداری کنید؛ همچنین باید مراقب زبان بدن و حالات چهره خود باشید و از لحن مناسب استفاده کنید تا نشانه‌های ناخواسته از خود بروز ندهید.

۹. با توجه به بازخوردها، خودسازی کنید

بهبود مستمر فقط برای کسب‌و‌کار نیست. یادگیری مادام‌العمر در هر زمینه‌ای و از انتقادات و بازخوردها، برای شما خوب است، دیدگاه‌ها و ایده‌های جدیدی به شما می‌دهد و تجربه و دیدگاه شما را گسترش می‌دهد. 

۱۰. در مورد روابط موثر تامل کنید و به‌روز باشید

در مورد اینکه چه چیزی خوب پیش می‌رود و چه چیزی در ارتباطات روزمره شما خوب نیست، فکر کنید. شاید ارسال ایمیلی به مدیرتان موفقت‌آمیز نبوده است. آیا می‌توانید علت سوء‌تعبیر را بفهمید و ببینید که دفعه بعد چه کاری را باید متفاوت انجام دهید؟ به‌طور مشابه، اگر مکالمه با یک همکار، نتایج مورد انتظار را به همراه نداشت، سعی کنید تحلیل کنید که آیا آنچه را که نیاز داشتید، به‌وضوح بیان کرده‌اید یا خیر و آیا تمام موارد برای ارتباط موثر را رعایت کرده‌اید یا نه؟! 

این تحلیل‌ها به شما بینش‌هایی می‌دهند که هر بار روابط خود را بهبود دهید. 

فراموش نکنید که داشتن روابط موثر اکتسابی است و شما باید مدام در این زمینه خود را به‌روز نگه دارید، مطالعه کنید و فقط به دانسته‌های قبلی متکی نباشید.  

اما چه چیزهایی به ما اجازه نمی‌دهند که در محیط کار بتوانیم به‌راحتی روابط موثری را برقرار کنیم؟ 

موانع ارتباطات موثر در محیط کار 

اختلال ارتباطات می‌تواند بر بهره‌وری در محیط کار، جابجایی کارکنان و روابط حرفه‌ای در تیم‌ها تأثیر بگذارد. طبق نظرسنجی انجام شده توسط اکسپرت مارکت، ۲۸٪ از کارمندان ارتباط ضعیف را به‌عنوان دلیلی که نمی‌توانند پروژه‌ها را به‌موقع به پایان برسانند، ذکر کرده‌اند؛ همچنین ارتباطات نادرست برای کسب‌و‌کارهایی که حداقل ۱۰۰ کارمند دارند، به‌طور متوسط حدود ۴۵۰/۰۰۰ دلار یا بیشتر در سال هزینه دارد.

 بنابراین شناسایی موانع ارتباط موثر در محیط کار، اولین گام برای حل آنهاست. در ادامه به بررسی مهمترین آنها می‌پردازیم: 

۱. موانع زبانی

موانع زبانی شامل ارتباطات نادرست مربوط به تفاوت‌های زبانی یا مشکلات ترجمه است.

حتی در یک زبان، تفاوت در املا، لهجه و گویش ممکن است مانعی برای برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار باشد و منجر به سوء‌تفاهم و سایر پیامدهای ناخواسته شود. به همین ترتیب، افراد در یک سازمان ممکن است با تفاوت در واژگان دست‌و‌پنجه نرم کنند. ازآنجایی‌که کارفرمایان افرادی را با پیشینه‌های جغرافیایی و فرهنگی مختلف استخدام می‌کنند، محیط کار متنوع‌تر می‌شود و ارتباطات مؤثر برای رفع هرگونه سوء‌تفاهم ضروری می‌شود.

راه‌حل: 

• اعضای تیم را تشویق کنید که از زبان واضح و بدون لهجه‌ای خاص استفاده کرده و از زبان تمثیلی، اصطلاحات تخصصی و عامیانه اجتناب کنند؛
• نکات مهم در اسناد و ارائه‌های مهم را با عناصر بصری به تصویر بکشید؛
•  آموزش و منابع آموزشی کافی را در مورد اصطلاحات خاص صنعت و اصطلاحات برند ارائه دهید؛
• آموزش دوره‌های زبان را برای کارکنان اجرا کنید.

۲. موانع فرهنگی

موانع فرهنگی برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار، از تفاوت در هنجارها و ارزش‌های اجتماعی ناشی می‌شود.

فرهنگ‌های مختلف روش خاص خود را برای انتقال پیام دارند. علاوه‌بر زبان، مردم با استفاده از حرکات و نمادها پیام‌هایی را منتقل می‌کنند که ممکن است خیلی عام نباشد. هنگامی که این حرکات و نمادها بخشی از ارتباط هستند، گیرندگان با منشاهای مختلف، ممکن است همیشه نتوانند پیام را رمزگشایی کنند. به همین ترتیب، آنها ممکن است بازخورد معنی‌داری را به فرستنده ارائه نکنند که می‌تواند بر ارتباط موثر در محیط کار تاثیر بیشتری بگذارد. یک فرهنگ ممکن است تماس چشمی قوی را نشانه پرخاشگری و بی‌احترامی بداند، درحالی‌که فرهنگ دیگری ارتباط چشمی مداوم را نشانه علاقه و مشارکت در یک گفتگو می‌داند. معانی مختلف این رفتارها در صورت عدم شناسایی، می‌تواند باعث ایجاد تعارض در بین همکاران شود.

راه‌حل: 

• ارزش‌های برندتان، چرایی اهمیت آن‌ها و اینکه چگونه کارمندان می‌توانند آن ارزش‌ها را به نمایش بگذارند، روشن و واضح کنید. با ایجاد فرهنگی که بر مجموعه‌ای از ارزش‌های مشترک تأکید دارد، حس تعلق را تقویت کرده و موانع فرهنگی را از بین ببرید؛
• یک راهنمای سبک برند ایجاد کنید و به اشتراک بگذارید که شامل قوانین و انتظارات، پیرامون ارتباطات داخلی و آداب معاشرت باشد.

۳. موانع فیزیکی

هر شیء فیزیکی یا صدایی که مانع از برقراری ارتباط مؤثر شود، یک مانع فیزیکی است. موانع فیزیکی همچنین تأثیر فاصله بین فرستنده و گیرنده پیام را دربر‌می‌گیرد. محیط کار مدرن منجر به توزیع کارکنان در مناطق مختلف جغرافیایی می‌شود و ارتباط رو‌در‌رو را دشوار می‌کند. در این مواقع، موانع فیزیکی ممکن است مانع از توانایی فرد در تفسیر نشانه‌های غیرکلامی شود. در کل موانع فیزیکی برای برقراری ارتباط موثر، با محیط اطراف کار شما سر‌و‌کار دارد. 

از جمله موانع فیزیکی می‌توان به ماهیت کار از راه دور که می‌تواند تلاش‌های ارتباطی را تضعیف کند، درهای بسته که تعامل را کاهش می‌دهد، چیدمان دفتری که دید همکاران را مسدود می‌کند، دمای ناخوشایند، صدای زمینه، روشنایی ضعیف محیط و … اشاره کرد. 

راه‌حل: 

• در صنعت خود، از فناوری‌های به‌روز مخابراتی بهره ببرید؛
•  در صورت نیاز و شلوغی بیش از حد محیط کار، به کارمندان اجازه دهید از راه دور کار کنند؛
• یک دفتر کار راحت و مشارکتی با حداقل نویز خارجی فراهم کنید؛

• فضاهای اداری باز (Open Office) که در حال حاضر بسیار محبوب هستند، گزینه خوبی برای فرار از درهای بسته است و موانع  ارتباطی بین همکاران را از بین می‌برد. 

۴. موانع روانی

موانع روانی ناشی از ذهنیت‌های فردی یا نگرانی‌های مربوط به سلامت روان است.

اینها موانعی هستند که از احساسات فرستنده یا گیرنده سرچشمه می‌گیرند. ارتباط مؤثر معمولاً مستلزم تعادل بهینه احساسات و حقایق است. اگرچه در بیشتر محیط‌های کاری اختلاف‌نظر اجتناب‌ناپذیر است؛ اما گاهی اوقات این درگیری‌ها باعث می‌شود طرفین درگیر در ارتباطات، احساسات منفی را تجربه کنند و توانایی‌های تصمیم‌گیری آنها ممکن است تحت تاثیر قرار گیرد. این تعارضات می‌تواند بر کل تیم تاثیرگذار باشد. 

فقدان اعتماد نیز یک مانع روانی رایج است که می‌تواند ارتباط را بسیار دشوار کند.

زمانی که کارمندان احساس می‌کنند شنیده نشده، حمایت نمی‌شوند، یا کمتر ارزش‌گذاری شده‌اند، در تلاش برای برتری خواهند بود. در این مواقع شاهد عدم بازخورد یا مشارکت کارکنان، غیبت کردن، یا عدم همکاری بین اعضای تیم خواهیم بود. 

راه‌حل: 

• آموزش و منابعی را در مورد درک انواع سبک‌های ارتباطی در حوزهٔ کسب‌وکار ارائه دهید؛
• آموزش‌های اجباری ضد آزار و اذیت در محیط کار اجرا کنید؛
• با ارائه پیشنهادهایی برای تمرین‌ها و رویدادهای تیم‌‌سازی، اعتماد و همبستگی را بین کارمندان تقویت کنید؛
• با ارائه کانال‌های متعدد برای بازخورد کارمندان، مانند نظرسنجی‌ به‌صورت ناشناس و جلسات تیمی، ارتباط باز و صادقانه را ترویج دهید.

۵. موانع تکنولوژیکی

موانع تکنولوژیکی برای ارتباطات، زمانی پدیدار می شوند که افراد، ابزار یا آموزش مناسب برای برقراری ارتباط موثر در محیط کار را نداشته باشند.

تیم شما برای عملکرد موثر به این موارد نیاز دارد: سخت‌افزار به‌روز، ابزارهای ارتباطی مناسب تجاری، سیستم‌های مدیریت مربوط به انجام وظایف مثل ترلو و آموزش نحوه استفاده موثر از این فناوری‌ها.

 خرابی‌های مکرر فناوری (مانند خرابی رایانه یا اتصال ضعیف اینترنت)، شکایت در مورد پلت‌فرم‌های کند یا ضعیف و استفاده نادرست از فناوری که ریشه در عدم درک صحیح دارد، مشکلاتی هستند که اغلب در محیط‌های کاری با آن روبرو هستیم. 

راه‌حل: 

• در صورت لزوم، فناوری را ارتقا دهید یا جایگزین کنید؛
• آموزش و منابع لازم را برای آموزش کارکنان در مورد نحوه استفاده از فناوری‌های جدید ارتقا یافته یا پذیرفته شده ارائه دهید؛
• از ابزارهای ارتباطی با قابلیت‌های بسیار استفاده کنید که به‌راحتی در ساختار و جریان کاری برند شما قرار می‌گیرند؛
• قوانینی را در مورد چگونگی و زمان استفاده از کانال‌های ارتباطی خاص در راهنمای سبک برند خود ایجاد کنید.

۶. موانع سازمانی

موانع سازمانی برای ارتباطات ناشی از عدم درک ساختار کسب‌و‌کار شما و نقش‌های فردی در آن است.

 یک ساختار سازمانی غیرسیستماتیک ممکن است منجر به ارتباطات ناکارآمد شود.

موانع سازمانی می‌توانند بر کسب‌وکارها در هر اندازه‌ای که باشند، تأثیر بگذارند و اغلب به این دلیل رخ می‌دهند که کارمندان از ساختار موجود بی‌اطلاع هستند یا به‌طور کامل آن را درک نمی‌کنند. کارمندان ممکن است ندانند چگونه اطلاعات را به اشتراک بگذارند یا درخواست کنند. 

در همین حال، راه‌های ارتباطی ممکن است نیاز به سازمان‌دهی مجدد یا شفاف‌سازی داشته باشند. در این مواقع می‌بینیم که اعضای تیم مکرراً با افراد نامناسب ارتباط می‌گیرند تا اطلاعات یا بینش‌های خاصی را دریافت کنند و اطلاعات حیاتی در جایی در طول زنجیرهٔ مدیریتی گم شده است. 

راه‌حل: 

• یک ساختار سازمانی واضح (شامل نقش‌ها و اطلاعات تماس) ایجاد کنید و اطمینان حاصل کنید که به‌طور گسترده و راحت در دسترس است و در جهت‌گیری‌های جدید به‌کار گرفته می‌شود؛
• سریعاً هرگونه تغییر در ساختار را چه به‌صورت کتبی و چه حضوری بررسی کنید؛
• به‌طور منظم ممیزی انجام دهید و ساختار را با تکامل سازمان خود بازنگری کنید.

و اما ۲ مانع فردی که در ارتباط موثر در محیط کار موثرند: 

۱. موانع نگرشی

تفاوت‌های شخصیتی نیز ممکن است مانع برقراری ارتباط موثر شود. برای مثال، افراد درون‌گرا ممکن است متفاوت از شخصیت‌های برون‌گرا ارتباط برقرار کنند که این قضیه می‌تواند بر تبادل موثر پیام‌ها بین آنها تاثیر بگذارد؛ همچنین، نشان دادن نگرش منفی نسبت به دیگران یا سایر اقدامات غیرمحترمانه ممکن است مانع انتقال اطلاعات شود. 

راه‌حل: 

• برای کاهش موانع نگرشی، باید یادگیری بیشتر در مورد سایر افراد و روش‌های ارتباطی ترجیحی آنها انجام شود. 
• همچنین حفظ یک رابطه کاری محترمانه می‌تواند تبادل پیام‌ها را به‌طور موثر از منبع به گیرنده و بالعکس، ساده‌تر کند.

۲. موانع حواس‌پرتی، بی‌علاقگی و  عدم تعهد 

توانایی شما در تفکیک اطلاعات، به میزان فعال بودن شما در دریافت اطلاعات بستگی دارد. حواس‌پرت شدن توسط یک پیام متنی، درگیر شدن در یک مکالمه جانبی در حین ارائه یا پاسخ دادن به تماس در حین جلسه، توجه شما را پرت می‌کند و توانایی شما را در دریافت نشانه‌های غیرکلامی مختل کرده و احتمالاً باعث می‌شود اطلاعات ارزشمندی را از دست بدهید. این‌ها همه وجهه‌ای از بی‌علاقگی و عدم تعهد از فرد را به دیگران نشان می‌دهد. 

راه‌حل: 

• سعی کنید در ارتباطات خود توجه و احترام نشان دهید، همان‌طور که دوست دارید با شما هم چنین رفتاری شود؛ 
• تمام عوامل حواس‌پرتی را در مواقع مهم و حساس از خود دور کنید. 

ارتباطات موثر در دورکاری 

امروزه بسیاری از شرکت‌ها به‌صورت هیبریدی (ترکیبی از حضور در محل کار و دورکاری) کار می‌کنند و برقراری ارتباط موثر در محیط کار شامل حال افراد دورکار را هم می‌شود. لازم است بدانید که رهبران تیم و مدیران، نقش به‌سزایی در ایجاد ارتباطات موثر دارند و باید آن را در بین افراد تیم تقویت کنند. 

در اینجا چند مورد برای بهبود ارتباطات از راه دور وجود دارد:

۱. شفاف‌سازی انتظارات

انتظارات را از قبل بیان کنید و در پایان ارتباط، آن را تکرار کنید. حتی بهتر این است که از طرف مقابل بخواهید درک خود را از انتظارات شما مجدداً بیان کند.

۲. درگیر جریان دوطرفه باشید

دور بودن می‌تواند کارمندان را به‌راحتی از جریان کار جدا کند؛ بنابراین در مورد نقش دادن به آنها در ارتباط، آگاهانه و خلاق باشید. سوال بپرسید، از ابزارهای نظرسنجی و رتبه‌بندی استفاده کنید و پاسخ بخواهید و در کل آنها را درگیر نگه‌ دارید. 

۳. جلسات رو در رو و تصویری داشته باشید

برای داشتن ارتباط موثر شغلی در محیط کار، فقط از طریق متن یا چت با افراد دورکار ارتباط برقرار نکنید؛ چون در متن لحن صدا و حالات چهره مشخص نیست و افراد ممکن است در بعضی موارد، دچار سوء‌تفاهم شوند. حتما از تماس‌های ویدیو کنفرانسی مثل Zoom بهره ببرید و ارتباط بهتر برقرار کنید. 

۴. هماهنگ باشید 

ممکن است شما با افرادی کار کنید که در کشور دیگر هستند و با شما تفاوت زمانی دارند؛ بنابراین برای برگزاری جلسات تیمی یا ایونت‌های زنده حتما این نکته را در نظر بگیرید و از قبل با آنها همانگی‌های لازم را به‌عمل آورید. 

۵. یک فضای غیررسمی ایجاد کنید

فرقی نمی‌کند که افراد از محیط کار دور هستند، آنها هم باید از فضای دوستانه و کمی راحت‌تر برخوردار باشند و بتوانند صمیمیت بیشتری را تجربه کنند. حتما با برنامه‌ریزی ویدیو کنفرانس‌های غیرکاری و روش‌های خلاقانهٔ دیگر، این فضا را برای آنها ایجاد کنید و به شکل دیگری تعاملات را پیش ببرید.    

۶. ابزار ارتباط کار از راه دور

داشتن ابزارهای ارتباطی بیش از حد، به این معنی است که اطلاعات در مکان‌های زیادی به اشتراک گذاشته شوند و کلی از دیتاها در این بین ممکن است گم شده یا پراکنده شوند. افراد دورکار چون در جریان محیط کاری و اتفاقاتی که پیش می‌آید نیستند، بسیار در این فرآیند گیج شده و نمی‌توانند تصمیم‌گیری درستی برای انتقال اطلاعات داشته باشند؛ بنابراین حتی‌الامکان بهتر است از طریق یک برنامه مدیریت پروژه، به‌روزرسانی‌های وضعیت کار را به اشتراک بگذارید و کانال‌های ارتباطی را به حداقل برسانید. در این صورت انسجام و یکپارچگی بیشتری را بین اعضای تیم و حتی افراد دورکار ایجاد می‌کنید و بهره‌وری را افزایش می‌دهید. 

با آکادمی همراه، ارتباطات موثر را یاد بگیرید 

در این مقاله سعی کردیم اهمیت ارتباط موثر در محیط کار و مهارت‌‌های لازم را بررسی کنیم. خوشبختانه روابط انسانی در عین پیچیده‌بودن، قابل یادگیری هستند. همیشه ارتباطات موثر، در صدر فهرست مهارت‌های مورد تقاضای کارفرمایان قرار می‌گیرد؛ بنابراین برقراری ارتباط موثر در محیط کار به‌عنوان یک مهارت نرم، امتیاز محسوب می‌شود.

اگر قصد دارید این مهارت را به‌خوبی یاد بگیرید و به‌کار ببندید، آکادمی همراه دوره‌ای تحت عنوان 

«ارتباط موثر»‌ ارائه داده است که با تهیه آن می‌توانید این مهارت خود را تقویت کنید. 

منابع: